Puisque de nombreuses solutions de gestion du capital humain (GCH) offrent des fonctions similaires, les modèles de DDP de GCH utilisés de nos jours ne doivent pas se limiter à l’évaluation des fonctionnalités pour être efficaces. Ils doivent également permettre d’évaluer si un fournisseur correspond à la culture de l’organisation et dans quelle mesure il peut soutenir chacun des objectifs commerciaux de celle-ci. Le modèle de DDP pour une solution de GCH d’ADP tient compte de ces sujets et bien plus encore pour aider les gestionnaires des ressources humaines (RH) à prendre la décision la plus éclairée possible.

Avantages de l’utilisation du modèle de demande de propositions pour une solution de gestion du capital humain

Un modèle de DDP pour une solution de GCH peut aider à économiser du temps et de l’argent en améliorant la communication entre les entreprises et les fournisseurs de solutions de GCH tout au long du processus d’évaluation. Voici d’autres avantages :

  • Exigences simples et catégorisées
    Les modèles de DDP sont accompagnés d’un catalogue de fonctions courantes liées à la GCH, éliminant ainsi le besoin de créer à partir de zéro une liste de vérification des exigences. Les chefs de projet peuvent ainsi compléter les renseignements de base en fonction de leurs besoins uniques.
  • Évaluations stratégiques des fonctions offertes
    Les modèles de DDP pour une solution de GCH comprennent généralement des questions ciblées conçues pour déterminer les différences entre les fournisseurs en matière de technologie, d’expérience utilisateur, de sécurité et de service.
  • Réponses des fournisseurs à la demande de propositions améliorées
    Lorsque les renseignements sont clairement présentés dans un modèle de DDP, les fournisseurs ont tendance à mieux déterminer s’ils sont en mesure de satisfaire à toutes les exigences, améliorant ainsi leur participation et la qualité de leurs réponses.
  • Implantation simplifiée de la solution de gestion du capital humain
    Les fournisseurs se servent des DDP pour évaluer le niveau de personnalisation requis et estimer de façon plus précise les coûts de développement. Le fait de disposer de ces renseignements dès le départ réduit les risques de dépenses ou de retards imprévus dans les projets lors de l’implantation.

Utilisation d’un modèle de demande de propositions pour une solution de gestion du capital humain

Bien qu’un modèle de DDP pour une solution de GCH fournisse une base solide permettant d’ évaluer les fournisseurs de solutions de GCH, il doit contenir des détails propres à l’entreprise afin de favoriser les réponses pertinentes. Les professionnels en RH et les chefs de projet peuvent adapter le document en suivant les étapes générales suivantes :

  1. Évaluer les fonctionnalités et lacunes existantes
    Connaître les processus qui fonctionnent bien et les améliorations requises peut contribuer à guider l’étude de marché et les conversations initiales avec les décideurs.
  2. Rassembler les exigences des principaux intervenants
    Questionnez le plus de membres de l’équipe possible, des cadres aux employées, au sujet des fonctions qu’ils souhaitent voir dans le nouveau système de GCH et demandez-leur de les classer en ordre de priorité.
  3. Énoncer l’étude de cas et les objectifs
    Les fournisseurs sont plus susceptibles de soumettre des réponses pertinentes à une DDP s’ils comprennent le modèle d’affaires et la façon dont un fournisseur de GCH peut appuyer les objectifs à long terme. Il peut convenir de mentionner, entre autres, les énoncés de vision et de mission, les plans d’expansion et les problèmes de conformité.
  4. Dresser la liste des exigences liées au processus
    Expliquez les fonctions nécessaires aux tâches quotidiennes des professionnels en RH, comme la paie, la gestion des heures et présences et le recrutement.
  5. Fournir les exigences techniques
    Une liste de capacités techniques – hébergement dans le nuage, accès mobile, etc. – permet au fournisseur de solution de GCH de connaître les moyens souhaités pour accéder aux outils de RH.
  6. Demander des renseignements sur le fournisseur
    Obtenir des renseignements supplémentaires sur le fournisseur qui vont au-delà de sa capacité à répondre aux exigences peut aider à réduire la liste des candidats viables. Les calendriers et les délais d’exécution, les estimations de coûts, les références et une preuve de stabilité financière sont tous des renseignements importants.
  7. Créer des critères d’évaluation
    Une fois les DDP retournées, utilisez une simple échelle de notation afin d’évaluer la capacité d’un fournisseur de solution de GCH à répondre à chacune des exigences.

Contenu du modèle de demande de propositions pour une solution de gestion du capital humain d’ADP

La DDP pour une solution de GCH d’ADP est conçue pour mettre en évidence les différences stratégiques entre les fournisseurs de solutions de GCH afin de permettre aux dirigeants d’entreprise de déterminer lequel convient le mieux à leur organisation. Elle comprend une variété de questions, organisées en fonction des sujets suivants :

Il est possible d’adapter cette liste complète en fonction des besoins commerciaux de chaque entreprise. Moyennant quelques efforts et selon les exigences fonctionnelles, vous pourrez par la suite économiser beaucoup de temps lorsque viendra le moment de faire un choix parmi les différents fournisseurs.