Meilleures pratiques en matière de fiche de présence pour la paie

Un processus de traitement de la paie fiable repose d’abord sur un suivi des heures précis. Encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises canadiennes utilisent des fiches de présence papier ou font manuellement la saisie de données. Cependant, ces méthodes peuvent prendre beaucoup de temps et entraîner des erreurs. Les solutions automatisées de fiche de présence pour la paie offrent un moyen plus efficace de faire le suivi des heures, de réduire les tâches administratives et de respecter les normes d’emploi canadiennes.

Qu’est-ce qu’une fiche de présence pour la paie?

Une fiche de présence pour la paie est un document utilisé pour suivre les heures travaillées par les employés au cours d’une période de paie. Les employeurs se fient aux fiches de présence pour calculer avec précision les salaires normaux, les congés payés, les heures supplémentaires et les retenues avant le traitement de la paie. De nombreuses entreprises canadiennes abandonnent les méthodes manuelles au profit de logiciels et d’applications de fiche de présence pour la paie intégrés aux solutions de gestion des heures et des présences, qui recueillent automatiquement les données sur les heures et les synchronisent directement avec les systèmes de paie pour gagner en efficacité.

Les fiches de présence pour la paie comprennent :

• le nom et l’identifiant de l’employé;
• les dates et les quarts de travail;
• les heures normales et les heures supplémentaires;
• les congés payés;
• les pauses et les congés non payés;
• les heures totales par jour et période de paie.

Pourquoi les fiches de présence pour la paie manuelles posent-elles des défis?

Certains employeurs continuent à utiliser des modèles de fiche de présence pour la paie manuelle, même si les solutions numériques présentent des avantages indéniables. Bien que ces méthodes fonctionnent bien dans la phase de démarrage d’une entreprise, elles finissent souvent par poser problème à mesure que l’entreprise se développe.

Voici quelques-unes des lacunes liées aux fiches de présence manuelles :

• Erreurs causées par la saisie de données manuelle
  
• Temps perdu à examiner et à corriger des enregistrements inexacts
  
• Difficultés liées à l’application des heures supplémentaires et au respect de la réglementation provinciale
  
• Aucune intégration automatique avec les versements de retenues à la source du Canada ou les versements à l’Agence du revenu du Canada (ARC)
  
• Accès limité qui ne permet pas aux employés de confirmer ou d’ajuster leurs heures de travail

Pour remédier à ces lacunes, les solutions de gestion des heures et des présences automatisent la collecte de données, améliorent la précision et permettent une intégration directe avec les systèmes de paie, contribuant ainsi à améliorer l’efficacité globale.

Comment automatiser le suivi des heures?

Si vous utilisez une solution de gestion des heures et des présences qui est directement connectée à votre système de paie, l’automatisation du suivi des heures est simple. Au lieu de remplir une fiche de présence papier ou de mettre à jour des fichiers Excel, les employés doivent simplement enregistrer leurs heures en temps réel. Ces données sont instantanément accessibles aux superviseurs, ce qui simplifie le processus d’examen. 

Voici comment cela fonctionne :

• Les employés pointent numériquement leurs arrivées et leurs départs. Les heures sont enregistrées instantanément à l’aide d’une application mobile, d’un horodateur intelligent ou d’une interface Web.
• Les heures sont automatiquement synchronisées avec le système de paie. Il n’est pas nécessaire d’effectuer une nouvelle saisie, ce qui réduit les erreurs et accélère le traitement de la paie.
• Les superviseurs examinent les données en temps réel. Les gestionnaires peuvent approuver rapidement les fiches de présence avant le traitement de la paie, ce qui améliore l’efficacité.
• Les politiques sur les présences sont appliquées automatiquement. Le logiciel signale les arrivées en retard, les quarts de travail manqués et les heures supplémentaires pour permettre une résolution rapide des problèmes.

L’outil de suivi du temps et de planification basé sur le cloud d’ADP peut vous aider à contrôler les coûts, à améliorer la conformité et à accroître la productivité.

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Autres méthodes de suivi des heures

Les solutions modernes de suivi des heures offrent aux employeurs des moyens flexibles de faire le suivi des heures, d’améliorer la précision et de réduire les risques de non-conformité. Selon votre modèle d’affaires, ces solutions peuvent être compatibles avec les horodateurs, les horodateurs intelligents, les applications mobiles ou les systèmes de point de vente traditionnels.

Horodateurs intelligents

Les horodateurs intelligents offrent aux employés un moyen sécuritaire et facile d’enregistrer leurs heures de travail. Les employés saisissent généralement un NIP ou un numéro de badge, tandis que la reconnaissance faciale ou des empreintes digitales peut être utilisée pour empêcher le vol de temps. Une fois les heures soumises, les données sont directement transférées dans le logiciel de fiche de présence pour la paie, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles. 

Applications d’horodateur

Des applications de suivi des heures téléchargeables peuvent transformer une tablette partagée en un horodateur virtuel pour les équipes. Bon nombre de ces applications comprennent des fonctions telles que la reconnaissance faciale ou des empreintes digitales afin d’empêcher le pointage par un collègue, ce qui permet d’obtenir des fiches de présence plus précises et de les synchroniser facilement avec votre système de paie. 

Solutions mobiles

Les solutions mobiles sont essentielles pour les employés qui ne travaillent pas au bureau. Ces applications permettent de saisir des heures directement à partir d’un téléphone intelligent. Les employeurs peuvent activer la fonction de géomarquage ou de géorepérage pour assurer l’exactitude des pointages d’arrivée, ce qui est particulièrement utile dans des secteurs tels que la construction, la vente au détail et les soins de santé, où les employés peuvent travailler à divers endroits.

Autres options de suivi des heures

Le suivi des heures par projet vous permet d’enregistrer des heures pour des tâches ou des clients particuliers, ce qui facilite une facturation précise et une analyse complète des coûts. De plus, l’intégration de la planification de quarts de travail vous permet de comparer les heures programmées avec les heures réellement travaillées, assurant ainsi une gestion des présences efficace.

Comment utiliser une fiche de présence Excel pour la paie au Canada?

Une fiche de présence Excel peut contenir des colonnes pour les dates, les heures, les totaux et les heures supplémentaires. Les employeurs saisissent ensuite manuellement les heures et calculent la paie. Bien que cette méthode soit efficace pour les très petites équipes, elle entraîne souvent des erreurs et il n’est pas possible de l’adapter efficacement.

Étapes à suivre pour utiliser des fiches de présence Excel pour la paie

• Enregistrer les dates et les détails de l’employé
• Saisir les heures normales et les heures supplémentaires
• Appliquer les formules pour le total hebdomadaire et le total quotidien
• Vérifier manuellement la conformité des heures supplémentaires par province
• Saisir les totaux dans les systèmes de paie

Pour les entreprises en croissance, la transition d’Excel à une solution de gestion des heures et des présences complète peut assurer un flux de données transparent vers la paie, réduisant ainsi les erreurs et permettant de gagner un temps précieux.

Pourquoi les entreprises canadiennes font-elles la transition vers des logiciels de fiche de présence pour la paie?

Les entreprises canadiennes se tournent vers les logiciels de fiche de présence pour la paie pour les raisons suivantes :

• Synchroniser les heures directement dans le système de paie
• Assurer la conformité avec la réglementation de l’ARC et la réglementation provinciale
• Réduire au minimum les conflits liés aux heures travaillées
• Obtenir une visibilité en temps réel des coûts liés à la main-d’œuvre
• Libérer du temps qui était consacré aux tâches administratives et des ressources

Prochaines étapes pour améliorer le suivi des heures et la paie

Les fiches de présence pour la paie sont essentielles pour veiller à ce que les employés soient rémunérés correctement et à ce que les entreprises restent conformes à la réglementation. Si les modèles manuels et les feuilles Excel peuvent suffire à court terme, ils entraînent généralement des inefficacités, des erreurs et des risques de non-conformité au fur et à mesure que le nombre d’employés augmente.

En adoptant une solution de gestion des heures et des présences automatisée, les entreprises canadiennes disposent d’une méthode plus efficace pour gérer les heures de leurs employés. Grâce aux fonctions telles que les applications mobiles, les horodateurs intelligents et l’intégration directe de la paie, vous pouvez simplifier le suivi des heures, améliorer la précision et réduire la charge administrative. Apprenez-en plus sur les solutions de gestion des heures et des présences.

Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse des fiches de présence pour la paie et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.