Contrats de travail canadiens : clauses clés, conseils juridiques et meilleures pratiques

Dans un milieu de travail en constante évolution, les contrats de travail jouent un rôle crucial dans la définition de la relation entre employeurs et employés. Comme les lois sur l’emploi varient d’une province et d’un territoire à l’autre, il est essentiel que les contrats soient clairs et bien structurés afin de réduire les risques et de favoriser des pratiques d’intégration cohérentes.

Caitlin Hurrren, conseillère juridique d’ADP, et Lexa Cutler, avocate spécialisée en droit du travail et de l’emploi de SpringLaw, ont animé un webinaire au cours duquel elles ont donné des conseils pratiques sur la rédaction de contrats exécutoires. Elles ont expliqué la différence entre une lettre d’offre d’emploi et un contrat en bonne et due forme, souligné les clauses clés à inclure et proposé les meilleures pratiques pour une gestion efficace des contrats de travail.  

Pourquoi les contrats de travail sont-ils importants?

Les contrats bien rédigés servent de filet de sécurité et contribuent à favoriser une relation transparente et professionnelle entre les employeurs et les employés. Par exemple, une clause de cessation d’emploi bien formulée peut permettre d’éviter des demandes coûteuses d’indemnité de départ fondées sur la common law si l’emploi prend fin de manière inattendue. Les contrats de travail sont essentiels, parce qu’ils permettent de :

1. définir clairement les droits et les obligations des deux parties;
2. réduire l’ambiguïté juridique et le risque de malentendu;
3. transformer les conditions implicites en dispositions écrites claires;
4. donner le ton et définir des attentes claires pour les nouveaux employés;
5. protéger les informations confidentielles et la propriété intellectuelle.

Gérer les normes d’emploi du Canada

Contrairement aux pays qui disposent d’un code du travail unifié, le Canada est régi par des législations provinciales et territoriales. Il est donc essentiel que les employeurs comprennent leurs obligations régionales. Par exemple, la Loi sur les normes d’emploi (LNE) de l’Ontario diffère de celle de la Colombie-Britannique en ce qui concerne la gestion des vacances, des absences autorisées et des cessations d’emploi.

Outre le droit législatif, la common law joue un rôle important dans les relations de travail. Lorsqu’un point particulier, tel que le préavis de cessation d’emploi, n’est pas abordé dans un contrat, la common law comble les lacunes, en accordant souvent aux employés des droits plus importants en fonction de l’âge, du poste et de l’ancienneté. C’est pourquoi il est essentiel de reconnaître que les contrats ne peuvent pas prévaloir sur les droits prévus par la loi. Une clause de cessation d’emploi qui prévoit moins que les exigences minimales de la LNE peut être déclarée invalide, même si les deux parties y ont consenti.

Les plaintes pour congédiement injustifié découlent souvent de contrats mal rédigés ou obsolètes. Une clause de cessation qui semblait adéquate il y a cinq ans pourrait être remise en question aujourd’hui en raison de l’évolution de la jurisprudence. La révision et la mise à jour régulières de vos modèles de contrat ne font pas seulement partie des meilleures pratiques, mais constituent une stratégie d’atténuation des risques indispensable qui peut contribuer à éviter des complications juridiques à l’avenir.

Quelle est la différence entre une lettre d’offre d’emploi et un contrat de travail?

Les lettres d’offre d’emploi précisent les conditions de base d’une offre d’emploi, telles que le poste, la date de début et la rémunération. Elles sont souvent utilisées pour lancer le processus d’embauche pendant la préparation du contrat. Sauf indication contraire, les lettres d’offre d’emploi ne sont pas toujours juridiquement contraignantes. Toutefois, dans certaines situations où la lettre d’offre d’emploi contient des conditions détaillées et que l’employé s’y fie, les tribunaux peuvent la considérer comme contraignante, d’où l’importance de clarifier son objectif.

Un contrat de travail est un accord juridiquement contraignant qui détaille toute la portée de la relation de travail. Il doit être signé avant le début de l’emploi pour assurer son applicabilité, en particulier en ce qui concerne les clauses relatives à la cessation d’emploi, aux périodes d’essai ou aux clauses restrictives. Il englobe un large éventail de conditions, notamment les responsabilités professionnelles, la structure de rémunération, les primes, les clauses de cessation d’emploi et d’importantes dispositions relatives à la confidentialité, à la propriété intellectuelle et à la non-sollicitation. S’appuyer uniquement sur une lettre d’offre d’emploi peut entraîner des risques juridiques. Le contrat de travail constitue la base juridique nécessaire à une relation de travail fructueuse.

Clauses à inclure dans tout contrat de travail

Un contrat efficace doit comporter des clauses particulières et exécutoires portant sur des aspects essentiels de la relation de travail. Voici six éléments essentiels :

1. Clauses relatives à la cessation d’emploi : Définir comment et quand l’emploi peut prendre fin, y compris les périodes de préavis et les indemnités compensatrices.
2. Tâches liées au poste et portée : Définir clairement les responsabilités de l’employé et la structure hiérarchique afin d’établir des attentes claires et de fournir une référence pour les problèmes de rendement. Inclure une clause permettant de modifier raisonnablement le rôle en cas de besoin.
3. Rémunération et avantages sociaux : Préciser le salaire, la structure de prime, les commissions et les avantages sociaux. Indiquer si les primes et les commissions sont discrétionnaires et si elles s’appliquent pendant les périodes de préavis.
4. Heures de travail, emplacement et modalités de travail flexibles : Définir les attentes en matière d’heures de travail, d’emplacement et de modalités de travail flexibles.
5. Confidentialité et biens de l’entreprise : Protéger les informations confidentielles de l’organisation en précisant comment elles doivent être traitées. Préciser que les biens de l’entreprise, y compris les données et les documents, doivent être restitués en cas de cessation d’emploi.
6. Clauses restrictives : Les clauses de non-concurrence, de non-sollicitation et de non-dénigrement protègent les activités de l’employeur après le départ d’un employé. Elles doivent être rédigées avec soin pour assurer leur applicabilité, être raisonnables en termes de portée, d’étendue géographique et de durée, et être adaptées au rôle de l’employé. Les clauses de non-concurrence empêchent les employés de travailler pour des concurrents pendant une période déterminée après leur départ, tandis que les clauses de non-sollicitation interdisent aux anciens employés de débaucher des clients ou des collègues. Les clauses de non-dénigrement, quant à elles, empêchent les déclarations négatives sur l’ancien employeur. Il est important de noter que les clauses de non-concurrence sont rarement appliquées en droit du travail parce qu’elles restreignent la capacité d’un employé à gagner sa vie, et qu’elles sont carrément interdites dans certains territoires de compétence, comme l’Ontario, à quelques exceptions près. En revanche, des dispositions raisonnables de non-sollicitation ont plus de chances d’être confirmées par les tribunaux.

Pièges courants et comment les éviter

Naviguer dans les méandres des contrats de travail peut s’avérer difficile pour les employeurs, mais éviter les pièges les plus courants peut contribuer à réduire les risques juridiques et à assurer une relation plus harmonieuse avec leurs employés. Voici les pièges à éviter :

• Utiliser des modèles désuets ou américains : Il peut être risqué de se fier à des modèles provenant de sources en ligne ou d’entreprises américaines. Les lois américaines diffèrent considérablement des lois canadiennes, et le fait de s’appuyer sur ces dernières peut invalider des dispositions essentielles.
• Ne pas mettre à jour régulièrement les contrats : Le droit du travail est en constante évolution. Il est important de réviser et de mettre à jour régulièrement les contrats pour les aligner sur les normes juridiques en vigueur, car les décisions récentes des tribunaux peuvent invalider des clauses antérieures.
• Établir une classification inappropriée des types d’employés : Distinguer avec précision les employés à temps plein, les employés à temps partiel, les employés engagés pour une durée déterminée et les entrepreneurs indépendants. Une classification inappropriée peut donner lieu à des arriérés de salaire, à des demandes de vacances et à des dommages pour congédiement injustifié.
• Formulation vague ou peu claire : Les clauses ambiguës créent de l’incertitude et peuvent donner lieu à des litiges, tout comme des termes vagues tels que « prime discrétionnaire » ou des fonctions floues.
• Pratiques d’intégration incohérentes : Même le meilleur contrat ne vous protégera pas s’il n’est pas correctement exécuté. Les contrats doivent être signés avant l’entrée en fonction de l’employé. Sinon, ils peuvent être inapplicables en raison d’un manque de considération. Une intégration cohérente est essentielle pour assurer la légalité et réduire les risques.

Meilleures pratiques en matière de gestion des contrats de travail

Pour assurer un processus d’intégration harmonieux, il est essentiel de suivre les meilleures pratiques en matière de gestion des contrats de travail.

1. Envoyer les contrats au moins cinq jours ouvrables à l’avance : Les candidats doivent disposer de suffisamment de temps pour examiner le contrat de travail et poser des questions.
2. Ne jamais faire signer les employés dès le premier jour : S’assurer que les contrats de travail sont signés avant la date de début du poste renforce leur caractère juridiquement contraignant.
3. Prévoir du temps pour les questions ou l’examen juridique : Encouragez les employés à poser des questions et, s’ils le souhaitent, à demander un avis juridique indépendant concernant le contrat de travail. Cette pratique favorise la transparence et souligne le fait que l’accord a été conclu volontairement et avec une compréhension totale de ses conditions.
4. Obtenir une copie signée avant la date de début : Sans cette documentation, vous risquez de ne plus bénéficier d’importantes protections juridiques et d’être soumis à des obligations de préavis en vertu de la common law si la relation de travail prend fin.
5. Conserver les copies en toute sécurité : Il est fortement recommandé de conserver les documents sous forme numérique, car cela permet de les retrouver facilement, de réduire les risques de perte ou de dommage et de veiller à ce qu’ils soient uniformes dans l’ensemble de l’organisation. L’accès à ces contrats de travail doit être limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

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Ce guide est destiné à servir de point de départ pour répondre aux questions sur les contrats de travail. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité, et son contenu ne constitue pas un avis juridique ou un service professionnel distinct d’ADP.