Si les demandes courantes des employés prennent la majorité du temps et de l’attention de votre service des Ressources humaines, vous pourriez tirer parti d’un investissement dans une solution de RH libre-service. Une plateforme logicielle de RH fiable comporte généralement des fonctions de ressources humaines en libre-service. Ces fonctions peuvent donner la possibilité à vos employés de gérer eux-mêmes certaines tâches relatives aux RH, ce qui leur permet, de même qu’au personnel des RH, d’économiser beaucoup de temps.

TABLE DES MATIÈRES

Qu’est-ce que le libre-service des employés?

Le libre-service des employés est un portail figurant couramment dans les systèmes d’enregistrement mondiaux ou les SIRH (systèmes d’information en ressources humaines). Il accorde aux employés un accès leur permettant de modifier leurs renseignements de base sans devoir faire appel à un tiers. Le libre-service des employés peut également offrir aux employés la possibilité d’examiner leurs avantages sociaux, les détails de leur paie, leurs horaires, leurs absences et plus encore.

Quel est le fonctionnement du libre-service des employés?

Les employés peuvent généralement accéder au libre-service des employés par l’intermédiaire de l’intranet ou du portail de leur entreprise. Ces plateformes en ligne de libre-service des employés offrent une multitude de connaissances et d’applications Web interactives faciles à parcourir. Elles sont également accompagnées d’options avancées de soutien aux utilisateurs qui permettent aux employés d’obtenir facilement l’aide dont ils ont besoin. De plus, certains portails destinés aux employés comprennent des forums ou des plateformes de discussion fonctionnant à la manière des médias sociaux qui permettent aux employés de communiquer ensemble, de collaborer à l’égard de diverses questions et de lancer des idées de solutions ensemble. Ces plateformes peuvent être grandement bénéfiques pour l’engagement des employés.

Fonctions du libre-service des employés

Les fonctions du libre-service des employés peuvent varier selon le type de logiciel de RH utilisé. Voici une liste des fonctions courantes comprises dans un logiciel proposant le libre-service des employés :

  1. Intégration des employés : Les programmes de libre-service des employés permettent aux nouveaux employés d’accéder aux documents d’intégration et de les soumettre une fois remplis. Cette fonction permet au service de RH de faire un suivi des personnes qui ont fourni un renseignement donné et de pouvoir ensuite mettre à jour leur dossier en conséquence.
  2. Renseignements personnels : Les employés peuvent rapidement et facilement modifier et mettre à jour leurs renseignements personnels, y compris leurs coordonnées, leur adresse postale et leurs données bancaires. Il est ainsi possible de réduire la paperasse et le risque de perte de documents. Dans certains cas, l’approbation des RH peut être nécessaire pour finaliser certains changements.
  3. Paie : Le libre-service des employés permet aux employés d’accéder aux renseignements relatifs à la paie, comme les relevés de paie et les données liées à l’impôt.
  4. Avantages sociaux : Certains logiciels proposant le libre-service peuvent autoriser les employés à afficher leurs avantages sociaux actuels, en plus d’offrir une fonction d’adhésion en libre-service à ces avantages sociaux.
  5. Suivi des heures et des présences : Certains systèmes de libre-service des employés sont conçus pour fonctionner de pair avec des horodateurs, qui permettent aux employés d’effectuer le suivi de leurs heures et présences et de surveiller leurs heures et jours de travail. Cette fonction est particulièrement bénéfique pour les membres d’équipe qui pointent leurs arrivées et départs chaque jour. Cette fonction du libre-service des employés peut également effectuer le suivi des congés de maladie, des jours de vacances et d’autres types de congé.
  6. Planification d’horaires : Le libre-service des employés peut également aider au processus fastidieux de planification d’horaires. Une fois que les employés mettent à jour leurs disponibilités, le logiciel de libre-service peut utiliser ces renseignements pour créer un horaire qui convient pour tous. Les employés et leurs superviseurs peuvent également être en mesure de communiquer directement sur cette plateforme, ce qui permet d’avoir un processus de planification d’horaires harmonieux et simplifié.
  7. Demandes de congés payés : Un système de libre-service des employés peut offrir la possibilité aux employés de soumettre des demandes de congés, de vacances ou d’autres types d’absences. Cela simplifie la gestion des présences pour le personnel responsable de la gestion et de la supervision, car il peut approuver ou refuser facilement les demandes par l’intermédiaire du système. Les employés peuvent également vérifier aisément le statut de leurs demandes.
  8. Programmes de formation : Les entreprises ont la possibilité d’intégrer leurs formations en ligne ou sur demande à leur système de libre-service des employés. Les utilisateurs peuvent accéder facilement aux travaux de cours et soumettre les évaluations après la formation, tandis que les services de RH peuvent faire le suivi de l’achèvement des formations.
  9. Sondages Voix de l’employé : Ces sondages sont généralement réalisés et gérés par les RH. Le programme Voix de l’employé d’ADP emploie un mécanisme pour la collecte de commentaires, que les RH peuvent utiliser pour obtenir et analyser les points de vue importants des employés afin d’accroître l’engagement.
  10. Gestion du rendement : Les systèmes de libre-service des employés sont également susceptibles de simplifier le processus d’évaluation du rendement. Au lieu de devoir chercher pour trouver les bons documents chaque trimestre, les employés peuvent téléverser les formulaires directement dans le système. Leurs superviseurs pourront ensuite les examiner durant la période d’évaluation.

Quels sont les avantages du libre-service des employés?

Les solutions de RH libre-service offrent une multitude de fonctions profitables pour chaque type d’entreprise. Elles sont avantageuses à la fois pour les propriétaires d’entreprise et leurs employés.

Efficacité

Le fait d’avoir un libre-service des employés réduit les erreurs, offre aux employés un accès en tout temps à leurs propres données, simplifie l’expérience utilisateur et allège la tâche du personnel des RH qui serait autrement appelé à entrer ces données manuellement.

Les RH peuvent également se retrouver enlisées lorsqu’elles parcourent les horaires des employés et tentent de les réorganiser et de soumettre manuellement les demandes de congé au nom des employés. Dans les organisations qui ne disposent pas d’un système de gestion de la paie, le personnel du service de paie peut aussi faire face à des problèmes lorsqu’il trie manuellement les bordereaux de paie et les documents fiscaux des employés.

Accessibilité

L’accessibilité est un autre avantage majeur d’un système de libre-service des employés. Comme la plupart des logiciels de libre-service des employés sont infonuagiques, les employés peuvent accéder à leur portail de libre-service à partir de tout appareil pourvu qu’ils disposent d’une connexion Internet. C’est particulièrement utile pour les entreprises ayant des bureaux dans plusieurs emplacements, de même que pour les employés qui voyagent fréquemment ou qui travaillent de la maison. Ils peuvent consulter et mettre à jour les renseignements pertinents à tout moment sans devoir se connecter au moyen d’un ordinateur de l’entreprise.

Autonomisation des employés 

Le libre-service des employés joue un rôle essentiel dans l’autonomisation de votre équipe. Lorsque le bon système est en place, vos employés peuvent mieux contrôler leurs renseignements et y accéder à leur convenance.

Les portails de libre-service des employés peuvent également contenir les renseignements des employés relatifs aux évaluations de rendement. En disposant d’un système transparent, il est plus facile pour les employés de revenir consulter leurs évaluations, de comprendre les points à améliorer et de s’efforcer à améliorer leur rendement. Les portails de libre-service des employés dans lesquels sont publiés des renseignements concernant les occasions de formation pour les employés permettent à ces derniers de tirer parti de la formation qui cadre avec leur parcours professionnel.

L’autonomisation des employés crée un environnement leur permettant de réussir et de réaliser pleinement leur potentiel.

Quels sont les inconvénients du libre-service des employés?

Le libre-service des employés peut être très bénéfique pour toute entreprise, mais exige un entretien, une surveillance et une gouvernance sur une base régulière afin d’empêcher un mauvais usage ou des erreurs.

Il peut représenter un défi sur le plan technologique

Les programmes de libre-service des employés offrent la possibilité d’intégrer d’autres logiciels ou d’autre équipement. Toutefois, si les données proviennent de plusieurs sources, il peut s’avérer difficile de configurer et d’entretenir ces systèmes. Si les employés n’ont pas suffisamment d’expertise technique, le nombre d’erreurs dans les dossiers personnels peut augmenter et, avec moins de surveillance humaine, ces erreurs pourraient passer inaperçues. Pour alléger la charge technologique du libre-service des employés, il peut être utile d’opter pour un logiciel libre-service qui offre des options de soutien aux clients.

Il peut être nécessaire d’effectuer l’entretien du système

Bien que le libre-service des employés puisse réduire le fardeau administratif, il peut également donner lieu à des problèmes d’ordre technologique si son entretien n’est pas effectué correctement. Toutes les technologies peuvent faire face à des problèmes, que ce soit des difficultés liées à l’ouverture de session ou des pannes de système. Lorsque ces problèmes surviennent, quelqu’un doit s’assurer que les employés sont en mesure d’accéder à leurs renseignements importants. Le fait d’accorder aux employés l’accès au service à la clientèle peut s’avérer utile pour minimiser ce fardeau administratif.

En plus d’utiliser le libre-service des employés, il est important de disposer d’un plan de rechange dans l’éventualité d’un problème du système. Cela peut signifier de conserver une copie de sauvegarde des renseignements importants et d’avoir des moyens de communication directs avec le service des RH.

La phase initiale exige que vous investissiez du temps

L’implantation d’un système de libre-service des employés peut entraîner des économies de temps à long terme. Elle requiert toutefois un investissement initial de temps et de ressources. Il peut s’avérer coûteux de mettre à niveau votre technologie de libre-service des employés pour que le système soit pris en charge, et votre personnel devra être formé sur la façon de l’utiliser efficacement. C’est particulièrement important si votre équipe n’est pas appelée à utiliser le système fréquemment, si vous comptez peu d’employés ou si vous disposez d’un délai limité pour instaurer le libre-service des employés. Cependant, si votre équipe utilise le système régulièrement et que vous êtes en mesure de réaliser l’investissement, le libre-service des employés peut révolutionner votre expérience à l’égard du système d’information en ressources humaines (SIRH).

L’importance de la technologie du libre-service des employés

Nous avons évalué que le fait d’avoir un système de RH libre-service peut être avantageux de plusieurs façons pour votre organisation. Allons plus en profondeur et découvrons comment c’est possible :

  1. Productivité et efficacité accrues
    Les systèmes de libre-service des employés sont conçus pour optimiser divers processus de RH, ce qui entraîne une meilleure efficacité et des économies de temps. Ces systèmes automatisent les tâches courantes, comme celles liées aux demandes de congé, aux documents de paie et fiscaux , à la mise à jour des renseignements des employés et à la gestion des avantages sociaux. Les employés peuvent ainsi effectuer leurs tâches avec exactitude et rapidement, avec un minimum d’intervention manuelle. En réduisant le temps et l’effort requis pour mener à bien ces tâches, les employés peuvent consacrer leur énergie à des tâches plus exigeantes et accroître leur productivité globale.
  2. Réduction du fardeau administratif
    Les services de RH traditionnels ont généralement beaucoup de pain sur la planche. Ils sont souvent submergés par la paperasse, la saisie de données et les tâches répétitives. Cependant, au moyen de la technologie de libre-service des employés, les employés peuvent prendre le contrôle de leurs responsabilités en matière de RH, comme la gestion de leurs renseignements personnels, le suivi de leurs heures et l’accès aux documents importants. Cela permet aux équipes des RH de se concentrer sur les initiatives stratégiques et les questions de RH plus complexes qui exigent une véritable expertise. En conséquence, les RH sont mieux positionnées pour agir en tant que partenaires stratégiques au sein de l’organisation.
  3. Excellent moral de l’équipe
    Les systèmes de libre-service des employés peuvent améliorer considérablement l’environnement de travail en donnant aux employés plus de contrôle sur leurs tâches liées aux RH. Cette autonomisation leur permet de prendre en main leur travail, ce qui donne lieu à une plus grande satisfaction au travail. Lorsque les employés peuvent facilement accéder aux renseignements, obtenir des réponses rapides à leurs demandes, et bénéficier d’une expérience utilisateur harmonieuse, il est plus probable qu’ils se sentent motivés et engagés dans leurs rôles.

Foire aux questions

Pourquoi utiliser le libre-service des employés?

Le libre-service des employés est une solution avantageuse pour les employeurs de même que pour leurs employés. Ces derniers comprennent le personnel des RH et tous les autres travailleurs. Il réduit le temps consacré par le personnel des RH aux tâches courantes, afin que celui-ci puisse se concentrer sur les initiatives stratégiques de l’organisation. Quant à eux, les employés bénéficient d’une meilleure visibilité et d’une plus grande autonomie à l’égard de la façon dont leurs données sont gérées. Le libre-service est globalement avantageux pour l’organisation, car il aide à simplifier le processus de RH et à améliorer l’expérience des employés – ce qui donne lieu à une main-d’œuvre rentable et productive.

Comment les entreprises peuvent-elles améliorer leurs fonctions de libre-service des employés?

Investir dans un logiciel tiers de libre-service des employés est la façon la plus efficace pour une entreprise d’améliorer ses fonctions de libre-service des employés. Un fournisseur qui se spécialise dans les logiciels et solutions de RH peut être en mesure d’offrir des outils, des ressources et le la formation au client afin de veiller à ce qu’il tire le maximum de la solution de libre-service des employés.

Les employés peuvent-ils s’inscrire aux avantages sociaux par l’intermédiaire du libre-service des employés?

Avec la solution de RH tout-en-un d’ADP, ADP Workforce Now, les employés peuvent s’inscrire dans le système aux avantages sociaux auxquels ils sont admissibles.

Existe-t-il une application mobile pour le libre-service des employés?

Oui. Les employés peuvent soumettre des demandes de congé à partir d’ADP Workforce Now. De plus, les employeurs peuvent facilement approuver ou refuser les demandes à partir du système, en un simple clic.

Les employés peuvent-ils faire des demandes de congés par l’intermédiaire du libre-service?

Oui. Les employés peuvent soumettre des demandes de congé à partir d’ADP Workforce Now. De plus, les employeurs peuvent facilement approuver ou refuser les demandes à partir du système, en un simple clic.

Quelles ressources en libre-service les employeurs peuvent-ils mettre à la disposition des employés?

Dans ADP Workforce Now, les employés peuvent consulter leurs chèques de paie, soumettre des demandes d’absence et de congé, adhérer aux avantages sociaux, accéder aux apprentissages et cours de formation, et plus encore.

En savoir plus

Cherchez-vous une solution de RH qui comprend des outils de libre-service pour les employés? Vous pouvez tirer parti de la solution de RH tout-en-un d’ADP : ADP Workforce Now.

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse du libre-service des employés et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.