Les employeurs qui se lancent sur le marché international sont confrontés à un défi : se familiariser avec les différentes lois sur le travail en vigueur dans chaque pays dans lequel ils recrutent des employés. Ces règlements complexes peuvent prendre beaucoup de temps à comprendre et les erreurs peuvent avoir des conséquences importantes. De nombreux employeurs se tournent vers des spécialistes tiers, connus sous le nom d’employeurs officiels (EO), pour obtenir de l’aide dans la gestion des tâches administratives et minimiser le risque de problèmes de conformité. Les EO se consacrent à la gestion du traitement de la paie, des avantages sociaux, des RH et d’autres fonctions essentielles, ce qui permet aux entreprises d’économiser du temps et des ressources.
TABLE DES MATIÈRES
Qu’est-ce qu’un EO?
Un EO est une organisation tierce qui s’occupe des responsabilités légales des employés d’une autre entreprise. Cette entité peut exercer ses activités dans le même pays que l’entreprise qu’elle dessert ou dans un autre pays disposant de règlements différents sur le travail.
L’EO s’occupe des fonctions essentielles liées à l’emploi, telles que le traitement de la paie et le respect des normes juridiques, tandis que l’entreprise cliente garde le contrôle de ses employés et de leurs affectations. Les entreprises peuvent ainsi étendre leurs activités sans être accablées par les problèmes liés à l’administration et à la gestion des risques, qui surviennent souvent lorsqu’elles pénètrent de nouveaux marchés.
Quelles sont les tâches d’un EO?
Un EO assume plusieurs tâches importantes, dont les suivantes :
- gérer le traitement de la paie et veiller à ce que les employés soient payés correctement;
- gérer la production de déclarations et les paiements d’impôt liés à l’emploi;
- administrer les avantages sociaux des employés;
- superviser les demandes d’indemnité pour accident du travail;
- gérer les demandes d’assurance-emploi;
- veiller au respect de la réglementation.
Confier ces responsabilités à un EO ne diminue en rien l’influence de l’employeur sur les questions relatives aux employés. En fait, les employeurs exercent un contrôle total sur les activités quotidiennes, les tâches à accomplir, ainsi que sur le rendement et le perfectionnement de leur personnel.
À quel moment les entreprises doivent-elles faire appel à un EO?
Le recours à un EO peut être bénéfique pour les entreprises qui exercent leurs activités à l’échelle internationale. Voici quelques scénarios dans lesquels il peut être utile de faire appel à un EO :
- lorsque les entreprises étendent leurs activités nationales à un nouveau pays;
- lorsqu’une entreprise fusionne avec une entreprise qui exerce ses activités au-delà des frontières internationales ou qu’elle en fait l’acquisition;
- lorsqu’une entreprise a des employés qui travaillent à distance dans différents pays;
- lorsqu’une entreprise gère une main-d’œuvre internationale ou exerce ses activités dans plusieurs pays;
lorsqu’une entreprise a besoin d’aide pour gérer le traitement de la paie, les avantages sociaux, l’indemnité pour accident du travail et d’autres tâches liées aux RH.
Quels sont les avantages du recours à un EO?
Il peut être difficile de s’y retrouver lorsqu’il s’agit d’embaucher des employés ou d’ouvrir de nouveaux bureaux à l’étranger. Les employeurs se demandent souvent si le jeu en vaut la chandelle. Le recours à un EO pourrait bien être la solution. Découvrez ci-dessous ce qu’un EO peut apporter aux entreprises.
Expansion du marché harmonieuse
Étendre les activités d’une entreprise dans un autre pays peut entraîner de nombreux problèmes bureaucratiques qui peuvent retarder la progression. Un EO déjà établi dans le pays cible peut embaucher et intégrer des employés de manière beaucoup plus efficace, ce qui permet à l’entreprise de démarrer ses activités bien plus tôt que si elle devait gérer elle-même le processus d’enregistrement.
Atténuation des risques
Les EO connaissent bien les lois et règlements locaux, ce qui signifie que les employeurs n’auront pas à naviguer seuls dans le paysage juridique. De plus, en cas de problème de conformité, l’EO en assume généralement la responsabilité, protégeant ainsi son client de toute responsabilité potentielle.
Réduction du fardeau administratif
La gestion des tâches liées aux employés, telles que le traitement de la paie et la production de déclarations, peut exiger des ressources et un temps précieux. En confiant ces responsabilités à un EO, les entreprises peuvent se concentrer sur des éléments plus stratégiques, tels que l’amélioration des relations avec les clients, le développement de produits et les initiatives de croissance.
Économies de coûts
En réduisant les formalités administratives, en minimisant les risques liés à la conformité et en impartissant les tâches administratives qui prennent du temps, les entreprises peuvent tirer des avantages financiers considérables. Faire appel à un EO peut s’avérer plus rentable que de créer une entité à l’étranger et de gérer les aspects complexes de l’intégration, de la conformité, du traitement de la paie et des impôts de manière indépendante.
EO et organisation professionnelle d’employeurs (OPE)
Il est essentiel, quand on parle de services à l’emploi, de bien comprendre la distinction entre un EO et une organisation professionnelle d’employeurs (OPE). Un EO agit à titre d’employeur légal des employés d’une entreprise répartis dans le monde entier, tandis qu’une OPE agit comme coemployeur avec l’entreprise.
Un EO assume toutes les responsabilités liées aux RH, y compris l’intégration, le traitement de la paie, la conformité fiscale et les avantages sociaux des employés, tandis qu’une OPE collabore avec les petites et moyennes entreprises pour fournir des services de RH essentiels.
EO et agence de recrutement
Une agence de recrutement n’a pas le même objectif qu’un EO. Alors qu’un EO s’occupe des responsabilités liées à l’emploi pour le compte d’une entreprise, une agence de recrutement se concentre sur la recherche de candidats pour répondre au besoin de main-d’œuvre temporaire. Une agence de recrutement assure essentiellement le recrutement d’employés et leur mise en relation avec des entreprises pour combler des absences, répondre à des besoins précis en matière de compétences ou aider à la réalisation de projets particuliers.
Choisir le bon EO
Les entreprises qui souhaitent avoir recours à un EO doivent tenir compte de quelques facteurs clés. L’EO doit répondre aux exigences suivantes :
- posséder de l’expérience dans les régions où se trouvent les employés de l’entreprise;
- comprendre les lois et les règlements locaux sur le travail;
- servir une clientèle composée d’entreprises réputées ou ayant une vision similaire;
- ·offrir des solutions logicielles évolutives qui s’intègrent aisément aux outils existants de l’entreprise;
- utiliser des méthodes de communication qui correspondent aux préférences des intervenants de l’entreprise;
- mettre en place des protocoles de sécurité des données efficaces pour assurer la protection des renseignements sensibles.
Foire aux questions
Est-il possible d’avoir un exemple d’EO?
Les employeurs sont tenus d’assumer des responsabilités financières et légales particulières à l’égard de leurs employés. Lorsque ces responsabilités sont confiées à un fournisseur tiers, on parle d’un partenariat avec un EO, en particulier dans le cas d’une expansion internationale. Un EO possède généralement une connaissance plus approfondie des lois mondiales relatives à l’emploi, ce qui le rend plus apte que l’organisation cliente à gérer le traitement de la paie, à administrer les avantages sociaux et à réduire les risques liés à la conformité dans les différentes régions.
Est-il plus facile de créer une entité dans un autre pays ou de faire affaire avec un EO?
Il faut savoir que le processus d’enregistrement d’une entreprise à l’étranger peut prendre du temps et nécessiter l’intervention de professionnels de la finance, du droit et des RH, en fonction de la réglementation locale. En faisant appel à un EO déjà établi dans le pays cible, les entreprises ont souvent la possibilité de saisir de nouvelles occasions de marché plus rapidement et moyennant des frais généraux moins élevés que lorsqu’elles tentent de créer une nouvelle entité.
Combien coûtent généralement les services d’un EO?
Les modèles de tarification peuvent varier, mais un EO facture généralement des frais en fonction du nombre d’employés de l’entreprise. Il peut exiger un prix fixe ou un montant lié à la masse salariale. De plus, le coût total dépendra des services que l’EO devra fournir.
Ce guide est conçu pour servir de point de départ à l’analyse de ce qu’est un employeur officiel et ne constitue pas une ressource complète des exigences. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.
