Participation aux bénéfices

Les employeurs canadiens cherchent toujours des façons efficaces de motiver et de fidéliser les talents. La mise en œuvre d’un régime de participation aux bénéfices est une des approches qui a fait ses preuves, particulièrement pour les entreprises bien établies qui ont des recettes stables. La participation aux bénéfices établit un lien entre le rendement d’un employé et d’une équipe et le succès de l’entreprise, ce qui renforce l’harmonisation avec les objectifs commerciaux. Lorsqu’elle est intégrée dans un programme de rémunération globale, elle peut être un facteur intéressant pour attirer les meilleurs talents.

Qu’est-ce que la participation aux bénéfices?

La participation aux bénéfices est une stratégie de rémunération dans laquelle les employeurs distribuent volontairement une partie des bénéfices de l’entreprise à leurs employés. Ces paiements peuvent être remis sous forme d’espèces, de primes ou de cotisations à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB), qui est un régime de retraite assorti d’avantages fiscaux agréé par l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Pour les employeurs, la participation aux bénéfices signifie plus que de simples primes. Lorsqu’elle est bien structurée, elle devient une mesure incitative puissante qui encourage le rendement et la fidélisation du personnel.

Qu’est-ce qu’un régime de participation différée aux bénéfices?

Un régime de participation différée aux bénéfices, ou RPDB, est un régime agréé dans lequel l’employeur seulement peut cotiser une partie des bénéfices de l’entreprise dans les comptes de ses employés. Les RPDB sont réglementés par l’ARC et ont des plafonds de cotisations annuelles précis. Les cotisations et les revenus de placement s’accumulent à l’abri de l’impôt jusqu’à ce que l’employé retire des fonds, habituellement à la retraite ou à la cessation d’emploi.

Les caractéristiques principales d’un RPDB sont notamment :

• Cotisations de l’employeur seulement, jusqu’à un plafond établi par l’ARC
• Revenus de placement s’accumulant à l’abri de l’impôt
• Calendriers d’acquisition pour fidéliser les talents
• Transférabilité pour les employés, assujettie à des règles d’acquisition

Comment la participation aux bénéfices fonctionne-t-elle?

La participation aux bénéfices offre de la flexibilité. Les employeurs décident chaque année quelle part des bénéfices de l’entreprise, s’il y a lieu, sera distribuée aux employés. Il n’y a aucune obligation de cotisation minimale, alors les employeurs peuvent décider de ne pas cotiser au régime lorsque les recettes sont basses. S’ils partagent les bénéfices, ils doivent établir une formule claire pour calculer les cotisations et les distribuer à sa main-d’œuvre. 

Qui peut offrir un régime de participation aux bénéfices?

Les entreprises de toutes les tailles peuvent offrir une participation aux bénéfices. Toutefois, la décision de mettre en place une entente de participation aux bénéfices devrait prendre en compte la rentabilité, la taille de la main-d’œuvre et les objectifs stratégiques. En règle générale, les entreprises attendent d’avoir enregistré des bénéfices pendant une certaine période avant de les partager avec les employés. 

La comparaison entre un régime de participation aux bénéfices, un REER collectif et un régime de retraite

Les principales différences entre un régime de participation aux bénéfices, un régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif et un régime de retraite se situent au niveau du provisionnement, de la flexibilité et de l’administration. Un RPDB est provisionné seulement par l’employeur, offre des revenus de placement qui s’accumulent à l’abri de l’impôt et permet à l’employeur d’ajuster les calendriers d’acquisition, ce qui le rend idéal pour les mesures incitatives fondées sur le rendement. En comparaison, un REER collectif permet à la fois à l’employé de cotiser et à l’employeur de cotiser de manière facultative, mais il nécessite une acquisition immédiate et des retenues sur la paie des employés. Les régimes de retraite sont habituellement plus rigides et viennent habituellement avec un provisionnement obligatoire de l’employeur et une surveillance réglementaire plus sévère. 

Les types de RPDB

Bien que tous les RPDB aient la même structure de base, ils peuvent être adaptés de plusieurs façons aux différents besoins des entreprises.

1. Le RPDB seul
   

   Il s’agit d’un régime de participation différée aux bénéfices traditionnel où l’employeur dépose une part des bénéfices de l’entreprise directement dans le compte RPDB des employés admissibles. Il est souvent utilisé par les petites et moyennes entreprises qui veulent offrir un programme incitatif flexible et efficace sur le plan fiscal.
   

2. Le RPDB combiné avec un REER collectif
   

   De nombreux employeurs canadiens offrent un RPDB combiné avec un REER collectif. Les employés cotisent à leurs REER par le biais de retenues sur leur paie, tandis que les employeurs versent une contrepartie pour toutes les cotisations ou une partie de celle-ci dans le RPDB. Cette configuration à deux régimes augmente l’épargne-retraite tout en réduisant les obligations fiscales de l’employeur, puisque les cotisations de l’employeur au RPDB ne sont pas assujetties aux cotisations du Régime de pensions du Canada (RPC) et de l’assurance-emploi (AE).
   

3. Le RPDB en tant que mécanisme de répartition des primes
   

   Certains employeurs utilisent un RPDB pour reporter les primes plutôt que de faire un versement imposable en espèces. Lorsque les bénéfices sont élevés, une prime ou une part de bénéfices peut être déposée dans le RPDB au lieu d’être transmise directement dans les chèques de paie, ce qui permet aux employés de reporter le versement d’impôt et à l’employeur de réaliser des économies.
   

4. Le RPDB doté d’une structure à plusieurs niveaux
   

   Les employeurs peuvent établir une admissibilité à plusieurs niveaux ou des niveaux de cotisation à l’intérieur du RPDB, en fonction du poste, de l’ancienneté ou du rendement, dans la mesure où le régime respecte les règles de non-discrimination de l’ARC. Cette approche permet de personnaliser facilement les mesures incitatives sans avoir à créer des régimes distincts pour chaque groupe. 

Les avantages de la participation aux bénéfices

Les régimes de participation aux bénéfices offrent des avantages à la fois pour les employeurs et les employés. Voici quelques-uns des avantages principaux :

• Efficience fiscale : Les cotisations au RPDB sont déductibles du revenu imposable pour les employeurs et sont à l’abri de l’impôt pour les employés.
• Fidélisation des talents : Les calendriers d’acquisition récompensent l’engagement à long terme.
  
• Flexibilité : Aucune obligation de cotiser tous les ans. Les employeurs peuvent attendre jusqu’à la fin de l’année avant de décider s’ils peuvent se permettre de partager les bénéfices avec les employés.
• Motivation des employés : Cela fait concorder le travail avec les résultats opérationnels.
  

Les désavantages de la participation aux bénéfices

Bien que la participation aux bénéfices offre de nombreux avantages, elle présente tout de même quelques inconvénients. Un des défis est la complexité administrative, puisque les employeurs doivent préparer des documents officiels sur le régime, tenir des dossiers exacts et respecter les règlements de l’ARC.  En outre, la participation aux bénéfices peut être plus coûteuse à administrer que les options d’épargne-retraite plus simples comme les REER collectifs. Les employeurs doivent également respecter les règles de non-discrimination, en veillant à ce que le régime n’avantage pas injustement les dirigeants ou les employés hautement rémunérés par rapport au reste de la main-d’œuvre.  

Comment calculer la participation aux bénéfices

Les employeurs appliquent habituellement une méthode proportionnelle aux salaires (au prorata de leur rémunération par rapport à la rémunération totale de tous les employés) en effectuant les étapes suivantes :

1. Ils additionnent les rémunérations de tous les employés.
2. Ils divisent le salaire de chaque employé par la rémunération totale.
3. Ils multiplient le résultat par le montant total de la participation aux bénéfices.

D’autres méthodes utilisent des formules pondérées en fonction de l’âge ou versent un montant forfaitaire par employé.

Un exemple de participation aux bénéfices

Une entreprise réalise un bénéfice de 400 000 $. À la fin de l’année, la direction de l’entreprise décide de distribuer 10 % de ce montant aux employés. Si la rémunération totale de la main-d’œuvre est de 200 000 $, quelle portion des bénéfices un employé qui gagne un salaire de 80 000 $ recevra-t-il? (80 000 $ / 200 000 $) x (400 000 $ x 0,10) = 16 000 $

Comment créer un régime de participation aux bénéfices

Les employeurs qui désirent offrir un régime de participation aux bénéfices doivent d’abord décider s’ils veulent mettre en place et gérer le régime eux-mêmes ou s’ils veulent demander de l’aide à une institution financière. Puisque les plus petites entreprises peuvent trouver difficile de gérer ce processus en raison de leurs ressources limitées, elles feraient souvent mieux de demander des conseils financiers ou le soutien d’une institution financière. Ensuite viennent les quatre étapes suivantes :

1. Créer une ébauche du document du régime de participation aux bénéfices.

La première étape est de créer un document officiel pour le régime qui établit les règles et la structure de votre régime de participation aux bénéfices. Vous devez définir les critères d’admissibilité des employés, les cotisations, les formules et les calendriers d’acquisition, et veiller à la conformité aux règlements de l’ARC. Ce document constitue la base juridique du régime et peut avoir besoin d’être mis à jour régulièrement au fur et à mesure que votre entreprise grandit. Étant donné la complexité du processus, il est recommandé de demander conseil à un conseiller financier ou à une institution financière, tout particulièrement pour les petites entreprises, puisque beaucoup d’entre elles n’ont pas les moyens de le mener à bien par elles-mêmes.

2. Mettre en place une fiducie pour les actifs du régime.

Puisqu’un RPDB garde les cotisations en fiducie pour les employés, vous devez établir un compte en fiducie légale pour gérer les actifs du régime. Cette fiducie veillera à ce que les fonds soient protégés et utilisés au seul bénéfice des membres du régime. Vous devrez également nommer un administrateur, soit une personne ou un cabinet professionnel, qui sera responsable de gérer les cotisations, les investissements et le versement des bénéfices conformément aux conditions du régime.

3. Choisir un comptable ou un fournisseur.

Pour simplifier l’administration du régime, la plupart des employeurs collaborent avec une institution financière, un fournisseur de paie ou un administrateur des avantages sociaux pour gérer les activités quotidiennes du régime.  Le comptable est chargé de faire le suivi des comptes des employés, de gérer la répartition des investissements, de préparer des rapports et de veiller à l’exactitude des déclarations auprès des organismes de réglementation. Travailler en partenariat avec un fournisseur d’expérience peut aider à réduire les risques de non-conformité et à simplifier la gestion du régime.  Demander de bons conseils financiers peut également aider à choisir le fournisseur qui conviendrait le mieux aux besoins de votre organisation.

4. Aviser les employés admissibles.

Une fois le régime en place, les employeurs doivent en communiquer les détails à tous les employés admissibles. Vous devez notamment fournir une description sommaire du régime qui explique clairement comment le régime de participation aux bénéfices fonctionne, les avantages qu’il offre et la façon dont les contributions sont gérées. Une communication transparente permet aux employés de comprendre la valeur du régime et leurs droits dans le cadre de celui-ci, ce qui aide à augmenter l’engagement et la participation.

Les exigences de déclaration pour les régimes de participation aux bénéfices

Les régimes de participation aux bénéfices canadiens doivent se conformer aux règlements de l’ARC et aux lois sur les régimes de retraite en vigueur dans les provinces applicables. Les employeurs doivent déclarer les cotisations de l’employeur, les retraits ou les cessations d’emploi et l’agrément de l’ARC, et ils doivent faire des déclarations annuelles pour la fiducie. La collaboration avec votre fournisseur de paie ou conseiller en avantages sociaux est essentielle pour veiller à l’exactitude des déclarations. De plus, demander de l’aide d’un administrateur tiers est fortement recommandé, tout particulièrement pour les plus petites organisations. Un administrateur tiers peut aider à simplifier le processus de déclarations, à assurer la conformité avec les exigences réglementaires et à réduire la charge administrative pour votre équipe interne, ce qui permet à votre organisation de se concentrer sur ses activités principales.

Êtes-vous à intégrer la participation aux bénéfices dans votre stratégie de paie?

La participation aux bénéfices peut être un outil puissant pour récompenser les employés, soutenir la fidélisation du personnel et aligner votre équipe avec objectifs d’entreprise. Que vous conceviez votre premier régime ou que vous peaufiniez un régime existant, choisir les bons outils et la bonne approche est essentiel. Apprenez comment ADP aide les entreprises canadiennes à simplifier la gestion de paie et des avantages sociaux.

Foire aux questions

Cet article doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse de la participation aux bénéfices et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP.