Explication de l’impôt-santé des employeurs (ISE) de l’Ontario aux employeurs

Si vous êtes un employeur en Ontario, il est essentiel de comprendre vos responsabilités liées à l’impôt-santé des employeurs (ISE) de l’Ontario. Cette cotisation sociale provinciale contribue à financer le système de santé de l’Ontario et s’applique à la plupart des entreprises ayant des employés dans cette province. Votre masse salariale détermine si votre entreprise est admissible ou non à une exonération de l’ISE de l’Ontario, le montant exigible et le moment des versements. Explorons les principes de base afin de vous aider à remplir vos obligations en matière de conformité et à éviter des erreurs coûteuses.

Qu’est-ce que l’impôt-santé?

L’impôt-santé est une cotisation sociale que certaines provinces imposent aux employeurs afin de contribuer à financer le système de santé public. Au lieu d’envoyer directement une facture aux gens, les gouvernements utilisent cet impôt sur la paie pour s’assurer que les employeurs contribuent au financement des soins de santé en fonction de leur masse salariale.   

Qu’est-ce que l’impôt-santé des employeurs (ISE)?

L’impôt-santé des employeurs, ou ISE, est une cotisation sociale que certaines provinces du Canada imposent aux employeurs. Au lieu de prélever un montant directement sur le salaire des employés, l’impôt est demandé aux employeurs et calculé en fonction de la masse salariale totale. L’objectif de cet impôt est de s’assurer que les employeurs contribuent au financement des systèmes de santé provinciaux en fonction de leur nombre d’employés.

Qu’est-ce que l’ISE de l’Ontario?

L’Ontario possède sa propre version de l’ISE, qui est régie par la Loi sur l’impôt-santé des employeurs (LISE) de l’Ontario. L’ISE de l’Ontario exige que la plupart des employeurs ayant du personnel en Ontario paient un impôt fondé sur le montant total de la rémunération versée aux employés, y compris les salaires, les primes et les avantages imposables.

L’ISE de l’Ontario finance le système de santé de la province et s’assure que les employeurs y contribuent en fonction de leur masse salariale. L’impôt est calculé une fois par année, mais les gros employeurs doivent parfois faire des versements mensuels ou trimestriels. Contrairement aux autres cotisations de l’employeur, l’ISE est distinct, régi à l’échelle provinciale et entièrement payé par l’employeur. La nécessité de payer cet impôt et le montant à verser dépendent de votre masse salariale annuelle totale en Ontario. 

Exonération et taux de l’ISE de l’Ontario

Masse salariale annuelle en Ontario	Taux d’ISE
Jusqu’à 1million de dollars	Exonération (pour les employeurs admissibles)
De1 à 5millions de dollars	Taux progressifs jusqu’à 1,95%
Plus de 5millions de dollars	Taux fixe de 1,95%

Pour connaître tous les détails sur les taux et l’admissibilité à l’exonération, visitez la page relative à l’impôt-santé des employeurs du ministère des Finances de l’Ontario.

Qui n’est pas admissible à l’exonération?

Certains employeurs ne sont pas admissibles à l’exonération, notamment les suivants :

• Employeurs du secteur public, comme les municipalités, les écoles et les hôpitaux
• Ordres professionnels
• Organismes de bienfaisance dont le total des masses salariales associées est supérieur au seuil d’exonération
• Employeurs avec des sociétés associées ou connexes dont la masse salariale combinée dépasse 5 millions de dollars

Employeurs associés et limites de masse salariale partagées

Les employeurs admissibles qui sont membres d’un groupe associé doivent conclure une entente de partage de l’exonération d’impôt pour l’année. Les employeurs associés sont liés par la propriété ou par une combinaison de propriété et de relations entre les personnes.

Un employeur du groupe doit remplir le formulaire Répartition de l’exonération des employeurs associés au nom du groupe et le soumettre au ministère avec sa déclaration annuelle. S’il manque un employeur associé sur le formulaire ou si le formulaire n’a pas été soumis, l’exonération d’impôt sera refusée à tous les employeurs du groupe associé. Depuis 2014, il n’est pas possible de demander une exonération si la rémunération (masse salariale) annuelle en Ontario combinée du groupe associé est supérieure à 5 millions de dollars. Les employeurs sont tenus de remplir une déclaration annuelle pour chaque compte ayant une rémunération imposable en Ontario.

Consultez la page des services en ligne du ministère des Finances pour remplir et soumettre votre formulaire Répartition de l’exonération des employeurs associés en ligne. Pour obtenir des renseignements détaillés sur les employeurs associés et les règles de déclaration, consultez la page Web relative aux employeurs associés et les scénarios connexes.

Comptes multiples

Un employeur peut configurer des paies distinctes pour chaque centre ou type de paie et faire des déclarations séparées en créant de multiples comptes d’ISE associés à un même numéro d’entreprise. Un suffixe différent (par exemple, TE0001, TE0002) sera attribué à chaque compte.

Un employeur ayant des comptes multiples doit faire des versements séparés et produire des déclarations annuelles distinctes pour chaque compte. Les employeurs admissibles ayant des comptes multiples doivent répartir l’exonération entre leurs comptes. Le taux d’imposition d’un employeur ayant des comptes multiples est fondé sur la masse salariale en Ontario combinée de tous ses comptes.

Comment calculer et payer l’ISE de l’Ontario

Le calcul et le paiement de l’ISE comportent plusieurs étapes clés.

1. Déterminer votre masse salariale annuelle totale en Ontario : Incluez l’ensemble de la rémunération versée aux employés qui travaillent en Ontario ou qui sont payés par un établissement permanent situé en Ontario. La rémunération comprend les salaires, les primes et certains avantages imposables.
2. Vérifier votre admissibilité à l’exonération : Si votre masse salariale totale s’élève à 1 million de dollars ou moins, vous pourriez être admissible à l’exonération de l’ISE de l’Ontario. Assurez-vous que votre type d’entreprise et votre masse salariale associée sont admissibles.
3. S’inscrire à un compte d’ISE : Avant d’effectuer des versements, les employeurs doivent s’inscrire auprès du ministère des Finances de l’Ontario afin d’obtenir un numéro de compte d’ISE. Inscrivez-vous à un compte d’ISE.
4. Appliquer le bon taux d’ISE : Utilisez le tableau officiel des taux d’ISE du ministère des Finances de l’Ontario pour déterminer le montant d’impôt à payer en fonction de votre masse salariale totale. Accédez aux taux et aux paliers d’ISE actuels sur le site Ontario.ca.
5. Calculer le montant d’ISE dû : Soustrayez toute exonération applicable et multipliez le montant restant par votre taux. Par exemple, un employeur dont la masse salariale s’élève à 1,5 million de dollars paierait de l’ISE sur 500 000 $ au taux applicable.
6. Verser votre paiement au ministère des Finances de l’Ontario : Vous pouvez payer l’ISE des manières ci-dessous.
   
   • En ligne : via ONT-TAXS en ligne
   • Institution financière : par l’intermédiaire de la plateforme commerciale en ligne de votre banque
   • Par la poste : envoi d’un chèque à l’ordre du ministère des Finances avec votre formulaire de versement, à l’adresse suivante : Ministère des Finances
     33, rue King Ouest
     C.P. 620
     Oshawa (Ontario) L1H 8E9
     Canada
7. Conserver des dossiers précis et transmettre votre déclaration annuelle : Même si vous êtes exonéré, vous devez transmettre une déclaration annuelle au plus tard le 15 mars de l’année suivante. Celle-ci confirme votre exonération ou indique le solde exigible.

Les employeurs font des versements d’ISE mensuels, trimestriels ou annuels, selon leur masse salariale. Les gros employeurs (masse salariale annuelle de plus de 600 000 $) font généralement des versements mensuels. Depuis l’année d’imposition 2021, la LISE exige que les entreprises de l’Ontario dont la masse salariale est supérieure à 1 200 000 $ fassent des versements mensuels.

Pour en savoir plus sur la masse salariale et les obligations de versement, explorez le centre de ressources sur la conformité et la législation d’ADP afin d’obtenir des conseils quant aux responsabilités des employeurs dans chaque province.  

Pénalités, intérêts et amendes

Le défaut de respecter la LISE de l’Ontario peut entraîner des pénalités financières, des intérêts, des amendes ou des poursuites, selon la gravité de l’infraction. Le ministère des Finances de l’Ontario applique ces règles pour s’assurer que tous les employeurs fassent des déclarations précises, versent des paiements exacts et tiennent des dossiers à jour.

Pénalité pour production tardive

Si vous ne produisez pas votre déclaration d’ISE au plus tard le 15 mars, le ministère peut vous imposer une pénalité de 5 % sur le montant de cotisation, en plus d’une pénalité supplémentaire de 1 % par mois complet sans déclaration produite (jusqu’à concurrence de 12 mois).

Cette pénalité s’applique même si vous n’avez pas d’impôt à payer. Les employeurs admissibles à l’exonération de l’ISE doivent tout de même produire une déclaration annuelle pour confirmer leur admissibilité.

Pénalité pour paiement tardif

Si vous produisez votre déclaration, mais que vous ne payez pas le montant total au plus tard à la date d’échéance, vous vous exposez à une pénalité de 5 % sur le solde impayé, plus 1 % par mois où le solde reste en souffrance (jusqu’à concurrence de 12 mois).

Des pénalités pour production tardive et pour paiement tardif peuvent s’appliquer si vous ne remplissez pas ces deux obligations.

Intérêts sur les soldes en retard

Le ministère des Finances facture des intérêts composés quotidiens sur les soldes en retard à partir du jour suivant la date d’échéance du paiement. Le taux est rajusté chaque trimestre, et les intérêts continuent de s’accumuler jusqu’au paiement du montant en entier.

Pénalités administratives en cas de non-conformité

En vertu de la LISE, le ministère peut également imposer des pénalités administratives en cas de non-conformité, dont les suivantes :

• Défaut de produire une déclaration ou un relevé à la date requise
• Défaut répété de produire une déclaration à temps
• Défaut de fournir des renseignements ou les détails requis
• Défaut de s’inscrire à un compte d’ISE si les seuils de masse salariale sont atteints

Chacun de ces exemples peut entraîner des amendes ou de nouvelles cotisations.

Amendes et infractions

Les violations plus graves de la LISE peuvent donner lieu à des poursuites et à des amendes imposées par la cour. Les actions ci-dessous sont considérées comme des infractions en vertu de la loi.

• Produire de fausses déclarations ou des déclarations trompeuses : Transmission volontaire de faux renseignements sur une déclaration, sur un relevé ou au cours d’un audit.
• Obtention ou tentative d’obtention d’un avantage par des moyens frauduleux : Tout acte de tromperie ou toute fausse déclaration visant à réduire ou à éviter le paiement d’ISE.
• Défaut de produire une déclaration ou un relevé : Ne pas fournir les formulaires, les annexes ou les documents requis à la demande du ministère.
• Défaut de tenir des dossiers adéquats : Les employeurs doivent conserver des dossiers de paie et d’emploi précis pendant un minimum de sept ans.
• Obstruction ou entrave à un auditeur : Refus de donner accès à des dossiers ou interférence avec un audit ou une enquête du ministère.
• Défaut de respecter la loi ou ses règlements : Le défaut de remplir toute obligation légale en vertu de la LISE peut entraîner des pénalités ou une action judiciaire.
• Infraction commise par un administrateur, un dirigeant ou un représentant : Les administrateurs et dirigeants d’entreprise peuvent être tenus personnellement responsables d’une infraction si celle-ci se produit avec leur connaissance, avec leur consentement ou en raison de leur négligence.

Amendes potentielles

S’il est reconnu coupable d’une infraction en vertu de la loi, un employeur ou un administrateur s’expose à une amende pouvant atteindre 2 000 $ dans le cas d’une première infraction, ou à une amende de 10 000 $ et/ou une peine d’emprisonnement d’un maximum de six mois pour les infractions suivantes.

Le ministère peut également réévaluer les impôts dus et appliquer des intérêts, en plus de toute amende imposée par la cour.

Comprendre votre relevé d’ISE et votre avis de cotisation

Une fois que vous aurez commencé à faire des versements d’ISE de l’Ontario, le ministère des Finances de l’Ontario vous enverra des documents officiels résumant les activités de votre compte et confirmant l’application de vos paiements. Ces relevés constituent votre preuve de conformité continue.

Sommaire de compte mensuel

Les employeurs qui effectuent des versements réguliers (chaque mois ou chaque trimestre) recevront un sommaire de compte mensuel indiquant les éléments suivants :

• Total des paiements reçus et période à laquelle ils s’appliquent
• Solde dû ou tout crédit reporté
• Rajustements, pénalités ou intérêts sur votre compte
• Tout écart entre la masse salariale déclarée et les paiements reçus

L’examen de ces relevés mensuels vous permet de vous assurer que vos versements sont bien appliqués et que vous êtes à jour avec le ministère des Finances. Si vous remarquez une erreur ou un paiement manquant, communiquez immédiatement avec le ministère afin d’éviter des pénalités ou des intérêts supplémentaires.

Avis de cotisation

Une fois que vous avez transmis votre déclaration d’ISE annuelle, le ministère des Finances produit un avis de cotisation. Ce document confirme ce qui suit :

• Total de l’ISE à payer pour l’année
• Montant de l’exonération appliquée (si vous êtes admissible)
• Paiements reçus et tout solde impayé ou remboursement
• Tout rajustement appliqué aux intérêts ou aux pénalités

Votre avis de cotisation constitue la confirmation officielle du ministère de votre statut au titre de l’ISE pour l’année. Conservez ce document pendant un minimum de sept ans dans les dossiers financiers et de paie de votre entreprise.

Comment vous inscrire à un compte d’ISE

Avant de faire des versements d’ISE de l’Ontario, vous devez vous inscrire à un compte d’ISE auprès du ministère des Finances de l’Ontario. L’inscription fait en sorte que votre entreprise est bien identifiée, que les paiements font l’objet d’un suivi et que les déclarations sont associées au bon compte.

Comment s’inscrire étape par étape

1. Rassembler les renseignements sur votre entreprise : Vous aurez besoin du numéro d’entreprise émis par l’Agence du revenu du Canada (ARC), de la dénomination sociale, du nom commercial, de l’adresse administrative, de l’adresse postale et des numéros de téléphone et de télécopieur de votre entreprise, ainsi que du nom d’une personne-ressource, de la date de début de la paie, de la fréquence de paie et de votre type d’employeur.
2. Visiter la page d’inscription à l’ISE du ministère des Finances de l’Ontario : Vous pouvez vous inscrire en ligne à l’aide de la plateforme sécurisée du ministère.
3. Soumettre votre demande : Une fois le processus terminé, vous recevrez un numéro de compte d’ISE (généralement dans un délai de quelques jours ouvrables). Conservez ce numéro dans vos dossiers. Il doit figurer sur l’ensemble des paiements, des déclarations et des communications.

Comment produire une déclaration d’ISE

Les employeurs doivent produire une déclaration d’ISE chaque année, même s’ils sont admissibles à l’exonération. La déclaration confirme le total de vos paiements et détermine si vous devez de l’impôt ou si vous avez droit à un remboursement.

La date d’échéance de la déclaration d’ISE annuelle est le 15 mars de l’année suivant l’année d’imposition. Il est possible de transmettre les déclarations par voie électronique, par l’intermédiaire de ONT-TAXS en ligne, ou par courrier, à l’adresse suivante :

Ministère des Finances

33, rue King Ouest, C.P. 620

Oshawa (Ontario) L1H 8E9

Vous devez déclarer votre masse salariale totale en Ontario, l’exonération demandée (s’il y a lieu) et tout versement effectué au cours de l’année. Si vous constatez une erreur à la suite de votre déclaration, vous pouvez soumettre une déclaration modifiée ou communiquer avec le ministère par l’intermédiaire d’ONT-TAXS en ligne pour demander une correction.

Utilité d’un employeur officiel

La gestion de la conformité en matière d’ISE peut s’avérer complexe, particulièrement pour les entreprises en croissance, les employeurs qui ont du personnel à distance ou les sociétés qui embauchent des candidats dans plusieurs provinces. C’est là qu’un employeur officiel (EO) peut vous aider.

Un EO est une organisation indépendante qui devient l’employeur officiel de votre main-d’œuvre sur le plan administratif. Cette organisation gère la paie, les versements et la conformité en votre nom et aide votre entreprise à remplir toutes ses obligations fédérales et provinciales, y compris en ce qui concerne l’ISE de l’Ontario.

Soutien que peut vous offrir ADP Canada

La compréhension de vos obligations liées à l’ISE ne représente qu’une partie du défi. Le maintien de la conformité de votre entreprise au fil de sa croissance en est une autre. Un EO, comme ADP Canada, offre les outils et l’expertise pour aider les employeurs à garder une longueur d’avance sur les exigences fiscales en constante évolution.

• Calculs automatisés : Un logiciel de paie applique automatiquement les bons taux et les bonnes exonérations d’ISE en fonction de vos données de paie.
• Versements en temps opportun : ADP Canada facilite le versement de paiements exacts et la production de déclarations d’ISE à temps grâce à ses systèmes de paie intégrés.
• Rapports prêts en cas d’audit : Obtenez des sommaires de paie détaillés, des avis de cotisation et des preuves de versement dans une même plateforme sécurisée.
• Mises à jour réglementaires : ADP Canada surveille constamment les changements législatifs, comme les modifications de taux et de seuil d’exonération, afin de vous aider à rester conforme toute l’année.
• Évolutivité : Les solutions d’ADP Canada évoluent au fil de l’augmentation de votre main-d’œuvre et rendent possible la gestion de la paie dans plusieurs provinces.

En collaborant avec un EO de confiance comme ADP, les employeurs peuvent réduire le stress administratif, atténuer les risques en matière de conformité et se concentrer sur l’exploitation de leur entreprise en toute confiance. Téléchargez le guide de l’acheteur d’une solution de conformité d’ADP pour en savoir plus. 

Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse de l’ISE et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.