Dépenses liées à la paie

Garder un profil de crédit fort est essentiel pour de nombreuses entreprises canadiennes en démarrage, particulièrement lorsqu’elles cherchent à obtenir du financement, à louer un espace commercial ou à négocier des conditions avec leurs fournisseurs. Payer les factures à temps aide bien à garder une bonne cote de crédit, mais la croissance entraîne des considérations supplémentaires par rapport aux coûts. Les dépenses liées à la paie devraient être prises en compte dans les projections financières lorsqu’une entreprise planifie d’embaucher du personnel. Comprendre en quoi consistent les dépenses liées à la paie et comment celles-ci s’inscrivent dans les dépenses d’exploitation globales peut aider les propriétaires de petites entreprises à avoir une planification financière plus précise alors que leur équipe grandit.

Qu’est-ce qu’une dépense liée à la paie?

Les dépenses liées à la paie comprennent tous les coûts directs ou indirects engagés par un employeur en rémunérant des employés pour un travail effectué. Pour les entreprises canadiennes, cela comprend les salaires des employés, les impôts sur la paie des employeurs , les avantages sociaux et les frais de traitement de la paie. La paie est souvent l’une des plus grandes dépenses d’exploitation répertoriée sur l’état des résultats d’une entreprise.

Comment les dépenses liées à la paie fonctionnent-elles?

Les dépenses liées à la paie s’accumulent pendant chaque période de paie. À la fin de la période, les employeurs calculent le total des coûts liés à la paie en tenant compte des éléments suivants :

• Paie brute due aux employés
• Impôts sur la paie des employeurs et cotisations obligatoires
• Coûts des avantages sociaux
• Frais de traitement et d’administration de la paie

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Exemples de dépenses liées à la paie des employeurs

Les dépenses liées à la paie peuvent être classées comme directes ou indirectes, ou fixes ou variables, selon le type de coût. Voici des exemples courants :

• Rémunération des employés : Comprend les salaires annuels et horaires, le paiement des heures supplémentaires, les commissions et les primes. Les salaires sont habituellement des coûts fixes, alors que le paiement des heures supplémentaires et la rémunération variable varient en fonction des activités de l’entreprise.


• Impôts sur la paie des employeurs et cotisations obligatoires : Les employeurs sont tenus de cotiser au Régime de pensions du Canada (RPC), à l’assurance-emploi (AE) et aux programmes provinciaux de retenues sur la paie le cas échéant.


• Avantages sociaux des employés : Peuvent comprendre les régimes de soins de santé et de soins dentaires complémentaires, l’assurance-vie, l’assurance invalidité et les régimes d’épargne et de retraite offerts par l’employeur.


• Administration de la paie et conformité : Les coûts comprennent ceux liés au logiciel de paie, à l’embauche d’un administrateur de la paie ou au recours à un fournisseur de services de paie. Rester conforme aux normes d’emploi aide à réduire le risque de pénalités et de redressements rétroactifs.

Dépenses liées à la paie pour les entrepreneurs indépendants

Les paiements versés à des entrepreneurs indépendants ne sont généralement pas classés comme des dépenses liées à la paie. Ils sont plutôt enregistrés comme des dépenses professionnelles ou de sous-traitance, car les entrepreneurs indépendants ne sont théoriquement pas classés comme des employés de l’entreprise.

Une bonne classification du travail est essentielle. Une classification inappropriée des employés en tant qu’entrepreneurs peut se traduire par des impôts sur la paie à payer, des pénalités et des intérêts inattendus, en vertu des règles de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Frais de traitement de la paie

Les frais de traitement de la paie peuvent comprendre :

• les frais d’abonnement logiciel,
• les frais liés aux services de paie de fournisseurs tiers,
• les frais de production de déclarations ou de rapports de fin d’année,
• les frais liés au dépôt direct.

Ces coûts varient en fonction de la complexité de la paie, du nombre d’employés et de la fréquence de paie.

Comment gérer les dépenses liées à la paie

Bien que la paie soit un coût inhérent aux activités commerciales, les petites entreprises peuvent prendre des mesures pour gérer les dépenses liées à la paie plus efficacement :

• Réduire les erreurs et les reprises de travail : Les erreurs de calcul, les dossiers de paie incomplets et les autres erreurs courantes liées à la paie peuvent être coûteux. Pour réduire au minimum les risques, vous pouvez travailler avec un fournisseur de services de paie qui vous aidera à automatiser le traitement de la paie, ce qui réduira le risque d’erreurs manuelles.


• Examiner les tendances relatives aux heures supplémentaires : Avoir constamment beaucoup d’heures supplémentaires peut indiquer des inefficacités dans la planification des horaires. Les solutions de gestion des heures et des présences permettent un suivi précis des heures travaillées et peuvent aider à identifier des occasions d’équilibrer les charges de travail sans augmenter les coûts globaux de main-d’œuvre.


• Passer au numérique : L’envoi par la poste des chèques de paie entraîne des coûts liés à l’approvisionnement en papier, à l’impression et à l’affranchissement. Les employeurs peuvent réduire ces coûts en offrant des paiements électroniques, notamment par dépôt direct. De plus, les modes de paiement électronique sont plus pratiques pour les employés et peuvent favoriser leur engagement.

Comment la comptabilité d’exercice aide à calculer les dépenses liées à la paie

Avec la comptabilité d’exercice, les dépenses liées à la paie sont enregistrées quand les employés gagnent leur salaire, et non quand les paiements sont émis. Cela offre une vue exacte des coûts de main-d’œuvre dans chaque période de rapport et aide à harmoniser les dépenses liées à la paie avec les revenus.

Pour les entreprises en pleine croissance, la comptabilité d’exercice peut aider à améliorer la budgétisation, les prévisions et l’exactitude des rapports financiers.

Autres types de dépenses d’exploitation

La paie ne constitue qu’une partie des dépenses d’exploitation. Voici d’autres coûts d’exploitations courants :

• Dépenses liées au lieu de travail : Avoir un lieu de travail physique ou un chantier signifie habituellement que l’entreprise doit payer un loyer et des frais de services publics et acheter des fournitures de bureau, des outils ou de l’équipement.


• Dépenses liées aux ventes et au marketing : Les frais liés à la publicité, à la maintenance du site Web, aux activités sur les médias sociaux, au matériel promotionnel, à l’expédition et à l’acquisition de clients aident à générer des revenus et à soutenir la croissance d’une entreprise.

Planifier les dépenses liées à la paie avec confiance

Comprendre les dépenses liées à la paie aide les petites entreprises canadiennes à prendre des décisions financières mieux informées au fur et à mesure qu’elles se développent. Comprendre les impôts sur la paie des employeurs, les frais de traitement de la paie et la classification de la paie en tant que dépense d’exploitation aide à améliorer la budgétisation, les prévisions et la planification des flux de trésorerie. Pour les petites entreprises cherchant à simplifier la gestion de la paie et à rester conformes aux exigences canadiennes, il peut être utile d’explorer une solution de paie conçue pour les petites entreprises.

La liste de vérification de la paie d’ADP Canada fournit un guide sur les plus récents outils logiciels de paie, que vous pouvez utiliser pour évaluer les fournisseurs.

Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse des dépenses liées à la paie et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP Canada.