Comment créer une politique sur les présences

Élaborer une politique sur les présences claire et équitable est essentiel pour les employeurs canadiens qui souhaitent favoriser la responsabilité, réduire l’absentéisme et assurer le bon déroulement de leurs activités. Une politique sur la présence des employés bien élaborée définit des attentes, indique les procédures à suivre et aide les employeurs à gérer les heures et les présences d’une manière juste et légale. Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou un professionnel des RH, le présent guide présente les éléments clés d’une politique liée au milieu de travail adaptée à l’environnement de travail canadien.

Qu’est-ce qu’une politique sur les présences?

Une politique sur les présences, aussi appelée « politique sur la présence des employés », est un document qui définit les attentes de votre entreprise en matière de ponctualité, d’horaires de travail et de procédures relatives aux congés. Elle explique comment les absences, les retards et les départs prématurés sont suivis et gérés. Au Canada, une politique conforme sur les présences au travail tient également compte des lois sur le travail applicables, des droits en matière de congé de maladie payé et des congés avec protection de l’emploi en vertu des normes d’emploi fédérales, provinciales ou territoriales.

Pourquoi une politique sur la présence des employés est-elle importante?

Une politique sur la présence des employés est essentielle pour maintenir la productivité, réduire les conflits d’horaire et assurer une gestion uniforme de l’absentéisme. Elle peut aider à favoriser l’équité au sein de l’équipe, à réduire les perturbations du service à la clientèle et de la production et à maîtriser les coûts en limitant le recours aux heures supplémentaires et le besoin de recruter du personnel temporaire. Une politique bien élaborée veille également au respect des lois canadiennes sur le travail et fournit un cadre clair pour la gestion des conflits et l’application de mesures disciplinaires au besoin.  

Comprendre les exigences de base d’une politique sur les présences

Avant de rédiger votre politique sur les présences, il peut être utile de bien comprendre les termes les plus courants en ce qui a trait à la présence au travail :

• Retard : Fait d’arriver en retard au travail ou de revenir trop tard d’une pause
  
  
• Absentéisme : Absences fréquentes ou non motivées
  
  
• Non-présentation au travail : Fait de ne pas se présenter au travail, sans préavis
  
  
• Congé avec protection de l’emploi : Absences légalement protégées en vertu de la Loi sur les normes d’emploi (LNE) :
  
  
• Congés rémunérés : Comprend les jours de vacances, les jours de congé de maladie et les congés pour raisons personnelles

Chaque terme doit être défini clairement dans votre politique, afin d’éviter les mécompréhensions.  

Comment élaborer une politique sur les présences : marche à suivre

Suivez les étapes ci-dessous pour rédiger une politique sur les présences au travail, la communiquer au personnel et la tenir à jour :

1. Définir les besoins de votre entreprise : Prenez en compte la nature de vos activités. Quelle approche conviendrait le mieux? Des horaires stricts, une planification des quarts de travail ou des horaires flexibles? Votre politique doit refléter la réalité de votre milieu de travail.


2. Vérifier les normes d’emploi fédérales, provinciales ou territoriales qui s’appliquent : En fonction de votre territoire de compétence, veillez au respect des exigences relatives aux congés avec protection de l’emploi, aux congés de maladie payés, aux droits aux vacances et à la tenue de dossiers.


3. Établir les attentes de façon claire : Précisez les heures de début et de fin, la durée des pauses, les procédures de notification en cas de retard ou d’absence et la manière dont les changements de quarts de travail doivent être gérés.
   
   
4. Décider comment gérer les absences planifiées : Précisez ce qui est considéré comme une absence non motivée ou une non-présentation au travail et comment elles sont consignées ou gérées.


5. Établir un processus de demande de congé : Définissez en détail quand et comment les employés doivent demander des jours de vacances, des congés pour raisons personnelles ou des congés autorisés et au moyen de quelle méthode (p. ex., par courriel ou au moyen d’une application).
   
   
6. Choisir une méthode de suivi : Déterminez si vous utiliserez une méthode de suivi manuelle, des feuilles de calcul ou un logiciel de suivi des heures et des présences pour consigner les heures et les absences.


7. Prévoir des mesures disciplinaires et des conséquences : Indiquez les étapes de la prise de mesures disciplinaires progressives, tout en permettant de la flexibilité et des accommodements au besoin.
   
   
8. Communiquer clairement la politique : Ajoutez la politique à votre manuel de l’employé, passez-la en revue pendant l’intégration et rendez-la accessible sur le portail des RH ou un lecteur partagé.


9. Former vos gestionnaires : Offrez aux superviseurs la formation et les outils nécessaires à une mise en œuvre équitable de la politique. Apprenez-leur à consigner les problèmes d’absences et à reconnaître les situations où des accommodements peuvent être nécessaires.


10. Réviser et mettre à jour la politique régulièrement : Actualisez votre politique annuellement ou après tout changement aux lois sur le travail ou en fonction des besoins de votre entreprise ou de la rétroaction des employés, afin d’en assurer la pertinence et la conformité continues.

Veillez à ce que votre politique cadre avec la réglementation provinciale ou territoriale, particulièrement en ce qui a trait aux congés de maladie payés ou aux congés avec protection de l’emploi, conformément aux normes d’emploi. Rester conforme peut s’avérer complexe, surtout lorsque votre équipe grandit ou mène ses activités dans plusieurs provinces. Une solution de gestion des heures et des présences peut vous aider à automatiser le suivi, à signaler des problèmes de conformité potentiels et à assurer une application uniforme de la politique. Pour davantage d’assurance, envisagez de consulter un conseiller juridique ou de travailler avec un partenaire de RH qui examinera votre politique sur les présences. 

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Meilleures pratiques à considérer lors de l’élaboration de votre politique sur les présences

Pour renforcer votre politique sur la présence des employés, gardez ces meilleures pratiques à l’esprit :

• Faire preuve de cohérence : Appliquez les règles de façon égale pour tous les rôles et dans tous les services.
  
  
• Rester flexible : Prévoyez des options pour le travail à distance ou des horaires flexibles lorsque possible.
  
  
• Soutenir le bien-être des employés : Encouragez les employés à prendre congé lorsque nécessaire.
  
  
• Utiliser un système de points (au besoin) : Faites le suivi des absences et des retards et consignez-les clairement en établissant des périodes glissantes en matière de responsabilité.
  
  
• Consigner les renseignements : Tenez des registres des absences, des avertissements et des accommodements pour vous protéger et protéger les employés. 

Modèle et exemples de politique sur les présences

Pour élaborer une politique sur les présences, vous devez d’abord établir vos attentes, consigner les procédures et veiller à ce que la politique soit conforme aux lois sur le travail du Canada. Vous trouverez ci-dessous un modèle personnalisable de politique sur la présence des employés que vous pouvez adapter en fonction des besoins de votre entreprise. Ce modèle est conçu pour les petites et moyennes entreprises canadiennes et peut être adapté en fonction de la taille de votre équipe, du milieu de travail ou de la réglementation provinciale.

Modèle de politique sur la présence des employés

Assurez-vous d’inclure, en plus des sections ci-dessous, une date d’entrée en vigueur et à qui s’applique la politique (par exemple, tous les employés, les employés à temps plein ou ceux à temps partiel).

Comment améliorer l’assiduité des employés

Si l’absentéisme devient récurrent dans votre lieu de travail, envisagez la mise en œuvre de stratégies proactives pour en déterminer les causes profondes :

• Restez à l’affût des problèmes d’épuisement professionnel ou liés au moral du personnel en tenant régulièrement des rencontres individuelles.
  
  
• Offrez de la flexibilité en permettant les horaires hybrides, les échanges de quarts de travail ou les congés pour raisons personnelles.
  
  
• Mettez à jour les politiques de congés rémunérés pour vous assurer qu’elles cadrent avec les besoins des employés.
  
  
• Favorisez l’engagement du personnel en offrant des programmes de reconnaissance ou des ressources pour le bien-être.
  
  
• Montrez aux gestionnaires comment gérer les problèmes d’absentéisme avec empathie et cohérence. 
  

Mesures disciplinaires

Même en ayant en place une politique claire sur les présences, les employés peuvent avoir de la difficulté à répondre aux attentes. Il est important de gérer les manquements à la politique avec rapidité et cohérence. Une approche axée sur les mesures disciplinaires progressives, commençant par des avertissements verbaux, suivis d’avertissements écrits et, au besoin, d’une cessation d’emploi, aide à assurer l’équité et la transparence. Toute mesure disciplinaire doit être consignée et fondée sur une preuve claire, comme les renseignements consignés dans les registres de présences ou les notes du gestionnaire. Les employeurs doivent également tenir compte de la situation de chaque personne, comme les problèmes médicaux ou les urgences familiales, avant d’appliquer une mesure disciplinaire. L’utilisation d’un logiciel de gestion des heures et des présences peut simplifier la tenue de dossiers et assurer la conformité lorsque vous mettez en œuvre votre politique sur les présences. Consultez toujours l’équipe des RH ou un conseiller juridique pour veiller à ce que les mesures disciplinaires soient conformes aux normes d’emploi provinciales.   

Comment un logiciel de gestion des heures et des présences des employés peut vous aider à améliorer l’assiduité

Gérer les présences manuellement peut prendre beaucoup de temps et entraîner des erreurs. Un logiciel de gestion des heures et des présences peut aider les employeurs canadiens à faire ce qui suit :

• Effectuer le suivi des retards, des absences et des heures de travail en temps réel
  .
• Produire des rapports pour détecter les tendances et régler les problèmes dès le départ
  .
• Permettre aux employés de demander des congés ou d’échanger des quarts de travail facilement
  .
• Satisfaire aux obligations de conformité relatives aux lois sur le travail provinciales et fédérales .

Intégrés aux systèmes de paie, ces outils aident également à simplifier le traitement des indemnités de jour férié, des heures supplémentaires et des droits aux congés.

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Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse des politiques sur les présences et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP. Veuillez consulter votre conseiller juridique.