Principes essentiels en matière d’efficacité : simplifier les activités pour s’adapter aux changements liés à l’affectation de personnel

Les changements liés à l’affectation de personnel font partie de la gestion des activités quotidiennes des petites entreprises canadiennes. La capacité de s’adapter est essentielle, que ce soit à la demande saisonnière, aux congés parentaux, au roulement de personnel imprévu ou à la nécessité de croître pour saisir de nouvelles occasions. Le défi consiste à maintenir l’efficacité opérationnelle tout en gérant ces changements.

Importance de l’efficacité lors de changements liés à l’affectation de personnel

Les changements liés à l’affectation de personnel ne touchent pas seulement la planification des horaires. Ils ont une incidence sur l’exactitude de la paie, les exigences liées à la conformité et le service à la clientèle. L’amélioration de l’efficacité de votre entreprise peut assurer la continuité des activités, protéger le bien-être des employés et contribuer à maîtriser les coûts, même si les ressources sont utilisées au maximum.

Voici quelques avantages de la simplification des activités :

• Protéger la productivité : Lorsque les processus sont efficaces, le travail ne ralentit pas, même si les membres de l’équipe ne sont pas tous présents.
• Soutenir le bien-être des employés : Des flux de travaux bien définis peuvent réduire le stress et améliorer la satisfaction au travail, ce qui contribue à prévenir l’épuisement professionnel et le désengagement.
• Contrôler les coûts : La simplification peut contribuer à réduire les dépenses inutiles et la probabilité d’erreurs.
• Faciliter la conformité : Des pratiques opérationnelles uniformes peuvent aider à satisfaire aux exigences réglementaires pertinentes.
• Gagner la confiance des clients : Un service fiable assure la fidélité des clients, même si votre équipe est restreinte.

Façons pratiques de simplifier les activités

Lorsque le niveau de personnel varie, l’efficacité repose souvent sur la bonne gestion des tâches quotidiennes. Ces stratégies pratiques peuvent aider les petites entreprises canadiennes à rester agiles sans compromettre la qualité.

1. Automatiser les tâches administratives

La transition des processus de paie manuels et des fiches de présence papier vers un logiciel de paie et de RH peut faire gagner du temps et réduire les erreurs. La transition vers un logiciel de paie et de RH, vous permet :

• d’automatiser les retenues à la source et de générer des feuillets d’impôt;
  
  
• de faire un suivi précis des heures au moyen d’outils intégrés de gestion des heures et des présences;
  
  
• de simplifier les jours de paie en offrant le dépôt direct;
  
  
• de réduire le fardeau administratif lié au suivi des vacances et des congés de maladie et au calcul des heures supplémentaires.

2. Offrir de la formation mutuelle à votre équipe

La formation mutuelle n’est pas qu’un plan d’urgence. Elle permet d’accroître la flexibilité. Un employé dans le domaine du commerce de détail formé sur les systèmes de point de vente et sur la gestion des stocks peut prendre la relève lorsque des collègues s’absentent. Dans un petit bureau, une personne formée en service à la clientèle et en facturation assure le bon fonctionnement de toutes les fonctions.

Vous pouvez même créer une matrice des compétences pour cibler les chevauchements et les lacunes dans les habiletés de votre équipe, puis élaborer de courts modules de formation pour combler les lacunes.

3. Normaliser et simplifier les processus

Lorsque des employés quittent l’entreprise, même si ce n’est que temporaire, leurs connaissances des processus ne devraient pas partir avec eux. La normalisation des flux de travaux peut être simple. Commencez par les mesures ci-dessous pour vous aider à augmenter l’efficacité opérationnelle.

• Créez des guides pour des tâches comme l’intégration, l’approbation de la paie et la gestion des fournisseurs.
  
  
• Utilisez des listes de vérification pour les tâches récurrentes, afin de réduire les erreurs.
  
  
• Mettez en place des modèles d’horaires, d’évaluations de rendement et de communications avec les clients.

Plus il est facile pour un membre de l’équipe de suivre un processus, plus vos activités se dérouleront de manière harmonieuse pendant les quarts de travail.

4. Utiliser les données pour planifier

Les données vous aident à anticiper, et pas seulement à réagir. Les logiciels de paie et de RH peuvent fournir des renseignements précieux aux petites entreprises, notamment sur les éléments suivants :

• Suivi des heures supplémentaires : Repérez les tendances pouvant indiquer un manque de personnel.
  
  
• Rapports sur les coûts de main-d’œuvre : Comparez les coûts liés au personnel avec les ventes ou les revenus.
  
  
• Analyse du roulement de personnel : Cernez les tendances relatives aux démissions et aux absences.

5. Donner priorité à la communication et à la transparence

En période de changement lié à l’affectation de personnel, les employés apprécient la clarté et la communication. Une mauvaise communication peut entraîner du stress et un désengagement. Afin de maintenir la confiance:

• transmettez les changements à l’horaire le plus tôt possible;
  
  
• utilisez des outils de communication centralisés (portails des employés, applications), au lieu d’envoyer des messages texte urgents ou nécessitant une attention rapide;
• expliquez la raison derrière les changements – les employés risquent de soutenir davantage les changements s’ils comprennent le contexte global.

Utilisation de technologies de paie et de RH

L’investissement dans la bonne technologie peut améliorer l’efficacité des petites entreprises canadiennes. Des solutions intégrées de paie, de planification d’horaires et de RH peuvent contribuer à simplifier les activités en :

• automatisant les calculs des retenues au titre de l’assurance-emploi (AE), du Régime de pensions du Canada (RPC) et de l’impôt provincial ou territorial;
  
  
• générant des rapports prêts à la vérification destinés à l’Agence du revenu du Canada (ARC);
  
  
• synchronisant les fiches de présence directement avec le système de paie, afin de réduire la saisie de données en double;
  
  
• permettant de voir les heures des employés, les cumuls de vacances et les heures supplémentaires en temps réel.

L’objectif n’est pas seulement de gagner du temps. C’est de protéger votre entreprise contre les erreurs de conformité coûteuses, et de permettre à votre équipe de rester concentrée sur ce qui compte le plus : la croissance et l’expérience client.

De l’étincelle à la stratégie : votre prochaine étape

L’adaptation aux changements liés à l’affectation de personnel peut sembler fastidieuse, mais en se concentrant sur l’efficacité et la simplification des activités, les entreprises peuvent bâtir leur résilience et continuer de soutenir leurs équipes.

Afin de soutenir ces efforts, explorez notre trousse d’outils destinée aux petites entreprises. Cette dernière est conçue en fonction de la réalité des petites entreprises et offre :

• des modèles pratiques pour simplifier, la planification d’horaires, la paie et l’intégration;
  
  
• des listes de vérification pour normaliser les tâches répétitives;
  
  
• des guides pour vous aider à adapter vos stratégies d’affectation de personnel en toute confiance.

Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse des changements liés à l’affectation de personnel et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.