L’assurance-emploi au Canada

La cessation d’une relation d’emploi ne marque pas toujours la fin des responsabilités d’un employeur. Au Canada, les anciens employés peuvent être admissibles à des prestations d’assurance-emploi (AE), que les employeurs aident à provisionner par l’intermédiaire de cotisations retenues sur la paie. La gestion des demandes d’assurance-emploi peut être difficile et fastidieuse. Sans le soutien d’experts et une bonne compréhension de qui paie les prestations d’assurance-emploi et des règles relatives aux demandes, les employeurs risquent de faire face à des conséquences financières.

Qu’est-ce que l’assurance-emploi?

Au Canada, l’assurance chômage se nomme assurance-emploi, ou AE. L’AE est un programme fédéral qui offre un soutien financier temporaire aux travailleurs admissibles qui ont perdu leur emploi sans en être responsables, notamment lors d’un licenciement, de la restructuration d’une entreprise ou d’une fermeture saisonnière. Les prestations d’assurance-emploi visent à aider les personnes à couvrir leurs dépenses de base pendant qu’ils cherchent un nouvel emploi ou améliorent leurs compétences. 

Comment l’assurance-emploi fonctionne-t-elle?

Pour être admissibles à l’AE, les personnes doivent avoir travaillé un certain nombre d’heures assurables dans la dernière année et chercher activement du travail. Une fois la demande approuvée, les destinataires reçoivent des prestations pendant une période limitée déterminée en fonction de leur rémunération assurable et du taux de chômage dans leur province ou territoire.

Les personnes qui font une demande d’AE doivent également soumettre des déclarations toutes les deux semaines confirmant qu’elles sont prêtes à travailler et qu’elles cherchent activement du travail. Le non-respect de ces conditions pourrait entraîner un retard dans les prestations ou une suspension des prestations.  

Qui paie pour les prestations d’assurance-emploi?

Au Canada, les employeurs et les employées cotisent à l’AE par l’intermédiaire de retenues sur la paie perçues par l’Agence du revenu du Canada (ARC). Chaque année, le gouvernement fédéral établit la rémunération assurable annuelle maximale et les taux de cotisation à l’AE correspondants. Une fois qu’un employé atteint le maximum pour l’année, plus aucune cotisation à l’AE n’est prélevée de sa paie et les employeurs cessent aussi de cotiser pour cet employé. Ces maximums et ces taux sont révisés chaque année, alors il est important que les employeurs vérifient les taux de cotisation à l’AE et maximums du gouvernement du Canada pour obtenir les chiffres actuels.  

Comprendre les différents types de prestations d’assurance-emploi

En plus des prestations régulières d’AE, des programmes de prestations spécialisés sont également offerts pour soutenir les employés dans des événements de vie importants ou lorsqu’ils font face à des défis inattendus :
 

• Les prestations régulières d’AE offrent un soutien financier temporaire aux personnes qui n’ont pas de travail, pendant qu’ils cherchent un nouvel emploi.  
• Les prestations de maladie offrent un soutien financier à court terme aux personnes qui ne peuvent pas travailler en raison d’un problème de santé.  
• Les prestations de maternité et parentales soutiennent les nouveaux parents pendant les semaines précédant ou suivant une naissance ou une adoption. Les prestations de maternité sont offertes aux mères biologiques, alors que les prestations parentales peuvent être partagées entre les deux parents et sont offertes en prestations parentales standards ou prolongées.  
• Les prestations de pêcheur sont conçues spécialement pour les pêcheurs autonomes ou les employés saisonniers du secteur de la pêche au Canada. Ces prestations offrent un soutien financier pendant les périodes où il n’y a pas de travail en raison de la nature saisonnière du travail.
• Les prestations pour proches aidants offrent un soutien aux personnes qui prennent un congé pour s’occuper des membres de leur famille qui sont gravement malades.

Pourquoi les employés peuvent ne pas être admissibles à l’AE

Comprendre pourquoi un ancien employé pourrait ne pas être admissible à l’AE peut vous aider à gérer ses attentes et vous permettre de tenir des dossiers exacts. Voici certains motifs courants d’inadmissibilité :
 

• Départ volontaire sans justification : Si un employé quitte son emploi sans motif valide, il peut ne pas être admissible aux prestations.
  
• Congédiement en raison d’une mauvaise conduite : Les employés renvoyés pour des raisons telles qu’un vol, une insubordination ou des violations de politique peuvent se voir refuser l’AE.
• Nombre insuffisant d’heures assurables : Si un employé n’a pas travaillé assez d’heures assurables pendant la période de référence, sa demande pourrait être rejetée.
• Manquement aux obligations en cours : Les employés doivent soumettre des déclarations toutes les deux semaines et chercher activement du travail. Un manquement à ces obligations pourrait entraîner une perte de prestations.

Les employeurs devraient s’assurer que les relevés d’emploi (RE) expliquent clairement et précisément le motif de la cessation d’emploi, puisque ces détails sont décisifs lorsque Service Canada détermine l’admissibilité de l’employé.

Les responsabilités de l’employeur

Les employeurs doivent calculer exactement les cotisations à l’AE sur chaque chèque de paie, émettre les RE rapidement lors de la fin de l’emploi et conserver des dossiers de paie détaillés. Le manquement à ces obligations pourrait entraîner des pénalités ou des vérifications de l’ARC. En plus d’aider à la conformité, former de manière proactive les équipes des RH et de traitement de la paie sur les exigences relatives à l’AE pourrait grandement réduire le nombre d’erreurs et le stress lié aux tâches administratives.

La responsabilité d’un employeur ne s’arrête pas à l’émission d’un RE. Celui-ci doit également guider les employés vers les ressources officielles lorsqu’ils ont des questions, veiller à l’exactitude de tous les dossiers d’emploi et aborder avec empathie le processus de demande.

L’incidence des demandes d’assurance-emploi sur les employeurs

Les employeurs se demandent souvent comment les demandes d’assurance-emploi peuvent avoir une incidence sur leur entreprise, particulièrement lorsqu’on considère qui paie des impôts sur les prestations d’assurance-emploi. Bien que les taux de cotisations à l’AE soient établis annuellement et qu’ils ne soient pas touchés par les demandes individuelles, le fardeau administratif peut être important. Émettre des RE exacts, répondre aux questions de Service Canada et assurer la conformité sont des tâches qui exigent toutes du temps et de l’attention.

Si des renseignements inexacts sont fournis, cela pourrait se traduire par des retards de traitement pour les employés, créer des conflits et nuire à votre image de marque d’employeur. En gérant les demandes d’AE avec empathie et professionnalisme, vous démontrez à vos anciens employés et à vos employés actuels que la dimension humaine est importante pour votre organisation, même dans les moments difficiles.

Quel est le coût d’une demande d’assurance-emploi pour un employeur?

Contrairement aux autres dépenses de l’entreprise, le coût de l’AE est prévisible, car il est lié aux retenues sur la paie, et non au volume de demandes. Les employeurs paient un pourcentage fixe de la rémunération assurable établie par le gouvernement. Bien que vous ne payiez pas de frais supplémentaires lorsqu’un employé soumet une demande, les coûts indirects, comme le temps consacré aux tâches administratives ou les consultations juridiques éventuelles, peuvent s’accumuler si votre organisation gère fréquemment des cessations d’emploi. Une bonne planification de la main-d’œuvre, une tenue exacte des dossiers et de fortes politiques de RH peuvent aider à réduire au minimum ces coûts. 

Que se passe-t-il après qu’un employé fait une demande d’assurance-emploi?

Après qu’un employé fait une demande d’AE, Service Canada évalue la demande et examine le RE. Dans certains cas, Service Canada pourrait communiquer avec l’employeur pour obtenir des renseignements supplémentaires sur le motif de la cessation d’emploi. Les prestations à l’employé commencent généralement dans les semaines qui suivent, si tous les renseignements fournis sont exacts et complets.

Pour les employeurs, une bonne coopération et une communication claire sont importantes à cette étape.  Répondre rapidement à toute question de suivi et s’assurer que la documentation est complète aident à accélérer le processus pour les employés et peuvent réduire le nombre d’échanges sur des questions administratives. 

Gérer les impôts sur la paie avec confiance

Les impôts sur la paie peuvent sembler complexes, mais avoir les bonnes connaissances simplifie la conformité. Consultez l’article Impôts sur la paie : en quoi consistent-ils et comment fonctionnent-ils? pour y voir clair et obtenir des aperçus exploitables.  

Foire aux questions

Cet article doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse de l’assurance-emploi et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.