Recruitment compliance for small businesses in Canada

Pour recruter les bonnes personnes, vous devez d’abord comprendre vos obligations légales en tant qu’employeur. Cet article explique ce que signifie la conformité en matière de recrutement pour les petites entreprises au Canada, présente les principales lois à respecter et décrit des étapes concrètes à suivre pour créer un processus d’embauche équitable et conforme, de la publication des offres d’emploi à l’intégration.

En quoi consiste la conformité en matière de recrutement?

La conformité en matière de recrutement au Canada fait référence aux normes juridiques et éthiques que les employeurs doivent suivre lorsqu’ils embauchent de nouveaux employés. Ces règles varient selon que vous êtes un employeur sous réglementation fédérale ou provinciale. La conformité réglementaire englobe les lois qui régissent les pratiques d’embauche équitables, les droits de la personne, la protection de la vie privée et l’accessibilité. Si votre entreprise est assujettie à la compétence fédérale, les lois fédérales suivantes s’appliquent :

• Loi canadienne sur les droits de la personne : assure l’égalité d’accès à l’emploi et interdit la discrimination fondée sur des motifs illicites, comme la race, l’âge, le sexe et un handicap.
• Loi sur l’équité en matière d’emploi : promeut l’égalité en milieu de travail pour les femmes, les autochtones, les personnes ayant un handicap et les minorités visibles.
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) : définit les règles relatives à la collecte, à l’utilisation et au stockage de renseignements personnels pendant le recrutement.

  Si votre entreprise est assujettie à une compétence provinciale ou territoriale, les lois suivantes peuvent s’appliquer :

• Code des droits de la personne : Chaque province et territoire a son propre code des droits de la personne qui vise à protéger les personnes contre la discrimination durant le processus de recrutement.
• Lois sur la protection de la vie privée : Certaines provinces, notamment l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec, disposent de lois qui s’appliquent spécifiquement à la collecte des renseignements personnels pendant le processus de recrutement. Dans les autres provinces ou territoires n’ayant pas adopté de lois précises en matière de protection de la vie privée, la LPRPDE peut s’appliquer.
• Accessibilité : Certaines provinces, comme l’Ontario, le Manitoba, la Nouvelle-Écosse, la Colombie-Britannique et le Québec, imposent des exigences aux employeurs qui visent à rendre l’embauche et les pratiques de travail accessibles pour les personnes ayant un handicap. L’accessibilité durant le processus de recrutement fait également partie des principes des droits de la personne.
• Transparence salariale : Certaines provinces, comme la Colombie-Britannique, l’Ontario, l’Île-du-Prince-Édouard et Terre-Neuve-et-Labrador, ont adopté ou proposé des lois sur la transparence salariale qui obligent les employeurs à inclure des renseignements sur le salaire dans leurs offres d’emploi et leur interdit de questionner les candidats au sujet de leur rémunération précédente.

La compréhension de ces lois peut contribuer à assurer le respect de pratiques d’embauche équitables et uniformes qui protègent à la fois les candidats et les employeurs. Pour aider les petites entreprises à composer avec ces exigences, ADP s’associe à Springlaw, un cabinet d’avocats virtuel en droit du travail spécialisé dans le domaine de la conformité juridique, des stratégies de RH et des politiques numériques en milieu de travail. L’expertise de Springlaw aide les clients d’ADP à comprendre les lois complexes relatives à l’emploi et à les appliquer de façon pratique, en offrant aux petites entreprises des conseils clairs et fiables pour l’élaboration de pratiques d’embauche conformes. 

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Pourquoi la conformité en matière de recrutement est-elle importante?

La conformité en matière de recrutement aide les petites entreprises à établir un climat de confiance, à attirer des candidats qualifiés et à créer un milieu de travail qui reflète l’équité et l’intégrité. Lorsque les pratiques d’embauche d’une entreprise sont uniformes et transparentes, elles renforcent sa réputation et favorisent sa croissance à long terme.

Assurer la conformité permet également d’éviter des problèmes qui pourraient nuire aux activités ou entacher la crédibilité d’une entreprise. En comprenant vos responsabilités dès le départ, vous êtes en mesure de créer un processus d’embauche structuré, équitable et aligné sur les valeurs de votre entreprise, ce qui l’aidera à se démarquer à titre d’employeur responsable.

Meilleures pratiques pour assurer la conformité du processus d’embauche

Les exigences de conformité varient en fonction des provinces et des territoires. Les employeurs devraient régulièrement examiner les mises à jour apportées aux lois pertinentes afin de s’assurer que le processus de recrutement demeure à jour.

1. Offres d’emploi et descriptions de poste

Des descriptions de poste claires et précises donnent le ton à un processus d’embauche équitable. Pour contribuer à assurer la conformité et l’inclusion :

• utilisez un langage neutre et un ton accueillant;
• mettez l’accent sur les compétences et les qualifications requises pour le poste;
• ajoutez des détails sur le salaire lorsque les lois sur la transparence salariale s’appliquent;
• ajoutez une déclaration invitant les candidats à demander des mesures d’accommodement, au besoin;
• si vous êtes un employeur sous réglementation fédérale, ajoutez une déclaration indiquant que votre organisation est un employeur équitable et qu’elle accueille les candidatures de groupes marginalisés, y compris les femmes, les autochtones, les personnes ayant un handicap et les membres de minorités visibles.

2. Confidentialité des données des candidats

Assurer la protection des renseignements des candidats inspire la confiance et démontre le professionnalisme d’une entreprise. En vertu de la PIPEDA ou de lois provinciales équivalentes, lorsqu’elles s’appliquent, vous devez :

• recueillir uniquement les renseignements nécessaires à l’évaluation des candidats;
• stocker toutes les données personnelles de manière sécuritaire et en limiter l’accès;
• ·obtenir le consentement des candidats pour effectuer la vérification des antécédents ou transmettre des renseignements;
• supprimer ou anonymiser les données des candidats lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

3. Entrevue et sélection

Un processus d’entrevue structuré contribue à assurer l’équité et l’uniformité. Pour maintenir l’uniformité du processus, veillez à :

• poser les mêmes questions liées au poste à tous les candidats;
• éviter les questions portant sur des caractéristiques personnelles protégées en vertu de la législation sur les droits de la personne, comme l’âge, la religion, un handicap ou la situation de famille;
• fonder vos décisions sur l’expérience et les compétences des candidats et sur la satisfaction des exigences énoncées dans l’offre d’emploi;
• préserver la confidentialité des notes d’entrevue et des feuilles de notation et à conserver ses documents.

4. Exigences en matière d’accessibilité

En vertu des règles d’accessibilité, chaque personne qualifiée a une chance égale de postuler pour un poste et de l’obtenir. Vous pouvez promouvoir l’accessibilité en faisant ce qui suit :

• Offrir des mesures d’accommodement lors des entrevues ou des évaluations.
• Indiquer dans les offres d’emploi que vous offrez des mesures d’accommodement sur demande.
• Former le personnel afin qu’il puisse reconnaître et éliminer les obstacles pendant l’embauche.

5. Obligations relatives à la tenue de dossiers

Le fait de tenir des dossiers d’embauche précis démontre le professionnalisme d’une entreprise et l’aide à faciliter les vérifications ou à répondre aux questions des employées.

Veillez à conserver des copies des offres d’emplois, des demandes d’emploi, des notes d’entrevue et des lettres d’offres signées pendant au moins trois ans. Un système ordonné de tenue de dossiers favorise la transparence et démontre que votre entreprise s’engage à respecter des pratiques équitables en matière d’emploi.

Création d’une politique sur le recrutement

Une politique de recrutement écrite fournit une structure et favorise l’uniformité à toutes les étapes du processus d’embauche. Elle devrait énoncer :

• comment définir et décrire les rôles;
• comment sélectionner les candidats et mener des entrevues;
• comment traiter et stocker les données personnelles;
• l’engagement de votre organisation à promouvoir l’égalité des chances et l’accessibilité.

Passez en revue cette politique régulièrement afin de vous assurer qu’elle reflète les changements apportés aux lois ou aux pratiques de l’entreprise en matière d’emploi. Le fait de disposer d’une politique claire aide chaque membre de l’équipe qui participe au processus d’embauche à comprendre son rôle et à assurer la conformité avec confiance.

Comment la technologie contribue-t-elle à la conformité en matière de recrutement?

La technologie facilite la conformité en matière de recrutement en aidant les entreprises à suivre des processus d’embauche uniformes, précis et transparents. Les solutions numériques peuvent faciliter :

• la centralisation des données des candidats, qui permet d’assurer l’organisation et l’accessibilité des dossiers;
• l’automatisation de la documentation, comme les demandes d’emploi, les notes d’entrevue et les formulaires de consentement;
• le suivi des activités d’embauche, qui permet d’assurer la prise de décisions cohérentes et équitables;
• la protection des renseignements personnels, grâce à une gestion des données sécurisée;
• la normalisation de l’intégration, qui permet d’offrir à chaque nouvel employé une expérience de départ conforme et professionnelle.

En plus de la technologie, l’accès à des renseignements juridiques d’experts joue un rôle important dans le maintien de la conformité. Grâce au partenariat conclu entre ADP et SpringLaw, les petites entreprises peuvent accéder à des ressources juridiques qui leur permettent de mieux comprendre les normes d’emploi, les pratiques de recrutement et les obligations en matière de protection de la vie privée partout au Canada. En unissant leurs forces, ADP et Springlaw aident les employeurs à gérer la conformité avec confiance.  

Dernières tendances dans le domaine de la conformité en matière de recrutement

La conformité en matière de recrutement au Canada continue d’évoluer au fur et à mesure que le milieu de travail se modernise et que les règlements sont révisés en fonction des nouvelles réalités de l’embauche. Plusieurs tendances émergentes façonnent l’approche actuelle des employeurs à l’égard de la conformité :

• Importance accrue de la transparence salariale et de l’équité salariale : un plus grand nombre de provinces adoptent ou proposent des lois sur la transparence salariale, ce qui oblige les employeurs à inclure des échelles salariales dans leurs offres d’emploi ainsi qu’à analyser et à combler les écarts salariaux au sein de leur main-d’œuvre.
• L’IA et les outils d’embauche automatisés : l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) dans le domaine du recrutement a suscité une attention grandissante à l’égard de l’équité, des biais et de la protection des données. Les employeurs qui ont recours à des outils automatisés de sélection et de mise en correspondance pourraient bientôt devoir respecter de nouvelles exigences en matière de divulgation ou de surveillance.
• Confidentialité des données et cybersécurité : la Loi sur la protection de la vie privée des consommateurs (LPVIC) proposée par le Canada renforcera les exigences relatives au consentement, à la conservation des données et au signalement d’atteintes à la vie privée.
• Embauche à distance et interprovinciale : les employeurs qui embauchent du personnel dans plusieurs provinces sont tenus de respecter différentes lois, particulièrement en ce qui concerne les normes d’accessibilité et de tenue de dossiers.
• Initiatives d’embauche équitables : les programmes visant à soutenir des pratiques d’embauche équitables encouragent les employeurs à adopter des stratégies de recrutement et de fidélisation du personnel inclusives.

Du recrutement à la fidélisation du personnel – votre prochaine étape

La conformité en matière de recrutement vous offre l’occasion d’établir un fondement solide pour votre main-d’œuvre. En mettant en place des processus clairs et la bonne technologie, les petites entreprises peuvent attirer d’excellents talents, améliorer la transparence et favoriser l’établissement de relations de confiance durables avec leurs employés.

La mise en place d’un tel système ne s’arrête pas après l’acceptation d’une offre. Les principes qui guident l’application d’un processus d’embauche équitable et conforme sont les mêmes qui soutiennent une gestion efficace de l’intégration, de la paie et des employés.

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Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse de la conformité en matière de recrutement et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.