Propulser l’efficacité: comment Valero a entraîné une transformation de la gestion de sa paie grâce à ADPMD

Soutien local d’une entreprise mondiale

Bien que Valero compte des raffineries et des installations dans plusieurs marchés internationaux, c’est la présence de l’équipe de soutien d’ADP à Montréal (Québec) qui est au coeur de son plus solide partenariat canadien en matière de paie et de RH. Plutôt que de communiquer avec une équipe de soutien à distance qui ne saisit pas les nuances et les politiques particulières de Valero, Jocelyn et l’équipe profitent de la présence physique d’ADP au Québec, où une bonne compréhension découle de la connaissance de la région locale, du marché, des lois et des langues, entre autres. C’est cette équipe personnalisée, bilingue et facile d’accès qui offre une connexion et une solution inégalées.

« Le soutien de première ligne est excellent, souligne Jocelyn. La possibilité de communiquer dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada facilite l’explication du problème, surtout lorsqu’une terminologie propre à la gestion de la paie est requise. Nous sommes toujours impressionnés par la façon dont l’équipe de soutien d’ADP comprend nos besoins et y répond rapidement. »

Mise à niveau avec ADP

Bien qu’ADP soit un partenaire de confiance de Valero depuis plus de 15 ans, la mise à niveau vers la plus récente version d’ADP Workforce Now a complètement changé la donne pour l’équipe. Lorsque la possibilité d’une mise à niveau s’est présentée, Jocelyn et l’équipe ont pris le temps d’évaluer les options d’autres fournisseurs. Ils ont toutefois décidé de demeurer avec ADP, car les fonctions que les autres fournisseurs leur offraient ne correspondaient tout simplement pas à toute l’étendue des solutions d’ADP.

Certains fournisseurs présentaient quelques similitudes avec ADP, mais aucun ne disposait à la fois des capacités d’intégration et de l’expérience du marché du Québec d’ADP. « Nous avons fait nos devoirs sur les autres fournisseurs lorsque la possibilité d’une mise à niveau s’est présentée, déclare Jocelyn. Heureusement, étant donné que nous étions déjà un client d’ADP, nous comprenions ce dont ADP était capable. Nos recherches n’ont pas duré longtemps, et nous sommes ravis d’avoir fini par rester pour la mise à niveau. »

Un processus de mise à niveau harmonieux

Étant donné que Jocelyn et l’équipe connaissaient bien l’ancien système, il était important que la mise à niveau se déroule d’une façon qui reflétait l’ancienne configuration. S’assurer de ne perdre aucune fonctionnalité figurait au sommet de la liste des priorités. L’équipe d’implantation a été capable de refléter la configuration de tous les rapports personnalisés antérieurs, en plus de mettre en oeuvre toutes les intégrations nécessaires pour extraire les données et les transférer vers la plateforme d’ADP, notamment en ce qui concerne les cotisations au régime d’épargne-retraite, l’administration des avantages sociaux de la Sunlife et la configuration du grand livre général.

« L’équipe d’implantation a effectué un boulot incroyable pour comprendre nos besoins et mettre le projet en branle, affirme Jocelyn. Elle a réussi à tout achever dans un délai de deux mois. »

Améliorer l’expérience utilisateur des employés et des spécialistes

Maintenant que Valero a terminé la mise à niveau, elle a accès à la plateforme ADP Workforce Now ainsi qu’à l’application ADP Solutions mobiles. En plus de ses répercussions sur l’équipe de gestion de la paie, cette mise à niveau a amélioré l’expérience des employés. « Notre réputation auprès de nos employés est encore meilleure, mentionne Jocelyn. Chacun a désormais accès aux renseignements sur sa paie et à ses renseignements personnels à partir de son téléphone cellulaire grâce à l’application, dont nous sommes tous extrêmement satisfaits. »

La nouvelle plateforme conviviale a complètement transformé le travail de l’équipe de gestion de la paie, qui est maintenant plus efficace et efficiente. « Notre équipe de gestion de la paie a réalisé des économies de temps de 30 % grâce à cette nouvelle plateforme. Elle peut désormais consacrer son temps à d’autres projets, souligne Jocelyn. Plutôt que de consacrer une énorme partie de son temps à la gestion de la paie manuelle, elle peut maintenant aider notre équipe des RH. »

Intégration et automatisation

L’une des préoccupations principales lors de la prise en considération du processus de mise à niveau consistait à déterminer s’il serait possible d’intégrer les autres services à la nouvelle plateforme d’ADP. Le régime de retraite unique de Valero devait être intégré à la gestion de la paie, son grand livre général devait être configuré rapidement, et ses données d’ADP devaient pouvoir être transférées à partir de son logiciel de gestion d’entreprise. Avec l’aide de l’équipe d’implantation d’ADP, toutes les intégrations ont été configurées.

« Je donnerais à ADP une note parfaite sur le plan de l’intégration. Notre délai d’extraction de données de nos autres systèmes est très court, et ADP est toujours en mesure de le respecter. ADP a grandement simplifié nos processus et amélioré notre fonctionnalité sans la moindre marge d’erreur. »

Regarder vers l’avenir en toute confiance

Alors qu’elle se tourne vers l’avenir, Valero est confiante de sa décision de poursuivre son partenariat avec ADP pour soutenir sa croissance. Compte tenu des autres intégrations à l’horizon, Jocelyn est enthousiaste à l’idée des nouveaux projets à venir. « Nous savons que les intégrations et l’efficacité améliorée qu’ADP a mises en oeuvre nous apporteront des gains financiers, et nous sommes confiants que l’équipe d’ADP continuera de nous aider à optimiser, à intégrer et à améliorer nos processus. »