Coût de la paie

La gestion de la paie entraîne des coûts importants pour les entreprises. Cette dépense peut varier en fonction de la méthode de traitement de la paie utilisée, de la taille de l’entreprise et de son emplacement. La précision du traitement de la paie est essentielle, car les organismes gouvernementaux peuvent imposer des pénalités coûteuses aux employeurs qui font des erreurs ou qui ne respectent pas les dates d’échéance.

En quoi consistent les coûts de la paie?

Examinons les coûts de la paie plus en détail. S’il est évident que les coûts de la paie de l’employeur englobent la rémunération totale versée aux employés pour leur travail, il est essentiel de déterminer les éléments qui composent le montant total de ces coûts. Les coûts de la paie peuvent être divisés en plusieurs catégories :

Avantages sociaux des employés

L’offre d’avantages sociaux aux employeurs constitue une pratique courante pour de nombreux employeurs canadiens. Il peut s’agir de cotisations à des régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER) et à des comptes d’épargne libre d’impôt (CELI), où l’employeur paie une partie des cotisations versées par les employés. Ces avantages sociaux sont généralement exonérés d’impôt et considérés comme des dépenses volontaires. Parmi les autres avantages sociaux facultatifs, on peut citer les options d’achat d’actions proposées aux employés à des taux avantageux.

Retenues d’impôt

L’impôt fédéral est le même dans tout le pays, mais les taux d’imposition provinciaux et territoriaux diffèrent sensiblement. Par exemple, si un employé réside en Alberta, mais travaille en Colombie-Britannique, il sera assujetti à la réglementation sur l’impôt de la Colombie-Britannique. Il peut être utile d’examiner comment des entités telles que les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut appliquent leurs retenues d’impôt. En outre, le Québec fonctionne selon son propre régime fiscal, distinct de celui du reste du Canada.

Cotisations au RPC

Tous les Canadiens âgés de 18 à 70 ans sont tenus de cotiser au Régime de pensions du Canada (RPC), un avantage imposable conçu pour fournir un revenu pendant la retraite. Les employés cotisent la moitié du montant requis, tandis que les employeurs sont responsables de l’autre moitié. Au Québec, ce système est remplacé par le Régime de rentes du Québec (RRQ).

Cotisations à l’AE

L’assurance-emploi (AE) est un programme qui fournit une aide financière temporaire aux Canadiens qui ont perdu leur emploi. Cela leur permet de se consacrer à la recherche d’un nouvel emploi sans avoir à subir le stress lié au fardeau financier.

Comment calculer les coûts de la paie?

Le calcul des dépenses liées à la paie de vos employés peut sembler décourageant en raison des différentes étapes qu’il implique. Voici un guide simplifié, étape par étape, pour vous aider à effectuer des calculs précis :

Étape 1 : Rassembler les renseignements figurant sur le formulaire TD1

Commencez par demander à vos employés de remplir leur formulaire TD1, qui contient des renseignements personnels et leur numéro d’assurance sociale (NAS). Il s’agit de l’étape fondamentale pour les enregistrer dans votre système de paie.

Étape 2 : Déterminer la paie brute en fonction du cycle de paie

Évaluez le revenu total de chaque employé pour l’année, avant l’application de toute retenue.

Étape 3 : Calculer la paie nette en évaluant les retenues

Déterminez les retenues nécessaires pour chaque employé, y compris les impôts et les avantages imposables, et soustrayez-les de la paie brute pour obtenir le revenu net. L’utilisation d’un calculateur de paie peut simplifier ce processus.

Étape 4 : Effectuer les dépôts d’impôts sur la paie

Assurez-vous de verser les retenues calculées à l’Agence du revenu du Canada (ARC), soit par voie électronique, soit par chèque. N’oubliez pas de le faire avant le 15e jour du mois suivant les retenues.

Étape 5 : Finaliser les documents d’impôt sur la paie

Enfin, préparez un feuillet T4 pour chaque employé à la fin de l’année. Assurez-vous de produire la déclaration de renseignements T4 et de fournir des copies à vos employés. Cette étape peut également être effectuée par voie électronique.

Quels facteurs influencent les coûts de la paie?

La gestion de la paie peut s’avérer difficile. Voici un aperçu des éléments à prendre en compte :

• Fréquence de paie: De nombreux services de paie en ligne proposent différentes structures tarifaires en fonction de la fréquence de paie de vos employés. Si certains facturent chaque cycle de paie, d’autres autorisent un nombre illimité de traitements de la paie par mois, ce qui inclut les paiements hors cycle. Si vous choisissez un fournisseur qui facture par cycle de paie, soyez prudent, en particulier pour les périodes de paie hebdomadaires, car plus vous traitez la paie souvent, plus vos coûts seront élevés.
• Nombre d’employés: Le nombre d’employés joue un rôle important dans la gestion de la paie. De nombreux fournisseurs de services de paie facturent un prix fixe par employé, ce qui peut être avantageux pour les grandes entreprises, qui bénéficient souvent de rabais sur le volume.
• Dépôt direct:La plupart des fournisseurs de services de paie complets incluent le dépôt direct dans leurs frais mensuels. Bien que la mise en place initiale puisse entraîner des frais supplémentaires, vos employés apprécieront la commodité du dépôt direct de leur paie dans leur compte bancaire.
• Employés répartis dans le monde entier: Si vous avez des employés répartis dans différents pays, vos coûts de paie risquent d’augmenter. La gestion de la paie devient plus complexe en raison des différentes lois fiscales, ce qui peut vous obliger à investir dans des services de paie avancés pour gérer efficacement ces calculs uniques.
• Services de production des déclarations: Votre entreprise est responsable de verser divers impôts sur la paie à chaque cycle au Canada, notamment l’impôt fédéral et provincial sur le revenu. Vous devez également cotiser au RPC et à l’AE pour chaque employé à temps plein. D’autres obligations locales en matière d’impôts peuvent aussi s’appliquer, selon votre province.
• Avantages sociaux des employés : Si vous offrez une gamme d’avantages sociaux à vos employés, gardez en tête que ces coûts peuvent avoir une incidence sur le traitement de votre paie. Plusieurs fournisseurs de services de paie les incluent dans leurs forfaits, mais cela s’accompagne souvent de frais supplémentaires ou de forfaits plus dispendieux. Assurez-vous de revoir vos dépenses liées aux soins de santé et à la rémunération afin d’éviter les dépassements imprévus.
• Ajout ou retrait d’employés :Maintenir votre système de paie en ordre demande de faire preuve de rigueur quant à l’ajout et au retrait d’employés. La modification de votre système de paie peut également avoir une incidence sur vos données d’impôt, et les fournisseurs de services peuvent facturer des frais pour ces ajustements en cas d’ajout ou de retrait d’employés.

Combien coûtent les services de traitement de la paie?

Différents fournisseurs de services de traitement de la paie offrent différentes structures de prix, mais la plupart facturent des frais de traitement par paie ou par employé. Des frais annuels ou mensuels pour des services supplémentaires peuvent également s’appliquer, comme pour la préparation et la soumission des feuillets de fin d’année T4, T4A, R1 et R2.

Facteurs les plus courants qui ont une incidence sur le coût de la paie

Le traitement de la paie n’est pas un service uniformisé. Différents aspects déterminent le coût total de la paie, notamment :

• • la fréquence de paie
• le nombre total d’employés
• les types de services requis
• la fréquence à laquelle des prestataires sont ajoutés ou retirés
• le nombre de provinces dans lesquelles les employés travaillent

Frais supplémentaires liés au service de traitement de la paie

La structure de prix d’un fournisseur de services de traitement de la paie n’inclut pas toujours tout ce qui est nécessaire pour effectuer le traitement de la paie du début à la fin. Les services suivants peuvent entraîner des frais supplémentaires :

• le dépôt direct
• la signature de chèques automatique
• l’impression et la livraison de chèques de paie
• la production de déclarations
• le traitement de fin d’année (feuillets T4, T4A, R1, R2, etc.)

Les compléments peuvent faire augmenter de façon significative les coûts liés à la paie. Les employeurs devraient donc confirmer quels services sont inclus dans l’offre avant de s’engager avec un fournisseur.

Trois conseils pour réduire le coût des services de paie

Si vous cherchez à réduire les dépenses liées à vos services de paie, tenez compte de ces conseils pratiques :

1. Choisissez le bon forfait de traitement de la paie pour votre entreprise

Prenez le temps d’explorer les différentes options offertes par les fournisseurs de services de paie. Les fournisseurs proposent souvent plusieurs niveaux de tarification. Vous pouvez donc choisir un forfait adapté à la taille et aux besoins de votre entreprise, sans payer pour des options dont vous n’avez pas besoin.

2. Automatisez les processus de paie

L’automatisation de tâches comme le calcul et la déclaration des impôts facilite la gestion de la paie. Elle réduit le travail manuel et améliore l’efficacité générale de votre entreprise, ce qui vous permet d’économiser temps et argent.

3. Regroupez vos services pour économiser

Envisagez de regrouper vos services de paie avec d’autres services tels que la comptabilité et la facturation auprès d’un seul fournisseur. Cela peut réduire les frais d’abonnement et simplifier la gestion de vos activités. Un logiciel tout-en-un vous offre un meilleur contrôle de vos finances et vous évite d’avoir à jongler avec plusieurs plateformes.

Coût des services de traitement de la paie pour les petites entreprises

De nos jours, les petites entreprises ont des moyens abordables et réalistes d’offrir un traitement de la paie de calibre mondial. Plusieurs options s’offrent à elles : traiter la paie à l’interne, acheter un logiciel de paie ou impartir le traitement de la paie à un fournisseur de services complets. La méthode choisie, le nombre d’employés et les services particuliers requis détermineront en grande partie le coût total de la paie.

Traitement de la paie à l’interne

Le traitement de la paie à l’interne est l’option la plus économique. Certaines entreprises optent pour celle-ci dans leurs débuts. Avec cette approche, les dépenses varient généralement en fonction de la façon dont les employés sont payés. Par exemple, les banques facturent des frais pour le dépôt direct et les chèques engendrent des coûts liés au papier, à l’impression et à la livraison.

Il est toutefois nécessaire d’émettre une mise en garde pour les propriétaires de petites entreprises qui effectuent eux-mêmes le calcul de la paie. Cette méthode prend beaucoup de temps et les erreurs sont coûteuses, particulièrement lorsqu’il est nécessaire de faire appel aux services d’un avocat-fiscaliste.

Coûts de l’impartition du traitement de la paie

Les services de traitement de la paie complets ou les services de gestion de la paie sont plus coûteux que le traitement de la paie à l’interne, mais à long terme, ils pourraient vous permettre d’économiser de l’argent, car ils limitent le risque de pénalités fiscales. Les dépenses totales sont généralement basées sur les prix du fournisseur par employé ou par traitement, ainsi que sur tous les frais de base qu’il pourrait exiger.

Partenariat avec un fournisseur de services de traitement de la paie et de ressources humaines

Foire aux questions

À quelle fréquence une entreprise devrait-elle traiter la paie?

La plupart des entreprises traitent la paie à la quinzaine, aux deux semaines, chaque semaine ou au minimum une fois par mois. Consultez la réglementation locale pour vous assurer de respecter la fréquence de paie exigée pour vos employés.

Quelle est la différence entre les dépenses liées à la paie et les engagements relatifs à la paie?

Les dépenses liées à la paie correspondent aux coûts engagés par l’entreprise pour rémunérer les employés, tandis que les engagements relatifs à la paie désignent les obligations financières de l’entreprise en tant qu’employeur, comme les impôts et les autres coûts liés aux employés.

Comment la paie est-elle classée dans les dépenses d’entreprise?

La paie représente la plus grande partie des dépenses d’exploitation et entre généralement dans la catégorie de la rémunération et des salaires. Elle comprend les paiements supplémentaires tels que les heures supplémentaires, les primes et les commissions.

Est-il avantageux d’investir dans des services de paie?

Le recours à des services de paie dépend de votre situation. Si vous avez seulement quelques employés et que vos besoins en matière de paie sont simples, un logiciel de base ou une gestion maison pourrait suffire. En revanche, si votre équipe est plus grande ou si vos processus sont complexes, l’impartition du traitement de la paie peut simplifier vos flux de travaux, vous faire gagner du temps, réduire les erreurs et vous aider à rester conforme à la réglementation.

Combien coûte le service de traitement de la paie d’ADP?

ADP offre des solutions pour tous les types de paies, de la plus simple à la plus complexe. Nous collaborerons avec les employeurs pour déterminer la configuration personnalisée qui convient à leur entreprise et à leur budget.

Combien coûtent les services d’une entreprise de traitement de la paie?

Les entreprises de traitement de la paie sont toutes différentes. C’est pourquoi il est essentiel, lors de l’évaluation des coûts, que les employeurs considèrent la valeur globale qu’ils recevront de la part du fournisseur. Portez une attention particulière au soutien à la clientèle et à la facilité avec laquelle le logiciel s’intègre aux autres produits.

Quels sont les coûts associés à l’impartition de la paie?

Confier le traitement de la paie à quelqu’un d’autre, notamment à un comptable, peut être coûteux, car les calculs demandent beaucoup de temps et de nombreux comptables professionnels agréés facturent à l’heure. Embaucher un professionnel à l’interne peut également s’avérer coûteux. Les employeurs devront verser un salaire, des avantages sociaux et les charges salariales connexes sur le revenu de cette personne.

Combien coûte le traitement de la paie en ligne?

Les services de paie en ligne facturent habituellement des frais en fonction du nombre d’employés par traitement de paie. Des services supplémentaires peuvent être achetés au besoin moyennant des frais mensuels ou annuels.

Combien coûte le traitement de la paie par employé?

Le coût de la paie par employé dépend de la taille de votre entreprise et de vos besoins particuliers. Les deux modèles de paiement les plus courants sont par employé par paie (PEPP) et par employé par mois (PEPM).

Combien coûte le traitement de la paie d’ADP par employé?

ADP fournit des services de paie à des prix établis pour des entreprises de toute taille. Qu’un employeur n’emploie qu’un travailleur dans un même établissement ou des milliers d’employés travaillant partout dans le monde, nous avons la solution de paie appropriée.

Téléchargez le guide relatif au changement de fournisseur de traitement de la paie pour découvrir comment assurer un passage harmonieux et réussi à un nouveau fournisseur de services de traitement de la paie.

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des coûts liés à la paie et ne constitue pas une ressource indiquant toutes les exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.