Paie sans papier : avantages, conformité et par où commencer

Un grand nombre de processus d’entreprise sont devenus numériques, et la paie ne fait pas exception. Même si certains petits et moyens employeurs utilisent encore des feuilles de calcul ou des chèques papier, la paie sans papier peut s’avérer plus rapide et plus simple. Opter pour la paie électronique peut aider les employeurs canadiens à respecter leurs obligations en matière de conformité aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC), à réduire les coûts et à fournir aux employés un accès facile à leurs renseignements sur la paie. Les employeurs qui n’ont pas encore fait cette transition devraient prendre en considération les nombreux avantages qu’elle offre.

En quoi consiste la paie sans papier?

La paie sans papier, parfois appelée paie électronique, est un système de paie qui permet d’éliminer les chèques papier et les processus manuels. Les employeurs utilisent plutôt un logiciel de paie sans papier pour traiter la paie en ligne. En général, ces systèmes calculent les salaires, prennent en charge les retenues, gèrent les versements à l’ARC et fournissent aux employés des relevés de paie numériques.

Ceux qui souhaitent une expérience entièrement numérique peuvent également intégrer leur système de paie sans papier aux outils de suivi des heures, qui transmettront automatiquement les heures travaillées dans la paie. Cette intégration contribue à l’exactitude tout en permettant aux employeurs et aux employés de gagner du temps. À l’aide d’un système de gestion des heures et des présences, les entreprises peuvent simplifier la planification, effectuer le suivi des heures plus efficacement et contribuer à l’exactitude et à la conformité du traitement de la paie, le tout, sans recourir à des fiches de présence manuelles.   

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Fonctionnement de la paie sans papier

Les systèmes de paie sans papier utilisent une technologie infonuagique sécurisée pour gérer toutes les étapes du traitement de la paie. Les employeurs entrent les renseignements des employés, comme le salaire, les heures travaillées, les détails sur l’impôt et les avantages sociaux. Le logiciel calcule ensuite automatiquement la paie brute à nette.

Le système prélève également les retenues obligatoires, y compris les montants au titre de l’assurance-emploi (AE), du Régime de pension du Canada (RPC) et de l’impôt fédéral, provincial ou territorial. Après les calculs, bon nombre de fournisseurs versent directement l’impôt sur la paie à l’ARC au nom de l’employeur, ce qui contribue à éviter les retards ou les non-paiements de versements.

Quant aux employés, ils tirent parti des portails en libre-service qui leur permettent d’accéder de manière sécuritaire à leurs bordereaux de paie numériques, à leurs feuillets d’impôt et à leurs renseignements personnels en tout temps. Au lieu d’attendre un chèque de paie pour déposer leur paie, les employés bénéficient du dépôt direct de leur salaire dans leur compte bancaire.

Cet abandon des chèques papier peut améliorer l’efficacité, aider les entreprises à respecter leurs obligations en matière de conformité de la paie, et offrir une expérience moderne et pratique aux employés.  

Quels sont les avantages de la paie sans papier?

En plus de la réduction du gaspillage de papier qui en découle en directement, la paie sans papier offre de nombreux autres avantages potentiels pour les employeurs canadiens, notamment les suivants :

• Réduction des coûts de la paie : L’impression et la distribution des chèques peuvent être coûteuses. Passer aux dépôts électroniques et aux relevés de paie numériques peut aider les entreprises à réaliser des économies sur l’impression, l’affranchissement et le stockage physique.
  
  
• Sécurité renforcée : De nombreux fournisseurs de services de paie sans papier incluent également le chiffrement et l’authentification multifacteurs pour renforcer la protection.
  
  
• Régularité améliorée : La réception des chèques de paie envoyés par la poste peut être retardée en raison des conditions météorologiques ou des jours fériés. Avec la paie sans papier, les employés bénéficient d’une expérience régulière.
  
  
• Efficacité accrue : Le calcul automatisé de la paie réduit les erreurs manuelles et le temps consacré aux tâches administratives. Les employés peuvent se concentrer sur des tâches stratégiques plutôt que sur des documents à remplir.
  
  
• Meilleur accès : Les outils libre-service permettent au personnel de consulter ses bordereaux de paie, de gérer ses renseignements personnels et d’accéder à ses feuillets d’impôt en tout temps et en tout lieu, ce qui accroît la transparence de l’entreprise et la satisfaction des employés. 
  

La paie sans papier est-elle un bon choix pour votre entreprise?

Le choix de passer aux services de paie sans papier dépend des priorités et des besoins opérationnels de votre entreprise Voici une liste des principaux facteurs que les employeurs canadiens devraient considérer avant de faire la transition :

• Charge de travail administratif : Si votre équipe consacre trop de temps au traitement des chèques ou à la gestion de feuilles de calcul manuel, la paie sans papier peut vous aider à simplifier des flux de travaux inefficaces.


• Attentes des employés : La main-d’œuvre d’aujourd’hui préfère de plus en plus le dépôt direct, l’accès mobile et les bordereaux de paie numériques. Offrir ces fonctions peut contribuer au recrutement et favoriser la fidélisation du personnel.


• Exigences de conformité : Les systèmes de paie sans papier peuvent aider les entreprises à se conformer aux règles de versement de l’ARC et à respecter les normes d’emploi provinciales. Cependant, elles doivent quand même obtenir le consentement des employés et fournir un accès aux dossiers de paie.


• Rentabilité : Comparez les coûts d’impression, de stockage physique et de distribution des chèques papier aux frais d’inscription d’un fournisseur de services de paie sans papier. De nombreuses entreprises constatent que la transition réduit les dépenses à long terme.


• Évolutivité : Si votre organisation est en croissance, une solution de paie sans papier peut offrir une meilleure adaptabilité que les méthodes manuelles, ce qui vous aide à assurer l’exactitude et le paiement opportun de la paie au fur et à mesure que le nombre d’employés augmente.

Les employeurs peuvent prendre ces facteurs en considération pour décider si la paie sans papier concorde avec leurs objectifs à court terme et leur plan de croissance à long terme.

Quels services les fournisseurs de paie sans papier offrent-ils?

Au Canada, les employeurs qui font affaire avec un fournisseur de services de paie sans papier ont généralement accès à ce qui suit :

• Traitement de la paie automatisé : permet de traiter la paie rapidement, avec exactitude et conformément aux exigences de l’ARC
  
  
• Dossiers de paie électroniques : stockage numérisé conforme aux lois canadiennes sur la tenue de dossiers
  
  
• Portails libre-service pour les employés : accès pratique aux bordereaux de paie, aux feuillets T4 et aux formulaires de fin d’année électroniques
  
  
• Dépôt direct et options de paie flexibles : options de paiement sécurisé vous permettant de faciliter le paiement de vos employés en temps opportun
  
  
• Intégration aux systèmes de RH et de gestion du temps : processus simplifiés pour la gestion des présences, la planification et la paie

Ces fonctions de paie réunies peuvent offrir aux employeurs canadiens un moyen plus rapide et plus efficace de gérer la paie tout en assurant leur conformité aux exigences.

Par où commencer pour passer à la paie sans papier?

Les employeurs qui ont l’habitude de gérer leur paie à l’aide de feuilles de calcul ressentent peut-être de l’inquiétude à l’idée de changer leur flux de travaux; mais comprendre comment se déroule la transition vers un système de paie sans papier peut les aider à rester sereins. Voici les étapes de base :

1. Choisir un fournisseur : Trouvez une solution logicielle de traitement de la paie qui correspond à la taille, au budget et aux obligations de conformité de votre entreprise.
   
   
2. Fournir les renseignements sur l’entreprise et les employés : Les fournisseurs de services de paie doivent disposer de certaines données, comme le numéro de compte de paie de l’ARC, les numéros d’assurance sociale des employés et leurs renseignements bancaires.
   
   
3. Obtenir le consentement des employés : Certaines provinces peuvent exiger une approbation écrite pour la paie électronique.
   
   
4. Intégrer les systèmes de paie et de gestion des heures et présences : Connectez votre système de paie aux outils de planification ou de suivi des heures pour assurer l’exactitude.
   
   
5. Exécuter un cycle d’essai : De nombreux fournisseurs de services de paie pour petites entreprises vous aideront à effectuer un traitement d’essai avant la mise en service. 

Simplifier la paie avec ADP

La transition vers la paie sans papier est plus facile aux côtés du bon partenaire. Les solutions de paie d’ADP sont conçues pour les entreprises canadiennes de toutes tailles, ce qui vous aide à gagner du temps, à respecter vos obligations en matière de conformité aux exigences l’ARC et à offrir aux employés la commodité d’un accès numérique à leurs renseignements sur la paie.  

Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse de la paie sans papier et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.