Adex Systems est un chef de file canadien spécialisé dans la fabrication d’enduits architecturaux de haute qualité. Comptant des établissements dans quatre provinces, Adex s’est forgé une solide réputation non seulement en répondant aux besoins novateurs des professionnels de la construction du Canada, mais également en étant un employeur de premier plan — une entreprise soucieuse de soutenir son personnel épanoui et grandement engagé
Caroline Dupont, chef des services financiers chez Adex, supervise les finances et l’administration, et possède aussi des connaissances approfondies en paie et en RH. Elle a reconnu que sans système d’information en ressources humaines (SIRH) intégré et automatisé, les employés ne bénéficiaient pas d’une expérience efficace en matière de paie et de RH. Caroline a aussi constaté que le processus décisionnel de l’équipe de direction d’Adex serait mieux soutenu par des données de paie et de RH en temps réel et précises. C’est à ce moment que David Bao, chef de l’exploitation, et elle-même ont décidé qu’Adex Systems devait améliorer ses processus de RH et de paie, sans toutefois augmenter le nombre d’employés. C’est pourquoi ils ont opté pour ADP Workforce NowMD Services complets
While we were interested in the tangible benefits from a leading payroll and HR platform, where we’ve benefited most is with the intangible benefits, such as the advice that only an HR professional can bring to the workplace.
David Bao,
Chief Operating Officer
Adex Systems
Défis opérationnels
- Adex ne disposait pas des processus de RH et de paie automatisés et intégrés nécessaires pour offrir à son personnel le soutien personnalisé dont il avait besoin.
- Adex souhaitait améliorer le service des RH sans embaucher d’autres employés.
- Adex n’avait pas de SIRH bilingue, ce qui entraînait des retards fréquents dans les processus de RH essentiels et occasionnait de la frustration chez les gestionnaires et les employés.
Ce qu’ADP a fait pour aider
- En s’appuyant sur l’expertise de professionnels en RH, la technologie et les processus établis offerts avec ADP Workforce Now Services complets, Adex a établi son propre service de RH. Cette équipe est soutenue uniquement par les ressources d’ADP, ce qui a non seulement amélioré la manière dont Adex appuie ses employés, mais a également permis d’accéder à une gamme de services de RH et de paie de premier ordre.
ADP Solutions
- ADP Workforce Now Comprehensive Services
Une orientation stratégique axée sur l’amélioration des RH
« Nous étions toujours à la traîne en ce qui concerne les RH », a indiqué David. Après une revue stratégique, il ne faisait aucun doute qu’il s’agissait d’un problème important à régler pour Adex, pas seulement dans le présent, mais aussi pour l’avenir. « Nous voulions prendre de l’avance sur le plan des RH et être sûrs qu’au fil de notre évolution, notre équipe des RH et du service de paie appuierait cette croissance. »
Grâce à ADP Workforce Now Services complets, Caroline et David ont créé un service de RH complet et évolutif, harmonisé avec leurs objectifs stratégiques et leur permettant de se concentrer sur la réalisation d’initiatives de RH qui ont eu une incidence directe sur la satisfaction et la productivité des employés au quotidien.
Des fonctionnalités bilingues
Puisque la main-d’œuvre de l’entreprise est bilingue, Caroline et David sont pleinement conscients de l’importance de disposer de fonctionnalités en anglais et en français. Leurs expériences passées les avaient toutefois rendus quelque peu hésitants. « Nous avons connu de nombreuses situations où le matériel était clairement développé dans une langue, mais pas dans l’autre. Cela peut souvent amener les employés à se sentir méprisés, mal compris ou exclus », a expliqué David.
Toutefois, les choses sont différentes avec ADP et, selon Caroline, les fonctionnalités bilingues d’ADP sont essentielles à la réussite des employés. « Il est tellement important que les employés obtiennent de l’aide dans la langue de leur choix – la langue avec laquelle ils sont le plus à l’aise, a indiqué Caroline. Nous pouvons maintenant leur offrir ce soutien. »
Gérer la conformité au projet de loi 96
Le projet de loi 96, également connu sous le nom de Loi 14, est une législation importante du Québec qui exige que certains documents et communications destinés aux employés soient fournis en français. Cela comprend les communications écrites, les contrats des employés, le matériel de formation, et plus encore. Les entreprises qui ne respectent pas ces exigences peuvent se voir imposer des amendes substantielles, en fonction de la gravité de la violation et du nombre d’infractions.
Les Services complets d’ADP ont été déterminants pour aider Adex Systems à se conformer au projet de loi 96 en offrant du matériel et des documents essentiels en anglais et en français. Cela permet de veiller à ce que les employés du Québec, en particulier ceux qui ne maîtrisent pas l’anglais, reçoivent les renseignements importants dans la langue qu’ils privilégient. En offrant un accès aux évaluations de rendement, aux bordereaux de paie et au matériel de formation en français, non seulement ADP appuie la conformité d’Adex, mais elle favorise également un environnement de travail plus inclusif qui améliore la communication et la compréhension parmi tous les employés.
Amélioration de l’accessibilité pour les employés
Outre les fonctionnalités bilingues, le SIRH d’ADP a complètement changé la donne pour les gestionnaires et les employés d’Adex. « Les employés peuvent tout voir sur la plateforme : les demandes de congé, les approbations de fiches de présence, tout y est, a indiqué Caroline. Bon nombre de nos employés sont sur la route, et ils aiment pouvoir réaliser ces tâches à partir de leurs appareils mobiles. » Les gestionnaires en tirent également des avantages. La plateforme d’ADP leur donne accès aux données de paie et de RH dont ils ont besoin, pour que les tâches puissent être réalisées de façon plus efficace et rapide.
Tranquillité d’esprit en matière de conformité
Lorsqu’il est question de conformité, Caroline apprécie la paix d’esprit que lui procure ADP. « Nous obtenons des mises à jour et des alertes lorsqu’il y a des changements en matière de conformité, ce qui nous évite de devoir vérifier ces renseignements par nous-mêmes. Cela nous enlève tellement de stress », indique-t-elle.
David se sent également soutenu par son équipe de conseillers en RH. « Notre conseillère de direction en RH joue un rôle clé en nous tenant à jour dans les quatre provinces où nous exerçons nos activités. Il y a souvent de grandes différences en matière de réglementation entre les provinces, mais elle veille à ce que nous soyons toujours en conformité. »
Un partenariat pour la réussite s
Un des principaux avantages de collaborer avec ADP est la possibilité d’accéder à une équipe d’experts en RH. « Au départ, je croyais que c’était trop beau pour être vrai, mais nous souhaitions que ce ne soit pas le cas, car nous ne sommes pas des experts en RH, a indiqué David. Bien que nous recherchions les avantages tangibles d’une plateforme de paie et de RH de premier plan, ce sont surtout les avantages intangibles dont nous avons le plus tiré parti, comme les conseils que seul un professionnel des RH peut apporter dans le milieu de travail. »
Bénéficiant des conseils des experts d’ADP, Caroline et David estiment qu’Adex fonctionne désormais comme une entreprise de plus grande envergure. En étant exposée aux meilleures pratiques de l’industrie et en ayant accès à des experts en RH pour échanger des idées, Adex est devenue bien plus agile et efficace. «
ADP nous a aidés dans tous les domaines, de la rémunération aux politiques sur la gestion du rendement, et nous a conseillés sur la façon d’optimiser la mise en œuvre de ces plans. Cela nous a permis de mettre en place rapidement des processus sophistiqués et efficaces, nous positionnant pour un succès durable », a indiqué Caroline.
Avec le soutien d’ADP Workforce Now Services complets, Adex gère efficacement les exigences complexes en matière de paie et de RH tout en se préparant à une croissance future. Ce partenariat renforce l’engagement d’Adex à assurer des processus de paie précis et à mettre en place des pratiques de RH novatrices favorisant une équipe engagée, productive et épanouie.
