Suivi des congés rémunérés

Inclure des congés rémunérés dans la rémunération peut constituer un incitatif solide au recrutement et à la conservation du personnel. ADP Research a constaté que 39 % des employés seraient satisfaits d’obtenir un congé supplémentaire si leur employeur ne pouvait pas leur accorder d’augmentation de salaire ou de prime.¹

Pourtant, même si la conciliation travail-vie personnelle est essentielle, la gestion des congés rémunérés peut s’avérer fastidieuse si l’on ne dispose pas des bons outils. Les employeurs pourraient passer beaucoup de temps à surveiller les cumuls et à répondre aux demandes des employés. Avant de mettre en place une politique de congés rémunérés, explorez les solutions de suivi des cumuls.

Qu’est-ce que le suivi des congés rémunérés?

Le suivi des congés rémunérés est une fonction complémentaire à de nombreuses solutions de gestion des heures et des présences qui permet de suivre les moments où les employés prennent des vacances, des congés personnels, des congés de maladie ou d’autres congés payés. Avec un outil de congés rémunérés, les calculs sont effectués automatiquement selon la politique de congés rémunérés de l’employeur.  

Comment fonctionne un logiciel de suivi des congés rémunérés?

Le suivi des congés rémunérés est simple grâce aux solutions logicielles. Les flux de travaux fonctionnent habituellement comme suit :

1. Le logiciel de suivi des congés enregistre automatiquement les congés rémunérés au fur et à mesure que les employés les accumulent, conformément à la politique de l’employeur.
2. Les employés font une demande de congé, par exemple de vacances, de congé de maladie ou de congé personnel.
3. Les gestionnaires reçoivent des notifications pour approuver ou rejeter la demande.
4. Le logiciel de suivi des congés rémunérés soustrait automatiquement les absences approuvées du solde de cumul.

Pourquoi est-il important d’effectuer le suivi des congés des employés?

Le suivi des congés des employés peut contribuer à améliorer l’efficacité de la main-d’œuvre, la gestion du personnel et la communication. Parfois, le logiciel peut également être adapté aux besoins précis de l’entreprise.

Aide à améliorer l’efficacité

Le suivi des congés des employés à l’aide d’un logiciel Web de suivi permet aux travailleurs de consulter leurs soldes à jour et de demander des congés à partir de n’importe où et à n’importe quel moment. Ce libre-service permet de s’assurer que les spécialistes de la paie ne sont pas accablés par la tenue quotidienne des dossiers et le flux constant de demandes concernant les congés rémunérés.

Aide à améliorer la gestion du personnel

Les employeurs peuvent exiger que les employés demandent leurs congés rémunérés à l’avance ou qu’ils les déclarent après les avoir pris. Quoi qu’il en soit, un système de suivi des congés rémunérés peut aider à faire respecter les règles régissant la durée des congés et leur échelonnement. Si les employés tentent d’enregistrer plus de congés rémunérés que ce qui est autorisé, le système les avertit automatiquement ainsi que leurs supérieurs. L’application précise de la politique permet aux employeurs de prendre des décisions en matière de planification, ce qui contribue à améliorer les plans d’affectation du personnel.

Aide à améliorer la communication grâce à des notifications de flux de travaux

Un outil de suivi des congés peut envoyer automatiquement des notifications, des rappels et des alertes en fonction des paramètres définis par l’employeur. Par exemple, un superviseur peut recevoir une alerte concernant un nombre excessif de congés, ou les employés peuvent être informés d’un solde de congés rémunérés qui doit être pris pour ne pas être perdu.

Aide à prévenir les erreurs de paie

Les solutions de gestion des heures et des présences peuvent refléter avec précision les congés rémunérés sur les fiches de présence des employés, ce qui simplifie les processus de gestion de la paie. Les politiques relatives aux congés peuvent être configurées lors de l’implantation afin d’aider l’employeur à simplifier la conformité aux exigences législatives. 

Quelles sont les fonctions d’un logiciel de suivi des congés rémunérés?

Le logiciel de gestion des heures et des présences doté d’un module complémentaire pour le cumul des congés rémunérés peut prendre en charge les éléments suivants :

• Soldes de congés en temps réel et notifications – simplifient les rapports sur les obligations en matière de congés rémunérés et permettent aux gestionnaires d’accorder ou de refuser des demandes de congés en fonction d’informations en temps réel.
• Libre-service en ligne – libère les services de ressources humaines pour leur permettre de se consacrer à des initiatives plus stratégiques et contribue à améliorer la productivité des employés.
• Calcul automatique, suivi et tenue des dossiers – permettent d’améliorer la précision et de réduire les litiges liés aux congés rémunérés.
• Notification des flux de travaux – contribuent à améliorer la productivité en permettant aux employeurs d’être plus proactifs par rapport à la détection et la prévention de l’utilisation abusive des congés rémunérés. 
• Profils de cumul configurables – grâce à sa configuration, le système peut être rapidement modifié par les employeurs pour s’adapter aux changements législatifs relatifs aux congés rémunérés. 

Comment choisir le meilleur outil de suivi des congés rémunérés?

Pour choisir le meilleur outil de suivi des congés rémunérés en fonction de vos besoins, n’oubliez pas les facteurs ci-dessous afin de vous assurer que l’outil répond aux besoins de l’entreprise.

• Caractéristiques et fonctionnalités – types de congés pris en charge, politiques personnalisées, flux de travaux d’approbation, intégration avec le logiciel de paie, accès mobile, notifications
• Facilité d’utilisation pour le personnel – processus d’intégration, possibilité d’adaptation au fil de la croissance de l’entreprise
• Besoins en matière de sécurité et de conformité – droit du travail, sécurité des données d’employés, contrôles basés sur les rôles
• Prix – coûts cachés, essais et démonstrations
• Intégration avec les outils existants – paie, ressources humaines
• Rapports et analyses – prévisions, analyse des tendances
• Niveau de soutien du fournisseur – formation, aide à l’intégration, centre de soutien
• Accessibilité et soutien au travail à distance – infonuagique, adaptation aux équipes internationales, fuseaux horaires, jours fériés
• Personnalisation et flexibilité – adaptation des politiques à la culture de l’entreprise, préférences en matière de personnalisation
•  Rétroaction et réputation – bogues connus, avis de tiers sur le logiciel 

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’un congé rémunéré?

Un congé rémunéré est le temps que les employés peuvent prendre en dehors de leur travail tout en étant rémunérés par leur employeur. Ces congés peuvent être utilisés pour des vacances, des jours de maladie, des motifs personnels ou autres. De nombreux employeurs offrent cet avantage parce qu’il a un effet positif sur le moral des employés, permet d’attirer et de retenir des talents et améliore la gestion du personnel.

Quels sont les différents types de politiques en matière de congés rémunérés?

Les politiques sur les congés rémunérés varient en fonction de la taille de l’entreprise, de sa culture et de ses besoins en matière de conformité. Chacune peut avoir des méthodes de cumul, des conditions d’utilisation et des critères d’admissibilité différents.  

• Politiques de cumul : les congés sont obtenus au fil du temps en fonction du temps travaillé par l’employé
• Politiques illimités : les employés peuvent prendre autant de congés rémunérés que nécessaire, à condition que leurs responsabilités professionnelles soient bien gérées
• Politiques forfaitaires : les employés disposent d’un nombre déterminé de congés
• Congés de maladie : un nombre de jours pouvant être utilisés en cas de maladie
• Congés pour raisons personnelles : congés pour des raisons personnelles qui ne font pas partie des congés de maladie ou des vacances
• Congés mobiles : jours supplémentaires que les employés peuvent prendre à leur discrétion, souvent utilisés pour des raisons personnelles ou religieuses
• Congé parental : congé pour les nouveaux parents afin de s’occuper de leur nouveau-né ou de leur enfant nouvellement adopté 
• Congé de deuil : congé pour permettre aux employés de faire le deuil d’un être cher 

Comment puis-je mettre en place mon système de suivi des congés rémunérés?

Les fournisseurs de logiciels de gestion des heures et des présences travaillent généralement avec leurs clients pour configurer la solution en fonction de leurs politiques précises en matière de congés rémunérés et des exigences législatives. Par exemple, si l’employeur fournit de telles informations, le système peut suivre les congés rémunérés différemment en fonction du rôle ou du lieu de travail de l’employé.

Une petite entreprise devrait-elle utiliser un logiciel de suivi des congés rémunérés?

Les employeurs qui proposent des congés rémunérés et qui souhaitent gagner du temps et économiser des ressources devraient investir dans une solution logicielle. Ces systèmes calculent automatiquement les heures accumulées et fournissent des soldes actualisés à la minute près, ce qui permet aux employeurs de prendre de meilleures décisions lorsqu’ils répondent à des demandes de congés. Les outils de suivi des congés des employés peuvent également améliorer la productivité, l’application des politiques en matière de congés et la communication entre les gestionnaires et leurs subordonnées directs.

Les solutions de gestion des heures et des présences d’ADP simplifient le suivi des congés rémunérés en automatisant les cumuls, les approbations et les soldes, ce qui permet de réduire les erreurs manuelles et la charge administrative. Grâce à l’intégration harmonieuse du système de gestion de la paie, les employeurs peuvent gérer les demandes de congés tout en payant leurs employés avec précision. En savoir plus sur la gestion du temps des employés en toute simplicité.