Communication des changements relatifs aux technologies de RH au sein de votre organisation

par Mary Schafer

L’adoption d’une nouvelle technologie ou solution ne doit pas forcément entraîner une perturbation majeure des activités. Grâce à une communication efficace, vous pouvez donner à vos employés les moyens d’acquérir de nouvelles compétences et de bien s’adapter aux changements en milieu de travail.

Vous avez décidé d’implanter un nouveau système de technologie des ressources humaines (RH), comme un portail de gestion de la paie ou des avantages sociaux. Ou peut-être avez-vous décidé d’ajouter une amélioration à un système existant, comme des fonctions mobiles accrues.

Quel que soit le cas, il est préférable d’amorcer un changement en milieu de travail de façon à provoquer un minimum de perturbations tout en optimisant la compréhension et la productivité des employés. Comment y parvenir? Voici quelques stratégies et pratiques recommandées.

Ayez un plan

Assurez-vous de disposer d’un plan stratégique mis en place plusieurs mois avant le déploiement. Plus vous réfléchirez tôt aux communications et à la gestion du changement, le mieux ce sera. Cela donnera à vos utilisateurs le temps de comprendre les processus et renseignements relatifs au déploiement. Les communications internes doivent être rédigées en fonction de votre plan stratégique et correspondre aux objectifs de votre organisation. Illustrez la situation dans son ensemble en associant les messages à l’image de marque, ainsi qu’à la mission, à la vision et aux valeurs de l’entreprise.

Sachez quels intervenants vous devez atteindre et comment vous comptez communiquer avec eux avant de définir votre plan stratégique. Cela vous aidera à détecter certains des problèmes que vous pourriez rencontrer au cours d’un déploiement, comme des équipes dispersées géographiquement, des barrières linguistiques et des degrés variés de savoir-faire technologique.

Connaissez votre public

Une approche universelle en matière de communication ne fonctionne généralement pas. Votre public peut être composé de dirigeants d’entreprise, d’employés à temps plein, de retraités, de nouveaux employés, d’employés à temps partiel et de gestionnaires d’employés. Vous aurez probablement affaire à une main-d’œuvre multigénérationnelle; vous devrez donc tenir compte de préférences en matière de communication, de styles d’apprentissage et des méthodes de communication appropriées à adopter lorsque vous êtes prêts à transmettre les renseignements relatifs aux changements sur le lieu de travail à toutes les parties.

À mesure que vous préparez ces communications, rédigez des messages clairs et concis qui aideront les employés à comprendre les changements à venir, en plus de leur expliquer comment et pourquoi ces changements pourraient les toucher.

Fournissez des renseignements faciles à assimiler

Évitez d’utiliser des termes techniques ou plus complexes et propres aux ressources humaines dans votre campagne de communication. Au lieu de cela, communiquez au moyen de messages courts, exempts de jargon, et testez-les auprès d’employés à l’extérieur de votre service pour vous assurer que le message est bien reçu. Fournissez à votre public des lectures rapides contenant des renseignements et des conseils exploitables, et ne transmettez à vos employés que les renseignements techniques faciles à assimiler dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.

Dans le cas de matériel plus volumineux, comme les documents relatifs aux options d’avantages sociaux des employés, envisagez d’utiliser un fichier PowerPoint avec narration ou un fichier PDF interactif afin de permettre aux utilisateurs de trouver et de consulter facilement les sujets qui les intéressent.

Pour vous assurer d’atteindre une main-d’œuvre diversifiée, utilisez une combinaison de méthodes de communication afin de diffuser votre message, comme le publipostage, les courriels, les affiches, les balados, les foires aux questions, les appels et les blogues. Tentez de présenter les renseignements de manière intéressante d’un point de vue visuel en ayant recours à l’infographie, à des boîtes de légende ou à de courtes vidéos. Un autre moyen d’attirer l’attention des gens est de demander à un employé de transmettre le message au moyen d’un témoignage au lieu de laisser un représentant des RH diffuser l’information.

Affectez des personnes-ressources aux employés

Les spécialistes des RH seront vraisemblablement responsables du déploiement des changements. Cependant, si votre réseau d’employés est vaste, il se peut que vous deviez faire appel à un groupe supplémentaire de champions du changement pour vous assurer d’atteindre tout le monde. Par exemple, vous pourriez affecter un représentant des RH à chacun de vos emplacements afin d’informer les employés de première ligne.

Vos champions du changement devraient connaître les réponses aux éventuelles questions relatives au déploiement. Assurez-vous que les gestionnaires sont également prêts à aider. Les gestionnaires ne sont pas forcément tenus d’être des experts de vos systèmes et processus de RH, mais ils doivent savoir comment répondre aux questions de base et où diriger les employés souhaitant obtenir de plus amples renseignements.

Veillez à ce que les résultats de votre campagne de communication soient mesurables

Il est essentiel d’assurer le suivi du rendement de votre campagne de communication et tout un éventail de mesures s’offre à vous afin d’y parvenir. Par exemple, vous pouvez faire l’essai d’une mesure relative à l’utilisation du système, qui permet d’établir le nombre d’employés utilisant vos nouveaux systèmes et outils de RH. Selon vos conclusions, vous pouvez chercher de nouvelles façons de renforcer votre message ou d’affiner votre plan.

De plus, il est important de mettre en œuvre une combinaison de mesures vous permettant de mieux évaluer votre portée. Envisagez les sondages et la rétroaction anecdotique comme autres moyens de jauger la progression du déploiement et de favoriser l’engagement des employés. Faites l’essai d’un court sondage en deux ou trois questions afin de découvrir ce qui a fonctionné ou non au cours du déploiement ou sollicitez des suggestions sur la manière dont l’entreprise pourrait s’améliorer à l’avenir.

L’adoption d’une nouvelle technologie ou solution ne doit pas forcément entraîner une perturbation majeure des activités. Grâce à une communication efficace, vous pouvez donner à vos employés les moyens d’acquérir de nouvelles compétences et de bien s’adapter aux changements en milieu de travail.

Assurez-vous que vous (ou votre fournisseur de technologie de RH) avez un plan relatif à la communication de changement.

Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parrainé par ADP.

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