L’importance stratégique de la gestion de paie multipays pour les entreprises de taille moyenne

À une époque où l’agilité et la précision définissent la réussite entrepreneuriale, les entreprises de taille moyenne se retrouvent sur un chemin semé de défis — allant de la fidélisation du personnel à la conformité réglementaire. Au cœur de ces défis se trouve la gestion de la paie mondiale, une fonction souvent sous-estimée.

Gérer la paie simultanément dans plusieurs pays est non seulement une obligation administrative, mais une nécessité stratégique qui vient soutenir la réputation de l’entreprise et son efficacité opérationnelle. Cela est tout particulièrement vrai pour les entreprises de taille moyenne lorsqu’elles sont dans une phase d’expansion.

Rôle critique d’une gestion précise de la paie mondiale

Une gestion efficace de la paie est essentielle pour maintenir la confiance et la conformité de votre personnel avec une diversité de mandats réglementaires, souvent contradictoires, d'une juridiction à l'autre. Les erreurs de traitement peuvent s’avérer lourdes de conséquences, dont des pénalités financières, des différends juridiques et une démoralisationde l’effectif. Une étude d’Ernst & Young révèle notamment que 20 % des paies traitées renferment des erreurs coûtant en moyenne 291 $ à corriger1, ce qui illustre bien l’importance de la conformité et de l’exactitude des pratiques de paie.

Défis de la mondialisation grandissante de la main-d’œuvre

L’un des principaux défis que doivent relever les entreprises de taille moyenne lorsqu’elles s’implantent dans différents pays, ou même dans différentes villes ou régions d’un même pays, est le respect des lois et règlements du travail qui n’ont de cesse d’évoluer. Par exemple, la Belgique, la France, la Grèce et les Pays-Bas ont adopté de nouvelles règles sur les heures supplémentaires, les horaires de travail flexibles et l’inclusion des indemnités dans le calcul des congés payés ou des congés de maladie.

De plus, nos recherches montrent que les multinationales utilisent en moyenne 32 systèmes ou prestataires de services de paie.² Cette fragmentation augmente la probabilité d’erreurs dans le calcul de la paie, les risques de conformité et les inefficiences dans le traitement des paiements. En l’absence d’une vision globale et unifiée de la main-d’œuvre mondiale, il est difficile de gérer les coûts, d’assurer la conformité et d’effectuer des paiements transfrontaliers en temps opportun.

Pendant ce temps, la pénurie de main-d’œuvre continue de s’aggraver. Les exigences de plus en plus nombreuses en matière de traitement de la paie internationale font en sorte que l’équipe doit posséder des compétences diversifiées et multijuridictionnelles. Selon le sondage annuel d’ADP sur le potentiel de la paie, qui regroupe des dirigeants d’entreprises multinationales du monde entier, 83 % des répondants affirment que leur service de la paie prend de l'expansion. Cependant, 61 % des répondants affirment également que la pénurie de personnel qualifié a eu une incidence sur leur prestation en matière de traitement de la paie.

Conséquences des erreurs liées à la paie

Des inexactitudes dans le traitement de la paie ont des répercussions qui vont au-delà des pertes financières immédiates :

1. Pénalités réglementaires : Le non-respect des obligations fiscales locales et internationales peut entraîner des amendes importantes. Par exemple, l’Inland Revenue Authority de Singapour impose une pénalité de 5 % en cas de retard de paiement de l’impôt sur le revenu des sociétés, un pourcentage qui peut augmenter selon la durée du retard. De plus, la multitude de changements législatifs apportés chaque année dans différents pays fait en sorte que les entreprises peinent à se tenir au fait de la réglementation sur la rémunération.
   
2. Insatisfaction de l’effectif : Des paiements transfrontaliers inexacts ou en retard peuvent miner la confiance et entraîner une baisse de productivité ainsi qu’un taux de roulement à la hausse. Une étude a indiqué que près de la moitié (49 %) des employés américains envisageraient de quitter leur emploi après seulement deux erreurs dans leur paie.³ Pour un employé ou une employée à l'étranger dans un nouveau marché, une seule erreur de paiement peut gravement nuire à la crédibilité locale de l’employeur.
3. Conséquences juridiques : La catégorisation erronée de personnes ou le non-respect des lois du travail peuvent entraîner des poursuites et des audits publics, ce qui exerce une pression supplémentaire sur les ressources de l’entreprise. Selon le rapport mondial sur la conformité d’ADP, 72 % des entreprises multinationales ont classé les « changements réglementaires » comme leur principal défi en matière de conformité.
   

Une approche unifiée : un puissant levier

Lorsqu’elles ont des visées internationales, les entreprises de taille moyenne qui veulent améliorer leurs processus de paie tout en réduisant leurs risques peuvent envisager les stratégies suivantes :

1. Investir dans des systèmes de paie avancés unifiés : L’utilisation de la technologie permet d’automatiser des calculs multipays complexes, de réduire les erreurs manuelles et d’assurer des déclarations fiscales locales en temps opportun. Un service de paie unifié et multipays assure une source unique de vérité pour l’ensemble de l'effectif international, offrant une visibilité mondiale, une conformité et une efficacité budgétaire tout en réduisant les erreurs. Un tel service peut également rationaliser les paiements transfrontaliers et la gestion des devises.
2. Audits à intervalles réguliers : La réalisation de vérifications périodiques de la paie à l’échelle mondiale aide à repérer les écarts et à les corriger avant qu’ils ne dégénèrent en problèmes importants.
3. Formation du personnel : En informant le personnel des RH et de la paie sur les règlements internationaux et les pratiques exemplaires, on s’assure qu’il est bien outillé pour gérer les complexités de la paie à l’échelle mondiale.
4. Impartition : L’externalisation d’une partie ou de la totalité de la paie mondiale permet de tirer parti de services et de solutions de calibre professionnel, allège les fardeaux administratifs et fournit les données unifiées et l’expertise nécessaires pour gérer une équipe internationale dispersée. L’entreprise peut ainsi se concentrer sur ses stratégies. 

Propulser la croissance avec une gestion efficace de la paie mondiale

Pour les entreprises de taille moyenne qui veulent prospérer dans un environnement international concurrentiel, il est essentiel de se doter de processus de paie mondiaux précis et conformes. En plus d’éviter les pénalités, la gestion efficace de la paie favorise un climat de travail positif, améliore le maintien en poste du personnel et consolide la réputation de l’entreprise en tant qu’employeur digne de confiance.

En mettant en œuvre des systèmes de paie solides et unifiés à l’échelle mondiale et en se tenant au courant de l’évolution de la réglementation internationale, les organisations peuvent protéger leurs activités, obtenir une vue d’ensemble claire de leurs coûts liés aux talents mondiaux et mettre l’accent sur la croissance durable. Les solutions de paie unifiées d’ADP, appuyées par un réseau mondial d’experts et d'expertes dans 141 pays, fournissent aux entreprises les outils nécessaires pour naviguer en toute confiance dans les complexités de la paie multipays et des paiements transfrontaliers. Renseignez-vous sur nos solutions de paie mondiales.

FAQ

¹The Hidden Costs of Payroll Errors and How to Avoid Them, Oemamerica.com, 6 janvier, 2025

² How to secure buy-in from IT for transforming your payroll, ADP, https://sg.adp.com/resources/articles-and-insights/articles/h/how-to-secure-buy-in-from-it-for-transforming-your-payroll.aspx

³Just two payroll errors can cause 49% of employees to start job hunting, HRDive.com, 7 juin 2017

Cet article fournit de l'information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu'il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ni un autre service professionnel d'ADP.