Un grand livre de paie est un outil de tenue de dossiers que les employeurs peuvent utiliser pour documenter l’ensemble des dépenses liées au traitement de la paie. Il peut permettre de faire le suivi de toutes les transactions qui émanent du service de la paie, y compris les paiements versés aux employés, aux entrepreneurs indépendants et aux autres entités commerciales.
TABLE DES MATIÈRES
Qu’est-ce qu’un grand livre de paie?
Un grand livre de paie peut documenter les détails de paiement de chaque employé ou entrepreneur qui reçoit des versements de paie. Il est possible de tenir ces dossiers à jour au moyen de feuilles de calcul physiques ou électroniques. Les grands livres de paie peuvent permettre aux propriétaires d’entreprise de surveiller facilement les dépenses liées à la paie, de déterminer quels employés ont reçu une rémunération et de consulter le calendrier de ces paiements.
Au-delà de leur rôle essentiel dans la comptabilité de la paie, ces grands livres peuvent également s’avérer importants pour répondre aux exigences relatives aux documents fiscaux et à la tenue de dossiers. À l’instar des autres types de grands livres généraux, l’objectif d’un grand livre de paie est de consolider toutes les données pertinentes en un seul endroit accessible. Il peut également être utilisé comme stratégie pour prévenir la perte de renseignements importants lorsqu’une entreprise prend de l’expansion.
Les avantages d’un grand livre de paie numérique
Un grand livre de paie numérique peut parfois améliorer l’exactitude et l’efficacité de la gestion des données de paie et améliorer la sécurité des données. En automatisant les grands livres de paie à l’aide d’un logiciel de paie, les utilisateurs peuvent souvent gagner du temps et tirer pleinement profit de ses avantages, notamment les suivants :
Amélioration de l’exactitude
Les grands livres de paie peuvent aider les organisations à s’assurer que les salaires et les retenues sont versés avec exactitude. Par exemple, le calcul des congés annuels peut s’effectuer de diverses façons, et les RH peuvent s’assurer à l’aide de la paie qu’il n’y a pas de montants insuffisants liés aux congés annuels. En utilisant un grand livre, il est possible de repérer les écarts afin de prévenir les erreurs et les pénalités.
Réduction des coûts
Il est parfois possible pour un employeur de réduire les coûts en recourant aux grands livres de paie. En améliorant l’efficacité et en réduisant les erreurs, un grand livre précis peut faciliter le suivi des dépenses liées à la paie et aider une organisation à respecter son budget salarial annuel.
Économie de temps
Un grand livre de paie pour les employés peut faire gagner du temps aux utilisateurs relativement à la gestion des erreurs ou des vérifications. Il peut éliminer le besoin de faire des recherches dans des feuilles de calcul et des courriels archivés, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
Protection des données
Pour être conforme aux règlements, il se peut qu’une organisation soit tenue de conserver ses données liées à la paie et aux dépenses pendant une période définie. Il est possible de simplifier ce processus au moyen d’un grand livre numérique infonuagique, qui peut aider à prévenir la perte de données. Il peut également permettre aux employés d’obtenir des relevés de paie sur demande.
Comment utiliser un grand livre de paie?
Maintenant que nous avons souligné l’importance d’un grand livre de paie, examinons comment l’utiliser avec efficacité :
- Entrez les données à des intervalles réguliers : La fréquence à laquelle le grand livre de paie est mis à jour peut être établie en fonction de la taille de l’entreprise. Utiliser un logiciel de paie peut automatiser la mise à jour des transmissions relatives au jour de paie, ce qui simplifie le processus.
Habituellement, les entreprises traitent leur paie à la quinzaine, ce qui représente une fréquence efficace de gestion des dépenses liées à la paie et des tâches administratives. - Assurez-vous que les dossiers de paie sont fidèlement reproduits dans le grand livre général : Il peut être important d’inclure les dépenses liées à la paie dans la tenue de comptes générale. Un grand livre de paie distinct peut séparer les salaires individuels et aider à repérer clairement les retenues.
- Définissez différentes options de catégorisation : Les logiciels de paie modernes peuvent offrir la possibilité de produire des rapports sur des catégories de données précises. Ces catégories peuvent notamment comprendre les périodes (p. ex., annuellement ou trimestriellement), les employés individuels ou les types d’emploi (p. ex., à temps partiel ou à temps plein). Les catégories de données peuvent offrir des aperçus plus précis que les rapports généraux.
Modèle de grand livre de paie
Si une organisation n’utilise pas de logiciel de paie, elle peut tenir à jour manuellement un grand livre de paie de base. Idéalement, elle devrait mettre à jour ce grand livre chaque fois qu’un paiement est émis. Voici ce dont vous pourriez avoir besoin pour ce grand livre de paie de base :
– Une feuille de calcul
– Des renseignements sur les employés (ils peuvent comprendre les entrepreneurs)
– L’enregistrement de chaque paiement versé aux travailleurs (y compris la paie brute et toutes les retenues)
Effectuer les calculs de retenues à l’aide d’une feuille de calcul peut être utile pour les calculs laborieux. Sinon, il est possible de préparer les données séparément et de les ajouter à la feuille de calcul.
Attribuez une ligne distincte à chaque employé et créez des colonnes pour les éléments suivants :
– Nom
– Code d’impôt (facultatif)
– Revenu/salaire brut
– Total des retenues (détaillées ou combinées, en fonction de l’objectif du grand livre)
– Paie nette (le montant reçu après impôt)
– Date de paiement / du cycle de paie
La fonction « Somme » peut aider à calculer les montants totaux des revenus bruts, des retenues, etc.
Différence entre un grand livre de paie et un grand livre général
Un grand livre général est un document complet, habituellement préparé par des comptables professionnels, qui organise les données de transactions financières essentielles à la production des rapports financiers d’une entreprise. Ces données peuvent être catégorisées par type, y compris le passif, les capitaux propres, les revenus et les dépenses.
Un grand livre de paie porte uniquement sur les renseignements sur la paie des employés.
Foire aux questions
Pourquoi devriez-vous utiliser un modèle de paie?
Utiliser un modèle de paie peut améliorer l’exactitude, contribuer au respect des normes réglementaires et réduire le temps consacré à la préparation de la paie.
Quelle est la différence entre un grand livre de paie et une fiche de présence?
Un grand livre de paie peut aider à résumer les renseignements sur la paie de plusieurs employés, alors qu’une fiche de présence sert habituellement à enregistrer les heures et la paie d’un seul employé. Toutefois, les fiches de présence peuvent fournir des données précieuses pour les grands livres de paie.
Qu’est-ce qu’un journal de paie?
Un journal de paie est un document qui contient toutes les transactions liées à la rémunération des employés pour une période comptable précise.
Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des grands livres de paie et ne constitue pas une ressource complète des exigences qui y sont liées. Il fournit des renseignements pratiques sur le sujet et ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.
