Préparation de votre budget d’entreprise pour l’année à venir

La préparation de votre budget d’entreprise pour l’année à venir peut vous aider à mettre de l’ordre dans vos priorités et à gérer vos ressources avec confiance. L’établissement d’un budget vous permet d’aligner votre plan financier sur les besoins en personnel, les objectifs de croissance et les règlements de conformité en constante évolution. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape conçu pour vous aider à créer un budget qui vous permettra de soutenir votre personnel et vos activités durant l’année à venir.

L’importance d’une planification budgétaire annuelle pour les petites entreprises

Le fait de prendre le temps d’établir un budget détaillé permet aux propriétaires de petite entreprise d’avoir une idée précise de la santé financière de leur entreprise et de prendre des décisions éclairées qui favorisent la croissance. En disposant d’un budget bien préparé, les propriétaires de petite entreprise sont au courant des éléments suivants :

• Revenus et coûts prévus : obtenez un portrait réaliste des recettes et des dépenses prévisibles afin d’effectuer votre planification en conséquence.
• Investissements nécessaires : identifiez les domaines dans lesquels l’allocation de fonds est susceptible d’entraîner une croissance ou des améliorations, comme la mise à niveau de l’équipement ou l’intensification des efforts de marketing.
• Flux de trésorerie par périodes : comprendre vos flux de trésorerie tout au long de l’année vous permet de vous préparer en vue des périodes chargées et plus tranquilles.
• Décisions en matière de recrutement et de rémunération : prenez des décisions d’embauche et de rémunération éclairées qui s’alignent sur vos objectifs financiers et opérationnels.
• Examen du processus opérationnel : en examinant certains éléments, comme les flux de travaux liés à la paie ou le suivi des heures, vous pouvez vous assurer que vos ressources sont utilisées de façon efficiente.  

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Étape 1 : évaluer le rendement de votre entreprise au cours de la dernière année

Commencez par recueillir les données financières des 12 derniers mois. Cet examen complet fournit une base solide et révèle les tendances susceptibles d’influer sur votre prochain budget. Lorsque vous examinez les données, portez une attention particulière aux éléments clés suivants :

• Tendances des recettes : analysez la variation des revenus par mois ou par trimestre afin d’identifier des tendances.
• Frais fixes : évaluez les dépenses constantes, comme le loyer, les services publics et les assurances.
  
• Paie et avantages sociaux : examinez les dépenses liées aux salaires, aux avantages sociaux et aux paiements aux entrepreneurs.
  
• Logiciels et outils : passez en revue les coûts associés aux abonnements et aux outils administratifs.
• Variations saisonnières : prenez note de toute fluctuation saisonnière dans les coûts. 

Étape 2 : prévoir les revenus

Prévoir vos revenus pour l’année à venir peut s’avérer une tâche complexe. Lorsque vous établissez vos prévisions de revenus, songez aux stratégies suivantes :

• Estimations des revenus de référence prudentes : utilisez des chiffres qui reflètent le rendement passé, en évitant les prévisions trop optimistes.
• Scénarios multiples : établissez un éventail de prévisions, y compris des scénarios prévus, optimistes et prudents, pour vous préparer aux fluctuations du marché.
• Taux de croissance historiques : ajustez les taux de croissance historiques en fonction des tendances du marché et des indicateurs économiques actuels. 

Étape 3 : prévoir les coûts opérationnels

Évaluez vos coûts opérationnels de base, notamment les suivants :

• Loyer de bureau ou frais d’espace de travail partagé
• Services publics et télécommunications
• Entretien ou mise à niveau de l’équipement
• Outils logiciels et abonnements

Cette étape est également une bonne occasion de vérifier si vos outils actuels, notamment les solutions de RH et de paie, continuent de répondre à vos besoins opérationnels, à mesure que votre équipe s’agrandit et que vos flux de travaux se complexifient. 

Étape 4 : planifier le budget alloué au personnel

Les coûts de main-d’œuvre ne se limitent pas aux salaires des employés. Pour établir un budget consacré au personnel, il faut tenir compte des éléments suivants :

• Les salaires annuels et horaires
• Les cotisations fiscales de l’employeur, comme l’assurance-emploi
• Les régimes d’assurance-maladie complémentaire et les régimes collectifs d’avantages sociaux
• La formation et le perfectionnement professionnel
• Les coûts liés au recrutement et à l’intégration

En planifiant tôt, vous pouvez évaluer efficacement les besoins en matière de main-d’œuvre, comme les rôles vacants à pourvoir, les ajustements salariaux ou l’ajout de ressources à temps partiel ou contractuelles pour offrir du soutien pendant les périodes chargées. L’adoption d’une approche proactive pour établir le budget consacré au personnel vous permet de vous assurer que vous disposez des bonnes ressources pour favoriser la croissance de l’entreprise et conserver une main-d’œuvre motivée. 

Étape 5 : prendre en considération la technologie et l’amélioration des processus

Lorsque vous établissez le budget à consacrer aux logiciels, songez à explorer les possibilités de rationaliser les flux de travaux nécessaires au travail de votre équipe. En voici des exemples :

• Automatisation de la paie : simplifiez les processus de paie pour réduire le nombre d’erreurs et économiser du temps à chaque période de paie.
• Suivi des heures et des présences : implantez des systèmes qui vous permettent de faire le suivi des heures et des présences des employés avec précision.
• Intégration et gestion de dossiers de RH numériques : favorisez des expériences d’intégration plus harmonieuses et une gestion de dossiers d’employés efficace.
• Soutien à la conformité : utilisez une technologie qui facilite le respect des exigences de conformité, ce qui réduit les risques et assure votre conformité aux règlements en constante évolution. 

Étape 6 : allouer des fonds de réserve

Les dépenses non prévues, comme les réparations d’équipement, les besoins temporaires en matière de personnel ou les mises à jour réglementaires, peuvent survenir à tout moment. Pour atténuer les répercussions de ces dépenses imprévues, les entreprises s’allouent un fonds de réserve. En mettant des fonds de côté, vous pourrez faire face aux imprévus financiers sans déséquilibrer l’ensemble de votre budget. Cette stratégie proactive est rassurante et permet à votre entreprise de s’adapter rapidement aux circonstances changeantes, ce qui vous apporte de la stabilité. 

Étape 7 : planifier les coûts liés à la conformité et à la réglementation

Les employeurs canadiens sont responsables de gérer une gamme d’obligations de conformité en matière d’emploi et de paie qui sont susceptibles de changer d’une année à l’autre. Pour renforcer votre budget, prenez en compte les éléments suivants :

• Gestion des versements d’impôt sur la masse salariale
• Exigences relatives à la tenue de dossiers
• Mises à jour des politiques liées aux changements apportés aux normes d’emploi
• Possible examen consultatif ou juridique de la documentation des RH

Intégrer la planification de la conformité à votre budget peut vous éviter des coûts administratifs imprévus plus tard dans l’année. En gérant ces obligations de manière proactive, vous pouvez assurer le bon déroulement des activités et vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Étape 8 : surveiller votre budget régulièrement

Les budgets annuels ne devraient pas être traités comme des documents statiques. Pour garder le cap et vous adapter aux circonstances changeantes, planifiez des examens trimestriels pour comparer la paie réelle aux coûts prévus de la paie et des RH ainsi que les prévisions de revenus par rapport au rendement réel, et pour évaluer les ajustements liés à l’affectation de personnel en raison du roulement de personnel ou de l’embauche. En surveillant votre budget régulièrement, vous vous assurez que vos dépenses continuent de correspondre aux priorités de l’entreprise en plus de pouvoir effectuer des ajustements en temps opportun lorsque c’est nécessaire. 

De l’étincelle à la stratégie : votre prochaine étape

La préparation de votre budget d’entreprise pour l’année à venir nécessite l’établissement d’un processus clair qui repose sur une planification réaliste et un examen continu. Pour les petites entreprises canadiennes, réussir à intégrer la paie, les RH, la conformité et la technologie dans un cadre budgétaire cohérent favorise une prise de décision équilibrée qui tient compte des besoins du personnel et des objectifs financiers.

Afin de soutenir ces efforts, explorez notre trousse d’outils destinée aux petites entreprises. Cette dernière est conçue en fonction de la réalité des petites entreprises et offre :

• des stratégies de gestion des flux de trésorerie;
• des modèles pratiques pour simplifier la planification d’horaires, la paie et l’intégration;
• des listes de vérification pour normaliser les tâches répétitives.

Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse de la planification budgétaire et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP Canada.