Automatisation de la paie

Les employeurs canadiens subissent de plus en plus la pression de devoir faire plus avec moins, et les entreprises de partout au pays font face à un double défi.

1. Les responsabilités liées à la paie augmentent dans un contexte de pénurie de professionnels de la paie qualifiés.
2. Les employeurs doivent contrôler les coûts opérationnels tout en composant avec les exigences complexes en matière d’impôt et de conformité dans l’ensemble des provinces et des territoires. 

Pour relever ce défi, de nombreuses organisations optent pour l’automatisation de la paie dans le but de simplifier les activités, d’accélérer les tâches répétitives et de s’acquitter de leurs obligations en matière de conformité aux règlements de l’Agence du revenu du Canada (ARC) qui évoluent constamment.

Qu’est-ce que l’automatisation?

L’automatisation consiste à utiliser la technologie pour effectuer les tâches manuelles répétitives, ce qui permet aux humains de se concentrer sur des responsabilités plus importantes et plus stratégiques. Les outils automatisés peuvent notamment réduire la charge de travail de plusieurs personnes au sein des services des comptes clients. Ces systèmes examinent les paiements à venir, les associent automatiquement aux factures et font ressortir tout écart nécessitant une vérification humaine, accélérant ainsi le déroulement des activités opérationnelles.

L’automatisation est également un aspect clé de l’intelligence artificielle (IA). Les agents conversationnels, par exemple, sont utilisés dans de nombreux sites Web modernes pour aider les utilisateurs à obtenir des renseignements à l’aide d’un processus étape par étape interactif. Ils peuvent répondre directement aux questions, partager des documents et même établir une connexion entre les utilisateurs et un spécialiste du soutien en direct si les renseignements demandés ne font pas partie de leur bibliothèque de réponses.

Qu’est-ce que l’automatisation de la paie?

L’automatisation de la paie consiste à utiliser un logiciel pour calculer les salaires, prélever les impôts et traiter les paiements, tout en générant automatiquement des enregistrements pour les feuillets T4, les relevés d’emploi (RE), les cotisations au Régime de pension du Canada (RPC) et plus encore. S’associer à un fournisseur de services d’automatisation de la paie permet aux entreprises de simplifier les tâches chronophages liées à la gestion de la paie.

L’employeur entre les données sur son organisation et ses employés, comme les numéros d’assurance sociale (NAS), les formulaires TD1 et les calendriers de paie, et le système de paie automatisé s’occupe du reste. Le système prend également en charge le traitement des dépôts directs, le calcul des retenues d’impôt et la soumission des versements à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec (RQ) (pour les employés du Québec). Les employeurs doivent s’assurer de fournir des renseignements à jour, aviser le fournisseur de toute mise à jour et approuver la paie dans les délais.

Avantages liés à l’automatisation de la paie

Que vous soyez une petite entreprise de Toronto ou une moyenne entreprise en croissance à Calgary, voici pourquoi il est avantageux d’investir dans les services de paie automatisés :

• Sécurité des données renforcée : Les principaux fournisseurs assurent la protection des données d’entreprise, ce qui réduit les risques associés au stockage de renseignements sur la paie dans des feuilles de calcul ou des systèmes manuels.
• Réduction des erreurs et amélioration de la conformité : Les logiciels d’automatisation de la paie appliquent automatiquement les mises à jour aux règles et aux règlements en constante évolution, réduisant ainsi le nombre d’erreurs coûteuses.
• Diminution des dépenses : Évitez les pénalités liées aux déclarations transmises en retard à l’ARC ou contenant des erreurs. L’automatisation permet également de réduire les coûts de main-d’œuvre associés à la saisie de données manuelle.
• Économie de temps et évolutivité : L’automatisation de la paie permet aux employeurs de consacrer plus de temps à l’amélioration de leurs produits ou services et à l’expansion de leur part de marché, ou de se concentrer davantage sur des tâches stratégiques comme la planification de la main-d’œuvre et les stratégies en matière de conformité.
• Amélioration de l’expérience des employés : Des bordereaux de paie accessibles en libre-service au dépôt direct, en passant par les RE numériques, la paie automatisée fait en sorte que vos employés sont payés à temps et avec exactitude.

Comment fonctionne l’automatisation de la paie?

Les systèmes de paie automatisés sont conçus pour passer inaperçus, de sorte que les employeurs peuvent effectuer leurs activités quotidiennes sans s’inquiéter des paiements versés à leurs employés. Certains employeurs peuvent même ne pas remarquer le déroulement des étapes. Voici comment fonctionne généralement un système de paie automatisé en coulisses :

1. La paie brute est déterminée en fonction des salaires horaires ou annuels.
2. Les retenues avant impôts, comme les cotisations à un REER ou les primes pour soins de santé complémentaires, sont prélevées sur la paie des employés.
3. Les retenues réglementaires, comme l’impôt fédéral ou provincial sur le revenu et les cotisations au RPC et à l’assurance-emploi (EI) sont prélevées sur la paie des employés.
4. Les retenues après impôts sont prélevées sur la paie des employés.
5. Les employés reçoivent leur salaire net sous forme de chèques de paie ou de paiements électroniques.
6. L’impôt à payer est versé à l’ARC et aux autorités provinciales.
7. Les dossiers détaillés comprenant tous les calculs et toutes les transactions sont conservés pendant les périodes requises.
8. Les feuillets de fin d’année, comme les feuillets T4/T4A et les relevés 1, sont produits.

Comment automatiser la paie : un guide en 5 étapes

Prêt(e) pour l’automatisation? Voici comment implanter une solution d’automatisation de la paie au Canada :

1. Examiner et documenter vos processus de paie
   • Déterminez les types d’employés : salariés, horaires et entrepreneurs.
   • Déterminez les types de calendrier de paie : hebdomadaire, aux deux semaines, bimensuel et mensuel.
   • Documentez les processus actuels liés aux avantages sociaux, aux remboursements et à la production de déclarations.
2. Recueillir et vérifier les données
   • Regroupez les enregistrements de NAS, de formulaires TD1, d’adhésion aux avantages sociaux et des paies antérieures.
   • Vérifiez l’exactitude des données avant d’effectuer la migration vers une plateforme d’automatisation de la paie.
   • Demandez aux employés de mettre à jour leurs renseignements personnels, au besoin.
3. Informer les partenaires externes
   • Collaborez avec les fournisseurs d’avantages sociaux et les institutions financières.
   • Assurez-vous que votre service de paie automatisé est compatible avec les exigences provinciales et celles des services en ligne de l’ARC.
4. Obtenir l’appui des intervenants
   • Mobilisez les équipes de RH, des finances et de TI dès le départ.
   • Planifiez de la formation sur l’automatisation de la paie pour les administrateurs de plateforme, les approbateurs et les employés.
   • Établissez une bonne communication entre les chefs de projet internes et externes et définissez les attentes et les échéances.
5. Mettre l’infrastructure en place
   • Assurez-vous que votre infrastructure technologique peut prendre en charge un logiciel d’automatisation de la paie infonuagique.
   • Collaborez avec votre fournisseur pour connecter le système d’information des ressources humaines (SIRH), le logiciel de comptabilité et les outils relatifs aux avantages sociaux.

Tâches relatives à la paie automatisables

Une des principales raisons d’utiliser un système d’automatisation de la paie au Canada est sa capacité à prendre en charge un large éventail de tâches chronophages de manière précise et fiable. Que vous gériez la paie à l’interne ou par l’intermédiaire d’un fournisseur externe, un logiciel de paie automatisé peut effectuer ce qui suit :

• Calcul de la paie pour les employés horaires, salariés, à commission et contractuels
• Retenues d’impôt sur le revenu et au titre du RPC, de l’AE et du Régime de rentes du Québec (RRQ)
• Productions de feuillets T4/T4A, de relevés 1 et de RE
• Versements à l’ARC et à RQ
• Suivi des retenues pour avantages sociaux
• Automatisation des cumuls des congés et des indemnités de vacances
• Remboursement des dépenses et rapports sur les avantages imposables
• Transmission des écritures de journal de paie dans les systèmes de comptabilité
• Rapports de fin d’année et vérifications

En automatisant ces tâches, les entreprises diminuent le risque d’erreurs humaines, évitent les retards de transmission et consacrent moins de temps aux tâches administratives répétitives. 

Principales fonctions à rechercher dans une solution d’automatisation de la paie

Il y a des différences entre les systèmes de paie automatisés. Lorsqu’elles évaluent un fournisseur, les entreprises canadiennes devraient examiner les fonctions qui vont au-delà du simple traitement de la paie. Voici les fonctions à rechercher :

1. Conformité à l’ARC et à RQ : mises à jour automatiques des taux, des seuils et des calendriers de versement d’impôt. Fonction intégrée de production de feuillets de fin d’année.
2. Soutien offert dans plusieurs langues et provinces : soutien en anglais et en français, et capacité à gérer différentes règles législatives.
3. Portails libre-service pour les employés : les employés peuvent accéder à leurs bordereaux de paie et à leurs feuillets d’impôt, et mettre à jour leurs renseignements personnels.
4. Intégration au système de gestion des heures et présences : permet de synchroniser sans effort les heures travaillées avec le traitement de la paie.
5. Rapports personnalisés et tableaux de bord : aperçus en temps réel sur les coûts de main-d’œuvre, les tendances et les anomalies.
6. Accès mobile : permet de gérer la paie, d’approuver des changements ou d’examiner des rapports de n’importe où.
7. Options de paie flexibles : prend en charge les dépôts directs, les chèques papier ou les portefeuilles mobiles.
8. Intégration aux logiciels tiers : connexion aux outils de comptabilité et aux plateformes de RH.  

Other factors to consider in an automated payroll provider

Lorsque les employeurs choisissent un fournisseur de services de paie automatisés, ils ne devraient pas uniquement considérer les fonctions. Choisissez des fournisseurs solidement implantés au Canada et qui maîtrisent les lois fédérales, provinciales et territoriales. Assurez-vous que leur système permet une intégration harmonieuse avec des outils comme les logiciels de comptabilité et de suivi des avantages sociaux et des heures. Enfin, évaluez la valeur globale, en prenant en compte non seulement le coût, mais également le soutien à la clientèle, l’expertise en matière de conformité et les services connexes, comme l’administration des RH ou des avantages sociaux.

 

Quelles sont les limites de l’automatisation de la paie?

Les services de paie automatisés au Canada n’offrent pas tous les mêmes capacités. Si les employeurs constatent que la paie demande encore beaucoup de temps après son automatisation, c’est peut-être en raison d’un logiciel désuet, de fonctions limitées ou d’une mauvaise intégration des exigences fiscales au Canada. Il est alors important de demander au fournisseur pourquoi ces inefficacités persistent. En utilisant la bonne solution d’automatisation de la paie, vous devriez être en mesure de traiter la paie avec exactitude et en toute sécurité à partir de n’importe quel appareil et de n’importe où au Canada, tout en demeurant conforme aux règlements provinciaux et de l’ARC. 

Comparaison entre la paie manuelle et la paie automatisée

Le traitement de la paie manuel implique de gérer des feuilles de calcul, des tableaux d’impôt et des calendriers de paiement, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses. Les équipes de RH sont alors souvent moins efficaces pour orienter la progression de leur organisation et lui permettre d’atteindre ses objectifs clés. En revanche, l’utilisation d’un système de paie automatisé permet de faire ce qui suit :

• Traiter la paie plus rapidement
• Appliquer immédiatement les mises à jour réglementaires
• Stocker les documents en toute sécurité
• Assurer le respect des dates d’échéance de l’ARC en tout temps
• Consacrer plus de temps à des objectifs stratégiques 

L’IA peut-elle contribuer à l’automatisation de la paie?

On s’attend à ce que l’IA révolutionne le traitement de la paie d’ici les deux ou trois prochaines années. L’implantation de cette technologie permettra aux professionnels de la paie de cibler de nouveaux gains d’efficacité opérationnelle et de faire plus en moins de temps. ADP, par exemple, a introduit la détection d’erreurs par l’IA, qui permet de repérer les possibles erreurs liées à la paie avant qu’elles ne surviennent.

Les plateformes basées sur l’IA transforment la paie en :

• signalant les anomalies;
• simplifiant la production de feuillets T4 et de RE;
• offrant des analyses prédictives sur les coûts de main-d’œuvre.

Cependant, la réussite du déploiement de l’IA dépend de son adoption à tous les niveaux organisationnels au sein des entreprises. Se contenter d’attribuer des mandats provenant des équipes de la haute direction des TI pourrait ne pas suffire à assurer l’adhésion. Les personnes responsables de gérer les solutions d’IA au sein de leurs équipes doivent entièrement appuyer cette technologie et comprendre ses retombées.

Automatisation des processus par la robotique et la paie

L’automatisation des processus par la robotique (APR) améliore l’automatisation de la paie. Contrairement aux systèmes traditionnels basés sur des règles, les outils d’APR reproduisent les actions humaines dans diverses applications. Ils peuvent notamment se connecter à un portail de l’ARC, exporter des données provenant de feuilles de calcul et téléverser des fichiers de versement.

Pour les employeurs canadiens qui gèrent divers systèmes (comme les systèmes de suivi des heures et de comptabilité, et les SIRH), avoir recours à l’APR dans le traitement de la paie leur offre ce qui suit :

• Synchronisation automatisée des données dans des outils déconnectés
• Réduction des saisies de données manuelles dans les plateformes
• Gestion des exceptions (signalement des erreurs ou des anomalies nécessitant une vérification humaine)
• Flux de travaux flexibles pour les activités de paie de grande valeur ou pour de multiples entités

Certains logiciels modernes d’automatisation de la paie au Canada utilisent aujourd’hui l’APR en tant que fonction intégrée ou offrent des interfaces de programmation d’applications (API) qui permettent de connecter des robots d’APR personnalisés.

Intégrations des systèmes de carte d’entreprise et de paie

À mesure que les entreprises se développent, la supervision des dépenses des employés devient aussi importante que la gestion des salaires.  Connecter les plateformes de cartes d’entreprise à votre système de paie vous permet de simplifier les procédures liées au remboursement et aux avantages imposables.

Avantages de l’intégration des systèmes de cartes et de paie :

• Rapprochement automatique des dépenses : correspondance entre les transactions de carte et les périodes de paie ou les projets.
• Simplification des remboursements : possibilité d’ajouter directement les dépenses approuvées à la paie.
• Suivi en temps réel : les gestionnaires peuvent voir les données sur les dépenses et les coûts de main-d’œuvre.
• Conformité fiscale : détermination des avantages imposables d’employé (comme les récompenses de voyage et les indemnités quotidiennes) à déclarer sur les feuillets T4 et les relevés 1.

Recherchez des plateformes de paie qui se connectent avec les principaux fournisseurs de cartes ou qui offrent des API pour les outils de gestion des dépenses. 

Foire aux questions

Quand devrais-je commencer à utiliser un logiciel d’automatisation de la paie?

Dès l’embauche du premier employé. Si l’automatisation n’est pas une option financièrement viable à ce moment, les employeurs devraient songer à impartir la paie lorsque la croissance de leur entreprise leur permet d’acheter ces services. Les coûts associés à la non-conformité (versements à l’ARC non effectués) sont de loin supérieurs aux coûts de l’automatisation.

Quel type de plateforme de paie convient le mieux à mon entreprise?

La plupart des entreprises gèrent le traitement de la paie, mais les solutions de gestion de la paie n’offrent pas toutes les mêmes fonctions ni les mêmes niveaux de service et de fiabilité. Les fournisseurs utilisant une technologie de premier plan offrent généralement les caractéristiques suivantes :

• Répond aux besoins de l’organisation en matière de conformité, peu importe où elle exerce ses activités
• Offre une intégration harmonieuse aux autres systèmes logiciels et assure la sécurité des données
•  Comprend du soutien spécialisé dans le but d’assurer le bon déroulement des activités
• Vise à réduire les coûts et le temps consacrés à l’administration de la paie
• Offre des options de paiement flexibles pour les employés

Quelles intégrations de logiciel sont importantes pour assurer le bon fonctionnement d’un logiciel de paie automatisé?

L’intégration de fonctions connexes à un logiciel de paie permet d’éviter les saisies de données en double et de réduire le nombre d’erreurs. Les intégrations courantes qui permettent de simplifier les tâches des employeurs comprennent la gestion des heures et présences, les grands livres généraux de comptabilité, les prestations d’assurance et les régimes d’épargne-retraite.

Quelles sont les fonctions essentielles d’un logiciel de paie au Canada?

Le calcul de l’impôt conforme aux exigences de l’ARC, la production de feuillets T4/T4A et de relevés 1, le dépôt direct, un portail libre-service sécurisé pour les employés et l’intégration aux plateformes de comptabilité et de RH sont des fonctions essentielles dans un logiciel de paie canadien. 

Les services de paie seront-ils remplacés par l’IA?

L’IA générative se veut un complément des fonctions de paie et de RH, elle ne vise donc pas à les remplacer. Elle élimine les tâches répétitives tout en permettant aux professionnels de la paie de se concentrer sur la conformité, les analyses et la planification stratégique.  

Êtes-vous prêt(e) à automatiser votre paie?

Que vous souhaitiez simplifier les tâches administratives, réduire les risques de non-conformité à l’ARC ou payer vos employés rapidement, l’automatisation de la paie au Canada est un choix sensé pour n’importe quelle entreprise en pleine croissance.

Pour vous aider à évaluer vos options, passez en revue le guide d’achat de services de paie d’ADP Canada – une ressource utile qui présente les principaux facteurs à considérer lors de la sélection d’un fournisseur de services de paie, notamment les fonctions, la conformité et le coût. Il sert de point de départ pour vous aider à comparer les solutions et à prendre une décision éclairée pour votre organisation. 

Cet article doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse de l’automatisation de la paie et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.