Protection contre la fraude sur la paie

Qu’est-ce que la fraude sur la paie?

La fraude sur la paie se produit lorsqu’une personne détourne des fonds d’une entreprise à l’aide du système de gestion de paie de l’organisation. Il existe plusieurs méthodes permettant aux personnes de voler des fonds auxquels elles n’ont pas droit, notamment la falsification des feuilles de temps, l’émission de primes non autorisées et le paiement d’employés fictifs ou licenciés. Les indicateurs courants de fraude sur la paie incluent ce qui suit :

Courriel d’« aperçu » d’une paie que vous n’avez pas soumise
Indication qu’une paie vous a été transmise ou envoyée
Employés signalant des fonds inattendus ou excessifs dans leurs comptes bancaires et/ou des transactions de paie qualifiées de « dépôt supplémentaire »
Modifications de la paie que vous n’avez pas effectuées, telles que le changement de statut d’un employé

Conseils pour éviter la fraude sur la paie :

Comparez le nombre de paies par cycle avec le nombre d’employés Assets qui travaillent pour vous. (Si le nombre de paies est supérieur au nombre d’employés, menez une enquête)
Inspectez régulièrement votre rapport de personnel lors d’activités de paie ou de prévisualisation de celle-ci. Surveillez les éléments suivants :

Nouveaux employés
Modifications à un compte bancaire
Modifications aux taux de paie
Changements d’adresse, en particulier si la nouvelle adresse se trouve dans un lieu où vous n’avez pas beaucoup d’employés

Générez régulièrement un rapport pour identifier les employés qui divisent leur paie par dépôt direct en plusieurs comptes et étudiez les modifications apportées à cette liste pour vous assurer de leur validité
Générez un rapport de contrôle d’accès régulier pour tous les rôles d’administrateur et de spécialiste du client. Examinez-le pour en vérifier l’exactitude et la pertinence, et assurez-vous que les coordonnées sont valides et à jour
Gérez attentivement l’inscription au libre-service ADP :

Limitez l’attribution des codes d’inscription de votre entreprise à ceux qui en ont besoin et établissez un processus pour sa distribution sécurisée
Utilisez la validation de l’application dorsale pour l’inscription au libre-service
Communiquez avec ADP pour obtenir des détails sur une méthode de sécurité de niveau supérieur consistant à utiliser des codes d’inscription personnels, et sur les autres options d’inscription sécurisées offertes

Meilleures pratiques en gestion de la paie

Confirmez que vos logiciels antivirus et programmes contre les logiciels malveillants sont régulièrement mis à jour et qu’un pare-feu fiable est activé
Sécurisez physiquement l’ordinateur utilisé pour le traitement et l’approbation des activités de gestion de paie et éliminez de manière appropriée les supports papier et électroniques comportant des renseignements confidentiels
Modifiez toujours les mots de passe des systèmes liés à la gestion de la paie en cas de changement au sein du personnel d’administration de la paie
Séparez les tâches de gestion de la paie de manière à ce qu’une personne soit responsable de la préparation de la paie et qu’une autre personne soit chargée de soumettre la paie et de vérifier le résultat
Envisagez de réaliser la gestion de la paie et les tâches relatives aux activités bancaires sur un système distinct utilisé uniquement à ces fins
Si, pour une raison quelconque, vous soupçonnez une atteinte à la sécurité, n’utilisez pas le système et demandez immédiatement l’aide de votre équipe de TI ou de votre groupe technologique
Fournissez à ADP les coordonnées à jour de l’administrateur de la paie afin de nous permettre d’établir un contact immédiat si nous détectons une activité suspecte