La Fondation canadienne du rein, ancrée au cœur du Québec, est un organisme sans but lucratif qui se consacre à l’accompagnement des personnes touchées par une maladie du rein. Avec un travail essentiel à accomplir, la Fondation s’appuie sur des processus opérationnels rigoureux pour assurer le bon déroulement de ses activités. Nul ne le sait mieux que Marianne Palumbo, gestionnaire de la paie et des avantages sociaux, qui fait face à des défis uniques liés à la conformité régionale, à une main-d’œuvre bilingue et à de multiples processus manuels.
”La gestion de la paie au Québec est singulière. Elle doit respecter des règlements précis qui ne cadrent pas toujours avec la réglementation en vigueur ailleurs au Canada. Le fait qu’il y ait une équipe de soutien locale pour le Québec s’est avéré inestimable pour nous. ADP comprend la réglementation propre au Québec et nous aide à gérer les aspects fiscaux et de la paie du Québec pour assurer notre conformité à cette réglementation.” Marianne Palumbo, gestionnaire de la paie, La Fondation canadienne du rein
Marianne Palumbo,
La Fondation canadienne du rein
Défis opérationnels
- Les processus manuels sur papier étaient chronophages et exigeants sur le plan de la maind’œuvre.
- Les rapports étaient limités et peu fiables pour orienter les décisions stratégiques de l’organisation.
- La conformité interprovinciale et la main-d’œuvre bilingue ont posé des défis uniques nécessitant des connaissances et un soutien adaptés en français et en anglais.
Ce qu’ADP a fait pour aider
- De l’implantation à la gestion continue des comptes, Marianne et La Fondation canadienne du rein étaient assurées que chaque membre de l’équipe, peu importe son lieu de travail, bénéficierait d’un excellent soutien dans la langue de son choix, grâce aux associés bilingues d’ADP et aux fonctionnalités d’ADP Workforce NowMD disponibles dans les deux langues.
ADP Solutions
- ADP Workforce Now
Expertise locale et soutien bilingue
Le parcours de la Fondation canadienne du rein avec ADP a commencé en 2015. « Nous voulions simplifier le traitement de notre paie et la gestion de nos RH, et avec l’aide de votre équipe de soutien à l’implantation attitrée, nous avons connu une transition harmonieuse. C’était formidable », a indiqué Marianne.
Ce soutien ne s’est pas limité à l’implantation. Selon Marianne, ADP, qui compte des bureaux à l’échelle du Canada, y compris au Québec, a su se démarquer grâce à sa présence au Québec et aux capacités bilingues de son centre de service. Elle a indiqué :
« La gestion de la paie au Québec est singulière. Elle doit respecter des règlements précis qui ne cadrent pas toujours avec la réglementation en vigueur ailleurs au Canada. Le fait qu’il y ait une équipe de soutien locale pour le Québec s’est avéré inestimable pour nous. ADP comprend la réglementation propre au Québec et nous aide à gérer les aspects fiscaux et de la paie du Québec pour assurer notre conformité à cette réglementation. »
De plus, les membres francophones de La Fondation canadienne du rein peuvent communiquer dans la langue de leur choix, une option qui est non seulement inclusive, mais qui permet également de rendre les processus plus fluides.
« Je crois que nos employés du Québec apprécient le fait de pouvoir consulter leur compte de paie d’ADP en français ou en anglais. C’est aussi génial pour les spécialistes d’être en mesure de communiquer dans la langue dans laquelle ils se sentent le plus à l’aise. Le spécialiste et le représentant du service à la clientèle d’ADP peuvent ainsi répondre aux questions de manière rapide et précise. Je crois qu’il est important, plus particulièrement pour les organisations du Québec, qu’ADP offre un service à la clientèle dans les deux langues officielles. »
Transformation des processus de gestion des heures et des présences
Avant de recourir aux services d’ADP, la gestion des heures et des présences de La Fondation canadienne du rein était entièrement manuelle et reposait sur un système papier qui exigeait de nombreuses étapes et beaucoup de temps avant de pouvoir téléverser les données dans le système de traitement de la paie.
Les modules de gestion des heures et des présences et de gestion des congés d’ADP ont contribué à révolutionner la façon dont Marianne et son équipe gèrent la main-d’œuvre dans plusieurs provinces, en particulier lorsqu’il est question d’assurer le respect des politiques de conformité régionales à l’échelle du pays.
« La transition des fiches de présence et des calculs d’indemnités de jour férié manuels aux systèmes automatisés d’ADP nous a permis de gagner un nombre incalculable d’heures », a indiqué Marianne. « Et le fait qu’en un simple clic, ADP puisse calculer les heures de jour férié de la Colombie-Britannique et intégrer les heures travaillées pour nous est extrêmement utile. »
Les employés apprécient également la visibilité qu’offre le module de gestion des heures et des présences. Selon Marianne, « les employés aiment le fait de pouvoir planifier leurs congés et voir combien d’heures ils ont cumulées. C’est d’une aide considérable pour la planification, tant pour l’entreprise que pour les employés. »
Des rapports fiables et des fonctionnalités flexibles
Avant de recourir aux services d’ADP, Marianne pouvait qualifier ses fonctionnalités d’établissement de rapports en un mot : « limitées ». Maintenant, grâce aux fonctionnalités d’établissement de rapports flexibles d’ADP, elle estime avoir accès à des données précieuses et pouvoir gérer et rectifier facilement la paie selon les besoins.
« Grâce à la possibilité de prévisualiser les redressements de la paie et d’accéder à des rapports exhaustifs, notre processus de traitement de la paie est plus flexible et éclairé que jamais », a indiqué Marianne
Des processus simplifiés générant des économies de temps
La Fondation canadienne du rein est une organisation sans but lucratif très occupée : les employés préféreraient consacrer chaque minute de la journée à promouvoir la santé rénale. Par conséquent, chaque minute économisée sur les tâches administratives est grandement appréciée. Avec ADP, Marianne a constaté que les employés et les gestionnaires ont gagné du temps et peuvent se concentrer sur leurs tâches principales.
« Nous passions auparavant une demi-journée à coder la paie – maintenant, elle est simplement importée. Lorsque vient le temps de demander des congés, les employés soumettent leurs demandes, et les gestionnaires peuvent les approuver en un clic. Toutes nos équipes épargnent du temps, ce qui nous aide tous à nous concentrer sur ce qui importe le plus pour notre organisation, La Fondation canadienne du rein, et les nombreuses familles que nous soutenons. »
