Les employeurs qui consacrent encore trop de temps au traitement de la paie ou qui reçoivent des pénalités fiscales de l’ARC devraient songer à remplacer leurs processus manuels et propices aux erreurs par un service de traitement de la paie pour entreprises. Après tout, le traitement de la paie est un élément vital d’une organisation; par conséquent, les erreurs peuvent être coûteuses.

Que sont les services de traitement de la paie pour entreprises?

Un service de traitement de la paie pour entreprises est une approche en matière de traitement de la paie qui tire pleinement parti de la technologie. Il y a généralement deux différents types de services de traitement de la paie – le logiciel de paie et les services complets de traitement de la paie. Les logiciels disponibles sur le marché allègent certains des fardeaux administratifs associés au traitement de la paie, mais permettent toujours à l’employeur d’en tenir lui-même les rênes. Habituellement, les fournisseurs de services de traitement de la paie, quant à eux, assument les tâches plutôt manuelles, gèrent les exigences relatives à la production de rapports et aident les entreprises à demeurer au fait des modifications réglementaires pouvant avoir une incidence sur la conformité.

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Comment un service de traitement de la paie pour entreprises peut-il aider les entreprises?

Le principal avantage d’un service de traitement de la paie pour entreprises est de permettre aux dirigeants de ces entreprises de consacrer davantage de leurs efforts à des activités de croissance, notamment les ventes et le marketing, le service à la clientèle et le développement de produits. Voici d’autres avantages :

  • Économies de temps
    L’automatisation, une caractéristique commune des services de traitement de la paie pour entreprises, réduit considérablement le temps nécessaire pour effectuer les tâches les plus exigeantes liées au traitement de la paie, comme les calculs, les retenues d’impôt et les versements de salaires. De nos jours, la plupart offrent des interfaces en ligne qui permettent d’entrer une seule fois les renseignements sur les employés, puis de les conserver pour les futurs cycles de paie, réduisant la saisie de données répétitives.
  • Convivialité
    Certains services de traitement de la paie pour entreprises sont plus faciles à maîtriser que d’autres. Les fournisseurs de qualité supérieure proposent généralement des outils d’apprentissage numériques, des démonstrations intégrées au produit et des ressources attitrées à votre compte pour aider les administrateurs de la paie à maîtriser leur produit le plus possible.
  • Commodité
    Les services complets de traitement de la paie pour entreprises fournissent un accès facile aux feuillets d’impôt nécessaires et peuvent prendre en charge la production de déclarations à l’égard des organismes gouvernementaux au nom de l’employeur. Les services qui offrent des options de libre-service des employés peuvent alléger davantage le fardeau administratif des gestionnaires.
  • Exactitude de la tenue des comptes
    Les gouvernements fédéral et provincial ont des exigences différentes quant aux données de paie. Un service de traitement de la paie pour entreprises peut aider à conserver les enregistrements requis aux fins de conformité dans une seule base de données et permet la production de rapports portant sur diverses mesures, y compris les salaires versés, les impôts prélevés et plus encore.

Quelles sont certaines des fonctions d’un service de traitement de la paie pour entreprises?

Un service de traitement de la paie pour entreprises comprend des fonctions administratives de base, comme les calculs du salaire et de l’impôt, et des options à valeur ajoutée pouvant améliorer l’expérience utilisateur. Voici quelques fonctions complémentaires les plus courantes offertes actuellement :

  • Traitement de la paie pour entreprises de toutes tailles
    Puisqu’il est évolutif, le service de traitement de la paie peut convenir aussi bien aux organisations comptant quelques employés qu’à celles employant des milliers de personnes. Une petite entreprise, par exemple, peut se procurer une solution de traitement de la paie en tant que service indépendant et ajouter des fonctions au besoin, tandis qu’une entreprise pourrait acheter une solution complète de gestion du capital humain qui comprend le traitement de la paie.
  • Traitement de l’impôt sur la paie
    Les fournisseurs de services complets de traitement de la paie pour entreprises suivent le rythme de l’évolution de la réglementation afin d’assurer l’exactitude des retenues et des versements d’impôt. Habituellement, ils prennent aussi la responsabilité de remplir tous les documents nécessaires auprès des organismes gouvernementaux dans les délais prescrits.
  • Dépôt direct
    Le dépôt direct demeure le mode de paiement privilégié et peut réduire les coûts liés à la paie d’une entreprise. Les employeurs ayant recours à un service de traitement de la paie pour entreprises peuvent généralement profiter du dépôt direct à condition qu’ils soient en mesure d’approvisionner le compte bancaire et de fournir les numéros d’acheminement de leurs employés.
  • Accès en ligne et gestion
    Les services de traitement de la paie pour entreprises infonuagiques permettent de réduire les coûts liés à l’infrastructure et d’améliorer la sécurité. Le nuage permet également de centraliser les données provenant de plusieurs sources et d’accéder aux renseignements sur la paie sur demande, ce qui simplifie la production de rapports.
  • Libre-service des employés
    Avec un service de traitement de la paie pour entreprises, il est possible que les employés puissent consulter leurs renseignements sur la paie, mettre à jour leurs renseignements personnels et relatifs aux retenues d’impôt, et gérer leurs sélections d’avantages sociaux. De telles fonctions de libre-service améliorent l’engagement des employés et permettent aux gestionnaires n’ayant plus à remplir des demandes de renseignements de gagner du temps.
  • Applications mobiles
    Les services de traitement de la paie pour entreprises accessibles sur les appareils mobiles permettent aux employeurs de traiter la paie et les versements d’impôt par chèque par l’intermédiaire d’une application sur leur téléphone. Lorsque la paie est synchronisée avec la gestion des heures, les employés peuvent également pointer leur arrivée et leur départ et les gestionnaires peuvent approuver les fiches de présence à distance.

Quelles autres fonctions certains services de traitement de la paie pour entreprises offrent-ils?

Les services de traitement de la paie pour entreprises peuvent souvent être intégrés à d’autres programmes, facilitant la gestion de l’administration des RH à grande échelle. Ce réseau d’applications connectées, parfois appelé « solution de gestion du capital humain », peut comprendre les fonctions suivantes :

  • Services de RH
    Les entreprises qui manquent d’expertise en RH ou ne disposent pas d’un service attitré pourraient tirer parti de services de consultation en matière de RH, de services d’assistance, de guides de l’employé, de modèles de description de poste et plus encore.
  • Intégration
    La vérification des antécédents criminels et des compétences peut aider les employeurs à évaluer correctement les candidats. Dès qu’une offre est acceptée, des programmes d’intégration numériques effectuent la transition de candidat à employé de manière fluide.
  • Heures et présences
    En calculant automatiquement le total des heures travaillées des employés, les programmes de gestion des heures peuvent améliorer l’exactitude du traitement de la paie et aider les employeurs à se conformer à la réglementation en matière de salaire et d’heures.
  • Centre d’assistance et soutien
    Selon le fournisseur, les spécialistes de la paie certifiés peuvent être disponibles en tout temps pour répondre aux questions des employeurs et résoudre les problèmes.

Que devraient rechercher les employeurs lorsqu’ils choisissent un service de traitement de la paie pour entreprises?

Lorsqu’ils choisissent un service de traitement de la paie pour entreprises, les employeurs ont tendance à rechercher des fournisseurs qui possèdent une vaste expérience pratique de la technologie intégrée pour fournir des résultats précis en temps opportun. En plus de vérifier la qualité des services fournis, les propriétaires d’entreprise devraient prendre en considération les éléments suivants :

  • Exigences futures en matière de paie
    Les organisations qui prévoient de croître ont généralement besoin d’un service de traitement de la paie pour entreprises qui peut évoluer avec elles et répondre à leurs futurs besoins.
  • Sécurité et confidentialité
    Qu’il s’agisse de plusieurs niveaux de sauvegarde des données ou de mesures relatives à la sécurité physique, les fournisseurs de services de traitement de la paie doivent être capables de protéger les processus d’affaires, l’infrastructure et les données sensibles en tout temps.
  • Plans d’implantation
    Les bons plans d’implantation qui prennent en compte toutes les exigences au préalable − données historiques, mises à niveau de l’infrastructure, etc. − permettent d’éviter les dépenses imprévues et de rendre le traitement de la paie opérationnel plus rapidement.
  • Modèles de service
    L’accessibilité d’une équipe de soutien au quotidien, de conseillers en conformité, de communautés de clients en ligne ou de programmes de défense des produits contribue grandement à l’expérience globale d’un service de traitement de la paie.
  • Réputation de l’entreprise
    Les fournisseurs de traitement de la paie pour entreprises fiables ont tendance à avoir une longue tradition de propriétaires stables, de résultats financiers transparents et d’évaluations supérieures par les pairs.

Pourquoi choisir ADP pour les services de traitement de la paie pour entreprises?

ADP offre des services de traitement de la paie pour entreprises parmi les plus rapides, conviviaux et complets sur le marché. Voici ce à quoi les employeurs peuvent s’attendre de notre service de traitement de la paie pour entreprises :

  • Calculs du salaire et de l’impôt automatisé
  • Aide de la part d’experts en ce qui concerne la conformité aux règlements
  • Fonctions mobiles de traitement de la paie accessibles en tout temps et de n’importe où
  • Applications libre-service conviviales pouvant augmenter la productivité
  • Intégrations simples avec la gestion des heures, les avantages sociaux et d’autres services de RH 

En savoir plus sur les offres groupées pour la paie d’ADP pour les entreprises de toutes tailles

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des obligations relatives à la paie d’un employeur et ne constitue pas une source complète des exigences. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.