Présence des employés

La présence des employés au travail est essentielle pour atteindre les objectifs de votre entreprise. Si les employés n’arrivent pas à l’heure tous les jours, il peut y avoir des répercussions négatives sur la productivité, en plus d’entraîner des dépenses plus élevées. Gérer l’absentéisme du personnel peut s’avérer difficile en raison des conventions collectives conclues avec les syndicats et de la complexité des lois fédérales et provinciales relatives aux congés autorisés. Toutefois, en effectuant un suivi précis de la présence de leurs employés, les entreprises peuvent avoir une meilleure idée des coûts associés à l’absentéisme, traiter les problèmes de façon proactive et réduire les risques de non-conformité.

Qu’est-ce que la présence des employés?

La présence des employés renvoie à la régularité avec laquelle les employés respectent leur horaire de travail. Afin de favoriser une présence au travail satisfaisante et de respecter les règles relatives à la gestion des absences, les employeurs peuvent avoir à effectuer les tâches suivantes :

• Mettre en place une politique sur la présence des employés.
• Surveiller les violations et imposer des mesures disciplinaires à ceux qui ont enfreint la politique.
• Élaborer des politiques sur les congés payés.
• Tenir des registres des demandes de congé, des exigences à remplir pour prendre congé et des documents requis.
• Examiner les tendances de l’absentéisme et les évaluer par rapport aux normes du secteur.

L’importance de consigner les présences des employés

Une présence insuffisante des employés peut avoir une incidence importante sur la rentabilité d’une entreprise. Les coûts associés à l’absentéisme peuvent se manifester directement ou indirectement de diverses façons, notamment :

• La nécessité pour les employeurs d’embaucher temporairement des remplaçants en faisant appel à des agences de recrutement.
• Une baisse du moral de l’équipe qui se retrouve avec une surcharge de travail.
• Une baisse de la productivité en raison de l’absentéisme pouvant créer de l’insatisfaction chez les clients.
• Une hausse des coûts liés aux heures supplémentaires en raison d’absences inattendues.
• Des efforts accrus de la direction pour régler les problèmes liés à l’absentéisme.
• Une augmentation possible du roulement de personnel si les employeurs ne s’attaquent pas aux raisons sous-jacentes de l’absentéisme.

Comment gérer la présence des employés

La gestion efficace de la présence des employés implique la connaissance du traitement de la paie, la conformité aux règlements et le maintien du bien-être physique des employés. Les employeurs peuvent alléger une partie de cette charge de travail en utilisant un logiciel de gestion des heures et présences. Un tel outil propose généralement :

• des tableaux de bord interactifs qui affichent les présences et les absences enregistrées;
• des fonctions de planification d’horaires pour couvrir des quarts de travail laissés vacants en raison des absences;
• des outils d’analyse permettant de déterminer les tendances et les causes de l’absentéisme;
• des outils permettant d’effectuer le suivi des congés autorisés et d’assurer la conformité aux règlements;
• la gestion des politiques sur les présences et des systèmes de pointage.

Vérifications de la gestion des absences :

Les systèmes de gestion des heures et des présences des employés aident à créer des processus administratifs transparents, en plus de permettre aux employeurs d’effectuer des vérifications de la gestion des absences. Ce processus comporte trois étapes clés :

1. Surveillance de la présence des employés
   Savoir quels employés sont absents, la raison de leur absence et les moments auxquels ils s’absentent permet aux employeurs de comprendre les problèmes possibles en matière de présence et d’évaluer les coûts qui y sont associés.
2. Analyse des données comparatives
   En examinant les présences consignées dans divers emplacements, au sein de différents services ou selon les saisons, les employeurs peuvent voir l’évolution des tendances en matière de présentéisme ou déterminer les aspects pour lesquels les stratégies de gestion des absences semblent faire défaut.
3. Mise en œuvre de stratégies axées sur l’avenir
   Après avoir déterminé les causes profondes des problèmes de présence, les employeurs doivent veiller à résoudre ces problèmes avec efficacité. Pour ce faire, ils peuvent mettre en place des initiatives relatives au bien-être, offrir des services de soins de santé sur le lieu de travail, améliorer les méthodes de communication, et bien plus.

Comment améliorer l’expérience des employés

La gestion de l’absentéisme n’a pas à être une tâche ardue. Les employeurs peuvent en réduire les risques et la complexité, en plus de favoriser un milieu de travail positif, en adoptant les stratégies suivantes :

• Favoriser une communication ouverte : Tenir des discussions régulières à propos des règles sur les présences, des modifications pouvant être apportées à celles-ci et de leur incidence sur les employés peuvent aider à réduire l’absentéisme et les congés anticipés.
• Tenir les chefs d’équipe informés : Les gestionnaires doivent s’efforcer de rester informés des politiques sur la présence des employés et des règlements en matière de congé pour s’assurer d’appliquer ces politiques avec précision et de manière équitable.
• Mettre en œuvre des options de libre-service : Permettre aux employés de demander des congés, de consulter leur calendrier de congés, de vérifier la protection de l’emploi, et de gérer les congés en cours au moyen des portails de libre-service peut faciliter le processus pour les employés et leurs gestionnaires.
• Intégrer les processus de RH : En intégrant la gestion des absences aux systèmes de planification d’horaires, de gestion des heures et de gestion de la paie, les entreprises peuvent acquérir une compréhension unifiée des renseignements et maintenir un registre détaillé des activités.
• Limiter le présentéisme : La prise de mesures disciplinaires dans les cas de non-respect des politiques sur la présence devrait être un dernier recours pour éviter d’inciter les employés à venir travailler lorsqu’ils sont malades.
• Examiner les causes sous-jacentes de l’absentéisme : L’examen des tendances qui se dégagent de l’absentéisme peut aider à détecter si des problèmes avec un superviseur, un collègue ou dans le milieu de travail lui-même poussent les employés à s’absenter du travail.

Foire aux questions

Comment pouvez-vous faire le suivi des présences des employés?

Les employeurs peuvent utiliser un logiciel de gestion des heures et des présences pour surveiller l’admissibilité d’un employé à un congé, tenir un registre des heures accumulées et utilisées et comprendre les raisons des absences. Ces renseignements permettent aux employeurs d’encourager l’assiduité au travail, de se préparer à un manque possible de personnel et à s’assurer que l’efficacité de l’équipe est maintenue.

Quand le nombre d’absences devient-il excessif?

Selon les dix meilleures pratiques pour les professionnels de la gestion des heures et des présences, alors que les employeurs peuvent vouloir accepter toutes les demandes de congé, il est conseillé de maintenir le taux d’absences prévues en deçà de 10 % du nombre total d’heures travaillées. Aller au-delà de cette limite peut nuire à la capacité d’un service de fonctionner efficacement sans avoir recours aux heures supplémentaires. Néanmoins, ce pourcentage de 10 % est une recommandation et ne doit pas prévaloir sur les droits juridiques qu’ont les employés de prendre congé pour des problèmes de santé importants ou pour toute autre raison justifiée.

Puis-je mettre fin à l’emploi d’un employé qui est toujours malade?

La décision de mettre fin à l’emploi d’un employé en raison de ses absences répétées doit être basée sur les politiques d’entreprise établies. Un congédiement n’est pas justifié si les absences de l’employé sont conformes aux règlements de l’entreprise et à toute loi pertinente relative aux congés autorisés. De là l’importance pour les employeurs de mettre en place un système de suivi des congés et de bien comprendre les lois, les règles et les règlements en matière de congés autorisés.

Quel rôle jouent les RH dans le suivi des présences des employés?

Les professionnels des RH jouent un rôle essentiel dans le suivi des présences des employés, afin de s’assurer que l’entreprise fonctionne avec une efficacité optimale. Ils doivent bien connaître tous les aspects de la gestion des absences, notamment en ce qui a trait aux congés payés, aux congés autorisés et aux invalidités. De plus, ils doivent veiller à ce que les registres de présences soient conservés de manière sûre. Un système infonuagique de gestion des présences peut grandement faciliter cette tâche, car il permet l’accès à distance.

Qui est responsable de la gestion des présences des employés?

Le personnel des RH et les gestionnaires hiérarchiques gèrent habituellement les présences des employés. Les employés des finances et de l’exploitation peuvent également contribuer à l’établissement d’objectifs de gestion des absences réalistes et à leur alignement sur les objectifs organisationnels plus larges.

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse de la présence des employés et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.