i3 International est un fournisseur de premier plan de solutions de vidéosurveillance avancées conçues pour le commerce de détail et le commerce interentreprises. Ayant un siège social à Atlanta, en Géorgie, et un autre à Toronto, en Ontario, ainsi qu’une maind’œuvre répartie dans six États, i3 s’appuie sur sa technologie d’IA brevetée pour fournir des informations exploitables qui améliorent la sécurité, la gestion de la circulation piétonnière et l’efficacité opérationnelle de ses clients à l’échelle mondiale.
Grace Baba, vice-présidente des opérations et du personnel, et David Pan, contrôleur, pilotent la stratégie opérationnelle d’i3. Ensemble, ils font face aux complexités liées à la gestion d’une main-d’œuvre diversifiée et située des deux côtés de la frontière, tout en veillant à la conformité et à l’efficacité opérationnelle. Leur leadership est essentiel pour relever les défis auxquels i3 est confrontée dans un environnement concurrentiel.
Je suis convaincue que nous sommes bien soutenus par ADP. Le personnel comprend vraiment nos besoins et a veillé à ce que l’ensemble du processus soit gérable et efficace.
Grace Baba,
Vice-présidente des opérations et du personnel
i3 International
Défis opérationnels
- Difficulté à gérer un processus de traitement de la paie complexe dans deux pays, entraînant des inefficacités et des données fragmentées
- Soutien limité pour les services essentiels tels que les régimes 401(k) et l’indemnité pour accident du travail
- Difficulté à répondre aux besoins urgents en matière de RH et de paie en raison d’un manque de fiabilité du service et du soutien à la clientèle
Ce qu’ADP a fait pour aider
- Grâce aux fonctions de traitement de la paie et de RH unifiées d’ADP Workforce Now aux États-Unis et au Canada, i3 International bénéficie d’une solution complète pour les RH, la paie, la gestion des heures et présences, le recrutement et la gestion du rendement, et a développé une vision globale et précise de son personnel des deux côtés de la frontière.
ADP Solutions
- ADP Workforce NowMD – RH et Paie (É.-U. et Canada)
Faire face aux défis transfrontaliers liés à la paie
Le traitement de la paie du personnel aux États-Unis et au Canada représentait un défi. i3 a d’abord opté pour la solution de traitement de la paie multipays Rippling. « Depuis quelque temps, nous étions à la recherche d’une plateforme de paie ou d’un SIRH capable de gérer la paie du personnel dans plusieurs pays. Au départ, Rippling semblait répondre à nos besoins, mais nous avons rapidement constaté qu’elle n’était pas en mesure de prendre en charge la gestion des régimes 401(k) et de l’indemnité pour accident du travail pour notre personnel aux États-Unis », explique Grace. i3 a abandonné Rippling après seulement six mois et a adopté ADP Workforce Now.
Une implantation qui a apporté un vent de fraîcheur
« Notre projet a été confié à deux gestionnaires de l’implantation, un pour chaque pays, lesquels ont commencé leur travail à des moments différents. Cela a fait en sorte que nous avons dû répéter les mêmes processus, ce qui a entraîné beaucoup de tâches redondantes », se souvient Grace concernant son expérience d’implantation avec Rippling. ADP, en revanche, a déployé une équipe de spécialistes de l’implantation qui a géré le processus de façon harmonieuse. Grace estime que son expérience d’implantation avec ADP a été un véritable vent de fraîcheur. « Notre expérience d’implantation d’ADP Workforce Now a été complètement différente de celle de Rippling. ADP a désigné un chef de projet qui a agi à titre de personne-ressource, ce qui a rendu la communication beaucoup plus efficace », affirme Grace.
Une plateforme unifiée pour répondre à des besoins complexes
Grâce à ADP, i3 International profite désormais des avantages d’une plateforme unifiée qui répond parfaitement aux besoins complexes en matière de traitement de la paie de l’entreprise. Grace souligne les avantages de ce système simplifié : « David, notre contrôleur, apprécie le fait qu’il peut facilement avoir accès à des renseignements provenant des deux côtés de la frontière. Il fait confiance aux données, sachant que tout est cohérent. »
David apprécie également l’efficacité des processus de RH et de paie d’ADP Workforce Now aux États-Unis et au Canada. « Par le passé, nous avons utilisé plusieurs plateformes et nous avons souvent posé des questions au service à la clientèle. Maintenant, je ne suis plus obligée de gérer ces multiples échanges. Quelques clics suffisent pour accéder facilement aux renseignements dont j’ai besoin », ajoute David.
De plus, grâce à l’offre d’ADP, nous avons effectué la consolidation des fournisseurs, y compris ceux qui offraient des formations, des régimes 401(k) et l’indemnité pour accident du travail. « Cette consolidation a simplifié nos activités. Il suffit à présent de téléverser les renseignements nécessaires dans le système. Rien de plus simple que d’attribuer l’expérience d’intégration à la nouvelle personne embauchée, et le tour est joué », précise Grace.
Conformité fiscale transfrontalière
Selon David, la présence d’ADP aux États-Unis et au Canada inspire confiance lorsqu’il s’agit de faire face à la complexité et à l’évolution constante de la conformité fiscale dans deux pays différents. « Bien que les conditions économiques puissent varier, et ce, indépendamment de l’endroit où l’on exerce nos activités, j’ai confiance en la capacité d’ADP Workforce Now à prendre en charge la gestion de la paie du personnel aux ÉtatsUnis et au Canada », ajoute David.
Anytime, anywhere mobile access for employees With ADP Workforce Now, seamless mobile access empowers employees to stay organized and connected, no matter where they find themselves. According to Grace, the impact with employee mobile access has been transformative. She says, “I love that our staff can log into ADP from anywhere in the world. Whether they’re traveling or just at home, they can access what they need—pay statements, agreements and even performance management—effortlessly.”
Un accès mobile en tout lieu et à toute heure pour le personnel
Grâce à ADP Workforce Now, le personnel bénéficie d’un accès mobile facile en tout lieu qui lui permet de rester organisé et connecté. Selon Grace, les effets de cet accès mobile ont été transformateurs. « Je trouve formidable que notre personnel puisse se connecter à ADP à partir de n’importe où dans le monde. En déplacement ou à la maison, il peut accéder à ce dont il a besoin, par exemple aux relevés de paie, aux contrats et même à la gestion du rendement, et ce, en toute simplicité », précise Grace.
Simplification des rapports et des données
Avant l’implantation d’ADP Workforce Now, le traitement des rapports était une tâche très manuelle pour Grace et son équipe. « Nous avons dû fusionner et télécharger des données provenant de différentes sources, une tâche assez fastidieuse. Cela s’est avéré particulièrement difficile dans le cas de la gestion de plusieurs paies. Nous avons dû créer un registre et nous assurer que le format Excel était utilisé. Ensuite, nous avons dû utiliser la fonction RECHERCHEV pour nous assurer que toutes les données étaient exactes et correctement appariées », affirme Grace. La fusion de renseignements provenant de différentes plateformes pour créer un rapport unique a été un véritable casse-tête et a pris beaucoup de temps.
Une fois que tout est consolidé dans une seule base de données, il est beaucoup plus facile de produire des rapports. Grace et son équipe produisent efficacement divers rapports à partir des données de RH, y compris les renseignements relatifs à la paie et à la gestion des heures et des présences. Leurs nouveaux processus simplifiés ont considérablement amélioré la productivité globale, leur permettant de se concentrer davantage sur les initiatives stratégiques plutôt que sur des tâches manuelles fastidieuses.
Service à la clientèle exceptionnel
L’une des principales qualités d’ADP à laquelle i3 International accorde une grande importance est le service à la clientèle exceptionnel. « Comme ADP a des bureaux et du personnel des deux côtés de la frontière, il suffit de faire un appel téléphonique pour obtenir une réponse immédiate. Travailler avec Rippling s’est avéré difficile quand il fallait communiquer avec de vraies personnes. Parfois, il fallait attendre un jour ou deux avant qu’on nous rappelle. De plus, les réponses reçues m’ont permis de constater que la connaissance des processus et de la législation en matière de paie au Canada de Rippling était limitée », exprime David.
Grace reconnaît que le niveau de soutien pour la paie dans de multiples pays offert par ADP change la donne dans le cadre des activités quotidiennes d’i3. « Je suis convaincue que nous sommes bien soutenus par ADP. Le personnel comprend vraiment nos besoins et a veillé à ce que l’ensemble du processus soit gérable et efficace », ajoute Grace.
L’enthousiasme d’i3 à explorer et à déployer d’autres modules d’ADP Workforce Now dans les années à venir est palpable, ce qui témoigne de son engagement à mettre en place des processus de RH et de paie transfrontaliers efficaces et simplifiés.
