Atteindre l’efficacité sans le stress est l’objectif que vise tout travailleur. Voici un guide rapide inspiré de la méthode « S’organiser pour réussir » destiné aux gestionnaires de RH occupés.
Atteindre l’efficacité sans le stress est l’objectif que vise tout travailleur – avoir le sentiment d’avoir le contrôle sur sa charge de travail sans être accablé sous le fardeau mental et émotionnel des tâches à accomplir.
Dans son célèbre ouvrage sur l’efficacité intitulé S’organiser pour réussir : la méthode GDT ou l’art de l’efficacité sans le stress, l’auteur David Allen écrit : « Il est possible qu’une personne ait un très grand nombre de tâches à accomplir et qu’elle parvienne tout de même à travailler efficacement, dans un état d’esprit libéré et avec un sentiment positif de maîtrise de soi… Vous savez déjà comment vous y prendre pour faire tout ce qui est nécessaire pour atteindre cet état d’esprit sain et hautement performant. Toutefois, si vous êtes comme la plupart des gens, vous devez appliquer ces aptitudes d’une façon plus opportune, globale et systématique, afin de parvenir à prendre le dessus au lieu d’avoir l’impression de crouler sous les tâches. »
Dans une série de livres incontournables pour les gestionnaires de RH, nous examinons de plus près la manière dont vous pouvez appliquer ces stratégies à votre propre charge de travail et aider votre équipe à être plus productive.
Exécutez, déléguez, reportez et rejetez des tâches
David Allen recommande d’utiliser une méthode systématique pour évaluer votre charge de travail et chaque nouvelle tâche. Même lorsque votre liste de tâches est longue, il est possible d’examiner d’un œil critique toute nouvelle demande ou affectation et de prendre une décision rapidement. Globalement, le système de David Allen comprend les actions suivantes :
Rejeter la tâche : la première question à se poser est : est-ce que cette tâche est concrète? Si la réponse est non, rejetez-la. Rejeter une tâche peut signifier que vous l’ajoutez à une liste de tâches à accomplir ultérieurement, la rejetez complètement ou la conservez pour vous y référer plus tard. En règle générale, ces tâches ne requièrent plus – et peut-être plus jamais – votre attention immédiate.
Exécuter la tâche : cette action prendra-t-elle deux minutes ou moins? Si oui, exécutez-la sur-le-champ. Répondez à un courriel, envoyez un rapport ou rappelez une personne. Il s’agit de tâches rapides et faciles à réaliser dont vous vous débarrassez. Vos obligations plus complexes sont reportées à l’étape de planification de projet, où vous déterminez les actions que vous devez prendre, pour ensuite les réintégrer dans votre système.
Déléguer la tâche : si l’action prend plus que quelques minutes, pouvez-vous la déléguer? Déléguer une tâche peut vouloir dire que vous la confiez à quelqu’un d’autre, que vous embauchez un employé (par exemple, pour vous aider à gérer les médias sociaux ou à faire le ménage dans votre maison) ou que vous attendez simplement que quelqu’un d’autre s’attaque au problème s’il ne relève pas de vos principales responsabilités.
Reporter la tâche : si un projet ou une tâche prend plus de temps que vous en disposez pour l’accomplir, il vous suffit de l’ajouter à votre liste. Cela peut signifier que vous l’ajoutez à votre liste de prochaines tâches à faire, que vous consultez lorsque vous avez le temps afin d’être efficace. Cela peut aussi vouloir dire que vous prévoyez du temps dans votre calendrier pour gérer cette affaire plus tard.
Application de la méthode
Les gestionnaires, surtout ceux qui sont très occupés, peuvent tirer parti de l’application de cette méthode. D’une manière générale, il est utile de réfléchir à la manière de mieux maîtriser certaines parties du processus.
Enregistrer les informations : si vous êtes un ou une gestionnaire typique ayant beaucoup de travail, vous recevez des demandes par courriel, messages texte, messagerie instantanée, lors des réunions d’objectifs trimestriels, sous forme de questions orales et plus encore. L’élaboration d’un système d’enregistrement des informations consiste à créer un « centre de commande » pour consigner tous ces éléments en un seul endroit. Votre système d’enregistrement peut prendre la forme d’une liste, d’un « bullet journal », d’un système de gestion de projet ou d’un autre système qui fonctionne pour vous. L’objectif est de simplifier votre processus d’enregistrement des informations et de réduire le plus possible le nombre d’éléments à consigner. David Allen écrit que la majorité des gens ont de la difficulté à recenser ces informations parce que « la plupart de leurs obligations sont encore dans leur tête. Le nombre de tâches créées dans leur esprit, celles qu’ils pourraient faire, devraient faire, pourraient vouloir faire ou doivent faire, dépasse largement tout ce qu’ils ont noté n’importe où ailleurs ».
Clarifier les tâches : la création d’une liste n’est que la première étape. Comme le mentionne David Allen, « Les listes quelconques éparpillées un peu partout, les notes de réunion, les tâches à faire floues inscrites sur des Post-it apposés sur un réfrigérateur ou un écran d’ordinateur ou dans la section de tâches d’un outil numérique ont toutes comme effet d’embrouiller l’esprit sans qu’aucune action ne soit prise. » Chaque élément de la liste est mis en œuvre en déterminant l’action à prendre : exécuter, déléguer, reporter ou rejeter la tâche.
Organiser les tâches : il est important de créer un calendrier et de planifier en vue d’organiser vos actions. Vous pouvez toujours consulter votre liste de prochaines tâches à faire, si un moment se présente ou si vous avez bloqué une heure dans votre calendrier. Comme l’indique David Allen, « Certaines personnes prennent de bonnes décisions sur le coup, mais perdent de vue la valeur de cette réflexion parce qu’elles n’organisent pas les résultats. »
Réfléchir aux tâches : restez à jour. Une fois que vous avez créé un système, il est important de le tenir à jour – que ce soit en supprimant les vieilles tâches, en ajoutant de nouvelles tâches ou en consultant votre calendrier pour savoir ce qui s’en vient.
Des façons d’aider votre équipe à devenir plus efficace
Si la méthode « S’organiser pour réussir : l’art de l’efficacité sans le stress » vous aide à gérer votre charge de travail, il pourrait également s’avérer utile de faire part des connaissances que vous en tirez à votre équipe. Vous pouvez notamment offrir une copie du livre aux membres de votre équipe ou leur donner accès à l’un des cours de formation connexes. Toutefois, appliquer les principes du livre peut être tout aussi utile. Envisagez les approches suivantes :
- Offrir l’accès à des outils qui permettent d’enregistrer des informations : investissez dans des outils qui aideront votre équipe à rester organisée. Les systèmes de gestion de projet et les applications de listes de choses à faire sont des méthodes efficaces.
- Mettre l’accent sur les actions : encouragez les membres de votre équipe à agir immédiatement lorsqu’ils reçoivent des demandes. Renforcez cette pratique en demandant aux gestionnaires de questionner leurs employés pendant les rencontres individuelles ou les réunions d’équipe pour savoir si certaines demandes sont demeurées en suspens. Les gestionnaires peuvent suggérer des plans d’action et aider à résoudre les difficultés.
- Réserver du temps pour l’organisation des tâches : il est difficile de rester organisé lorsque les journées sont remplies de réunions interminables, d’échéances et d’autres engagements. Créez les horaires des employés de votre organisation afin qu’ils disposent d’au moins 15 minutes chaque jour ou d’une heure chaque semaine pour organiser leur système et maîtriser leur charge de travail. Atteindre l’efficacité sans le stress prend un certain temps à mettre en place.
Il est possible d’atteindre l’efficacité sans le stress en utilisant les bons systèmes. Commencez par vous attarder à votre façon de voir les projets et votre charge de travail, puis concentrez-vous sur une progression systématique, de l’enregistrement des informations aux actions afin de maintenir votre système à jour. En plus d’aider les gestionnaires eux-mêmes, cette méthode comprend des stratégies pouvant également aider votre équipe.
Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parrainé par ADP.
