Traitement de la paie de fin d’année

À la fin d’une année, il est essentiel de vous assurer que vos données de paie sont à jour. Lorsque vous terminez les procédures de traitement de la paie et évaluez la rémunération et les avantages sociaux pour l’année à venir, il pourrait être avantageux d’utiliser une liste de vérification de la paie pour rester à jour dans la réalisation des différentes tâches associées à la déclaration et à l’imposition de la paie de fin d’année.

Même les experts en traitement de la paie chevronnés peuvent oublier des étapes importantes à deux moments charnières, soit la dernière paie de l’année courante et la première paie de la nouvelle année. Une liste de vérification de la paie de fin d’année bien structurée peut vous aider à ne pas oublier d’étape importante du processus.

Comprendre la paie de fin d’année

Le traitement de la paie de fin d’année comprend une vérification et un examen approfondis des données financières de l’année civile précédente. Les entreprises doivent gérer des tâches précises liées au traitement de la paie de fin d’année, dont les suivantes :

• bien calculer les impôts à payer, les revenus des employés et les retenues à prélever sur les salaires des employés;
• examiner les documents fiscaux pertinents afin d’assurer un suivi précis de l’ensemble des paiements pour la nouvelle année;
• remplir et soumettre les formulaires à l’Agence du revenu du Canada (ARC);
• déterminer les modifications apportées aux règlements fédéraux et provinciaux en matière d’emploi qui pourraient avoir une incidence sur l’entreprise au cours de la prochaine année et s’y préparer.

L’utilisation d’un calendrier de paie peut grandement faciliter la planification de l’année à venir. Cet outil vous aide à vous assurer d’effectuer à temps toutes les tâches liées au traitement de la paie et réduit les risques de retard.

Quand l’année de paie prend-elle fin?

Lorsque vous traitez les soumissions de paie et les documents fiscaux, il est important de connaître certaines dates de fin d’année importantes. Les obligations en matière d’impôt relatives au traitement de la paie de fin d’année varient en fonction de la province, de la taille et du type de l’entreprise et d’autres facteurs, mais la plupart des entreprises canadiennes doivent produire les éléments suivants :

• une déclaration de revenus des sociétés annuelle, dont la date limite varie selon la structure de l’entreprise (par exemple, si l’année d’imposition de votre société se termine le 31 mars, l’échéance pour soumettre votre déclaration est le 30 septembre);
• des feuillets T4 et T4A pour les employés et les sous-traitants, avant le 28 février;
• un feuillet T4 Sommaire, au plus tard à la fin de février;
• des déclarations de TPS/TVH une fois par trimestre ou par année, à la fin de chaque période applicable;
• les versements d’impôt sur le revenu et des cotisations au RPC et à l’AE prélevés sur la paie des employés, dont l’échéance est habituellement fixée au 15e jour du mois suivant la période de paie.

Il est important de commencer à préparer vos impôts sur la paie de fin d’année bien avant que l’année ne se termine. Les solutions de traitement de la paie d’ADP aident à tenir des dossiers de paie précis tout au long de l’année, ce qui facilite le respect des échéances et le traitement de la paie de fin d’année.

Liste de vérification pour la dernière paie de l’année courante

La déclaration des impôts sur la paie et la préparation de la paie de fin d’année comportent quelques étapes. Voici ce que vous pouvez faire dès maintenant afin de vous préparer en vue de la fin d’année, avant même de traiter la dernière paie.

1. Vérifiez l’exactitude des renseignements sur l’entreprise.Assurez-vous que les renseignements sur votre entreprise inscrits au dossier aux fins de l’impôt sont exacts. C’est un bon moment pour confirmer votre numéro d’entreprise, ainsi que le nom et l’adresse de votre entreprise, auprès de l’ARC. N’oubliez pas de vérifier aussi vos comptes d’employeur provinciaux.
2. Définissez le cadre de rémunération pour l’année à venir. Lorsque vous préparez le budget de l’année à venir, songez aux augmentations de salaire prévues pour vos employés. Les montants précis dépendent des lois en vigueur (par exemple le salaire minimum ou les seuils salariaux) et de ce que vous pouvez vous permettre en fonction de la rémunération actuelle des employés et des impôts sur la paie.
3. Évaluez les primes et les incitatifs de fin d’année. Certaines entreprises choisissent d’offrir des primes à la fin de l’année. Les primes peuvent être imposables, mais il est important de savoir à quel moment prélever l’impôt.
4. Informez les employés au sujet des avantages inutilisés. Il est possible que certains avantages que les employés ont gagnés ou auxquels ils ont cotisé expirent à la fin de l’année. Passez en revue les politiques de votre entreprise au sujet de ces avantages et informez les employés en conséquence. Ces avantages peuvent comprendre des vacances, des congés de maladie et des congés pour raisons personnelles. Vérifiez si les jours inutilisés peuvent être reportés selon vos politiques et les règlements pertinents.

Cette approche proactive en matière de paie contribue à assurer la conformité aux exigences réglementaires et une transition plus facile vers la nouvelle année.

Liste de vérification pour la première paie de la nouvelle année

Même si vous pouvez exécuter à l’avance une grande partie de votre liste de vérification pour la paie de fin d’année, vous devez effectuer plusieurs étapes importantes après le traitement de la dernière période de paie de l’année. Une fois que vous avez terminé la dernière paie de l’année, effectuez les actions essentielles ci-dessous.

1. Passez en revue les revenus et les avantages des employés. Avant de clore votre paie pour l’année courante, vérifiez attentivement l’exactitude des renseignements sur tous les employés et l’entreprise. Faites la somme du salaire, des retenues d’impôt et des avantages cumulés de chaque employé pour l’ensemble de l’année, et préparez des sommaires en vue de la production des déclarations de fin d’année de votre entreprise. Calculez notamment les avantages imposables, comme les congés pour raisons personnelles, les congés de maladie, le remboursement des frais de scolarité, les véhicules de l’entreprise ou les options d’achat d’actions, qui sont habituellement inclus dans les revenus de l’employé. Assurez-vous que tous les avantages imposables sont déclarés avec exactitude dans les revenus des employés.
2. Distribuez les feuillets T4 à tous les employés. Après le traitement de la dernière paie, vous devez préparer et distribuer les feuillets T4 de vos employés. Le feuillet T4 résume le revenu d’emploi et les retenues pour l’année. Vous avez la responsabilité de vous assurer que les employés reçoivent leurs feuillets T4 (ou qu’ils peuvent les télécharger) au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante.
3. Transmettez les feuillets d’impôt de fin d’année à l’ARC et versez les impôts dus. En plus de respecter les échéances de paie, vous devez vous assurer de payer à temps tous les impôts dus pour l’année. Si votre déclaration de revenus de fin d’année indique que votre entreprise doit des impôts, vous devez généralement faire ces paiements par voie électronique, par l’intermédiaire du portail Mon dossier d’entreprise de l’ARC. Prenez note que les sociétés doivent respecter des dates limites particulières pour la production de leurs déclarations. La plupart des déclarations de revenus sont exigées six mois après la fin de l’exercice, tandis que le paiement des impôts dus doit être versé selon les lignes directrices de l’ARC.
4. Établissez un calendrier de paie stratégique pour l’année à venir. Lorsque vous avez terminé de traiter la paie de l’année courante, prenez le temps de vérifier et de modifier votre calendrier de paie pour l’exercice à venir. Assurez-vous que les dates de fin des périodes de paie et les dates des paiements trimestriels ne coïncident pas avec des jours fériés ou des fins de semaine, ce qui pourrait empêcher le traitement en temps opportun. Apportez les modifications nécessaires à votre calendrier et élaborez un plan de paie pour la nouvelle année.
5. Vérifiez les changements apportés aux taux de salaire minimum provinciaux/territoriaux applicables. Les provinces et les territoires du Canada peuvent revoir leurs taux de salaire minimum en fonction de l’inflation continue et des conditions économiques qui ont une incidence sur les travailleurs et les entreprises. N’oubliez pas de tenir compte de ces changements lorsque vous déterminez la rémunération des employés pour l’année à venir.

Foire aux questions

En quoi consiste la fin de l’année de paie?

La fin de l’année de paie désigne le dernier trimestre de l’année civile et le premier trimestre de l’année suivante. Cette période est particulièrement mouvementée au sein des services des RH et de la paie, car ils doivent remplir diverses obligations financières et fiscales conformément aux lois locales, provinciales et fédérales du Canada.

En règle générale, ces responsabilités comprennent le calcul des impôts à payer et des retenues, la vérification et la production des déclarations de revenus et la préparation en vue des changements à venir dans les règlements fiscaux locaux, provinciaux ou fédéraux.

Qu’est-ce que le traitement de la paie de fin d’année?

Le traitement de la paie de fin d’année implique le versement de tous les paiements d’employés pour l’année, la vérification de vos données de paie et la finalisation de tous les rapports à transmettre à l’ARC.

En savoir plus

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Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse du processus de traitement de la paie de fin d’année et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.