Les gens, les lieux et les politiques : établir la meilleure stratégie de retour sur le lieu de travail pour votre entreprise

Par Sarah Greesonbach

Dans cet article, nous explorons la façon de créer une stratégie efficace de retour sur le lieu de travail en réévaluant la démarche d'une entreprise en ce qui concerne les gens, les lieux et les politiques.

Alors que le pays s'habitue à la nouvelle routine de télétravail, il est temps de faire face à un nouveau défi : développer une stratégie de retour sur le lieu de travail qui permet aux entreprises de reprendre, en toute sécurité, les opérations sur place.

Certaines entreprises font venir les employés selon des horaires réduits ou alternés, alors que d'autres prévoient que plus de la moitié de leurs employés se rendent au bureau. Mais, peu importe le nombre d'employés qu'une entreprise prévoit accueillir au bureau au cours des prochains mois, la sécurité doit primer avant tout.

« Les entreprises doivent élaborer un plan de préparation et de réponse aux maladies infectieuses, sensibiliser leur main-d'œuvre et mettre sur pied un plan de communication, explique Ellen Feeney, vice-présidente et avocate chez ADP. Les employeurs doivent être à la fois souples et conformes, et ils doivent suivre attentivement les politiques et les pratiques mises à jour, comme celles du CCOHS, des autorités de santé publique provinciales et locales, ainsi que les directives propres à l'industrie, afin de bien respecter les lois provinciales et fédérales. »

Les entreprises dotées des stratégies de retour sur le lieu de travail les plus efficaces optent pour une démarche proactive afin que leurs travailleurs sachent à quoi s'attendre et leur donnent autant de préavis que possible. Ainsi, les employés peuvent planifier leur retour et avoir confiance en la sécurité de leur lieu de travail.

Les entreprises devraient continuer à communiquer avec leurs employés à mesure qu'elles passent en revue et mettent à jour les politiques et procédures pertinentes.

Fondement nº 1 : stratégie de retour sur le lieu de travail pour les employés

À quoi devraient réfléchir les entreprises lorsqu'elles se préparent à ramener les employés au bureau? Helena Almeida, avocate-conseil principale chez ADP, déclare que l'étape la plus importante consiste à bien communiquer avec les employés. Elle souligne trois phases de communication qui devraient faire partie de chaque stratégie de retour sur le lieu de travail d'une entreprise :

  • Donner le ton avant le retour des employés.

    Annoncez votre plan de sécurité au travail à l'avance. Transmettez les informations concernant tout changement à l'horaire, aux salaires et aux politiques et mettez l'accent sur l'importance d'être conforme.

    « Les employés doivent comprendre quels effets les précautions que vous prenez auront sur eux, affirme Helena Almeida. Par exemple, si vous sélectionnez des employés, informez-les de cette pratique avant leur retour. »

  • S’assurer que la première semaine de retour se déroule sans anicroche.

    Offrez plus de soutien à vos employés et soyez prêt à répondre aux inquiétudes et à modifier votre plan, au besoin. Les plus grandes entreprises devraient envisager d'avoir une personne sur place pour former les employés à pratiquer la distanciation physique dans différentes situations.

  • Communiquer les réussites et les défis.
  • N'abandonnez pas vos efforts pour conserver un environnement de travail sécuritaire à mesure que le temps passe. Engagez-vous à continuer à surveiller la conformité et à informer les employés de tout changement supplémentaire aux protocoles.

    En plus de ces trois étapes, les entreprises devraient prendre des décisions sur les politiques en se basant sur des informations objectives et factuelles. Suivre les Lignes directrices et recommandations du gouvernement du Canada est un bon début, mais la Loi canadienne sur les droits de la personne et les autres lois qui régissent le lieu de travail s'appliquent encore.

    Pour empêcher les effets disparates et les pratiques perçues comment étant discriminatoires, les employeurs devraient éviter de baser leurs décisions sur des caractéristiques protégées comme l'âge, l'origine ethnique, les handicaps ou la grossesse. De plus, les employeurs ne devraient pas prendre des décisions d'emploi en supposant qu'un employé a un statut à risque ou des obligations de soignant. Les employeurs devraient plutôt respecter les obligations stipulées par la Loi canadienne sur les droits de la personne en participant à un processus interactif et en considérant des accommodements raisonnables.

Fondement nº 2 : stratégie de retour sur le lieu de travail pour les lieux et les espaces physiques

La Loi canadienne sur la santé et la sécurité au travail exige des entreprises qu'elles fournissent un environnement de travail sécuritaire pour les employés. Mais qu'est-ce que ça signifie dans le contexte de la COVID-19?

Ellen Feeney et Helena Almeida soulignent que la première étape est d'évaluer toutes les zones de travail physique pour déterminer si elles répondent aux exigences en matière de santé et de sécurité, notamment :

  • Les plans des étages des bureaux
  • La disposition des bureaux à cloison
  • Les aires communes comme les ascenseurs, les cafétérias, les salles de réunion et les salles de pause

« Pour fournir un environnement sécuritaire, les employés doivent être en mesure de garder une distance de 2 mètres entre eux, affirme Ellen Feeney. Les employeurs pourraient devoir faire des ajustements aux lieux de travail en augmentant l'espace physique, en éliminant le partage de bureaux, en installant des barrières physiques et en plaçant des marques au sol pour conserver une distance physique entre les employés. L'objectif est de diminuer la densité et de rester flexible. »

D'autres considérations comprennent l'installation de filtres à air à haute efficacité, ce qui augmente la fréquence de ventilation; passer à de la technologie sans contact lorsque possible et continuer les cueillettes en bord de rue et la livraison sans contact.

D'un point de vue administratif, les entreprises peuvent choisir de remplacer les rencontres en personne par des communications virtuelles, de continuer le télétravail ou d’instaurer des dates en alternance et des quarts de travail supplémentaires pour réduire le nombre d'employés sur les lieux de travail, à tout moment. Lorsque du travail ou des rencontres en personne sont requis, les employeurs devraient envisager d'exiger des couvre-visages en tissu, surtout lorsque la distanciation physique requise n'est pas possible. Dans plusieurs régions, les couvre-visages au travail sont obligatoires.

Fondement nº 3 : stratégie de retour sur le lieu de travail pour les politiques et les procédures

Lorsqu'il est question de revoir les politiques et procédures stratégiques de retour sur le lieu de travail pour votre entreprise, Ellen Feeney et Helena Almeida mentionnent que les entreprises peuvent commencer par s'assurer que leurs politiques sont cohérentes avec les recommandations actuelles de la santé publique, ainsi qu'avec les lois fédérales, provinciales et locales existantes.

Ensuite, les entreprises doivent mettre à jour les politiques de présence et d'absence pour accommoder les plus récentes directives liées à la COVID-19. Songez à adapter des politiques d'absence flexibles et non punitives qui permettent aux employés malades de rester à la maison, loin des collègues. Les employeurs devraient rappeler aux employés que des programmes de congé payé et sans solde pourraient être offerts. Les types d'avis et de vérifications requis par une entreprise pour approuver des absences en lien avec la COVID devraient être très clairs.

Les politiques de congé devraient aussi inclure les employés qui doivent rester chez eux en cas de fermeture des écoles ou des garderies ou s'ils doivent soigner des membres de leur famille. Plusieurs régions ont mis en place des lois d'urgence en lien avec la COVID-19 pour protéger les congés pris pour un enfant dont l'école est fermée ou parce que les cours se donnent virtuellement. Il est important d'appliquer ces politiques de façon cohérente dans toute l'entreprise.

Au moment de mettre à jour vos politiques, Helena Almeida recommande d'élaborer un plan de réponse à la COVID-19 qui explique quelles mesures seront prises si un employé devait être déclaré positif, notamment :

  • Isoler le travailleur infecté.
  • Effectuer une enquête afin d’évaluer les dangers pour les autres travailleurs.
  • Identifier et isoler tout individu potentiellement infecté, afin de protéger les autres sur le lieu de travail.
  • Décontaminer et nettoyer le lieu de travail.
  • Aviser d'autres employés et les autorités de santé publique, comme il se doit, tout en conservant la confidentialité de l'employé.

Retournez sur le lieu de travail sans inquiétude

Les employés sont un peu coincés lorsqu’ils doivent décider s’ils retournent travailler au bureau ou continuent de faire du télétravail. Ils ont besoin d'autant de renseignements que possible sur ce que pourrait signifier un retour au bureau, et c'est là que votre rôle devient important. Assurez-vous de mettre à jour vos politiques maintenant pour être conforme avec les protocoles de COVID-19, et afin de minimiser le risque de travailler sur place en cette ère de COVID-19.

En savoir plus

De nouvelles capacités sont désormais disponibles dans ADP Workforce NowMD pour aider votre personnel à revenir sur lieu de travail. Vous aurez entre autres accès à un sondage pour comprendre l’opinion et la disponibilité de vos employés ainsi qu’à des fonctionnalités de planification d’horaire, d’attestations quotidiennes, de suivi des tendances et de recherche de contacts. Pour voir une vidéo sur les capacités et en savoir plus, consultez https://www.adp.ca/fr-ca/notre-offre/produits-selon-le-nom/retour-sur-le-lieu-de-travail.aspx.

Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parrainé par ADP .

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