Paie d’urgence : prévoir l’imprévisible

par l’équipe Spark

Lorsque les services ou fournisseurs de traitement de la paie habituels interrompent leurs activités, un fournisseur de services de paie d’urgence peut permettre à votre entreprise de continuer la distribution de la paie.

À la lumière des récents événements mondiaux, les employeurs font tout ce qu’ils peuvent pour assurer la continuité des activités, tout en répondant aux besoins de leurs employés. Le maintien des processus de paie, sans interruption, constitue un composant critique à la fois pour les employeurs et les employés. La paie d’urgence est une option que les employeurs devraient envisager en situation d’urgence, afin de veiller à ce que les employés soient payés à temps et à ce que les employeurs remplissent leurs obligations légales, même lorsqu’il survient un imprévu.

Les entreprises qui ont élaboré des plans de résilience d’entreprise et de reprise après sinistre sont en meilleure position pour poursuivre leurs activités. L’un des éléments clés de ces plans consiste à établir des mesures d’urgence en cas d’interruption des systèmes et des processus, y compris la paie.

Même si personne ne pouvait prévoir les événements perturbateurs que nous avons connus au début de 2020, des statistiques démontrent une augmentation anticipée de la fréquence et de la gravité des catastrophes naturelles à l’échelle mondiale qui soutient le besoin plus large de planification et de préparation. Selon le Bureau d’assurance du Canada, le temps violent a causé des dommages assurés de 1,3 milliard de dollars au Canada en 2019, qui se classe au septième rang des années les plus coûteuses.

Intégration de la paie d’urgence à votre plan de résilience d’entreprise

La paie d’urgence fournit aux employés une réserve pour soutenir leurs processus de paie de façon à limiter les perturbations en cas d’événements catastrophiques, comme une catastrophe naturelle.

Lorsque les services ou fournisseurs de traitement de la paie habituels interrompent leurs activités, un fournisseur de services de paie d’urgence peut permettre de continuer la distribution de la paie par chèque, par dépôt direct et/ou par carte de paiement.

Bien entendu, l’important est de trouver un fournisseur de services de paie d’urgence qui dispose de sa propre structure d’atténuation, de préparation, d’intervention et de reprise en cas de sinistre, afin de pouvoir compter sur lui en cas de besoin.

Cette structure doit comprendre ses propres composants d’analyse des risques et de planification, notamment les suivants :

  • Évaluation des risques et analyse des répercussions sur les opérations
  • Planification de la continuité des activités
  • Planification de la reprise après sinistre
  • Planification de la santé et sécurité

Numérisation de la paie pour rationaliser les processus de paie

Afin d’être proactives, les entreprises peuvent adopter d’autres options de paiement, comme les cartes de paiement, qui contribuent à réduire la quantité de papier et la manipulation requises pour rémunérer les employés.

Maintien de la conformité en période difficile

Le maintien de la paie pour soutenir les employés en période critique peut se révéler un véritable défi, tout comme la conformité et le respect de toute obligation légale applicable liée à la rémunération des employés. Sur le plan de la conformité réglementaire, il peut s’avérer essentiel de veiller à ce que les processus de paie d’urgence permettent la continuité de la collecte de données, de la surveillance des processus et de la création de rapports. Il peut aussi être primordial de déterminer l’admissibilité lorsque les employeurs souhaitent profiter de programmes gouvernementaux offerts en cas de crise, comme la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC), ou d’autres lois liées à des catastrophes naturelles.

Reprise des activités

La planification en vue du prochain événement imprévu ne s’arrête pas à la fin d’une crise. Elle peut révéler des occasions d’amélioration et permettre de parfaire les processus en période d’exploitation normale, ainsi qu’en période de crise. Les gestionnaires des RH peuvent jouer un rôle essentiel dans l’élaboration et la tenue à jour d’un plan de reprise qui soutient une entreprise lorsque tout va pour le mieux, tout en l’aidant à traverser l’imprévu et l’imprévisible.

En savoir plus

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La bonté ne doit pas seulement exister en situation de crise.

Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parrainé par ADP.

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