Implantation d’un SIRH : un guide destiné aux employeurs canadiens

L’achat d’un système d’information en ressources humaines (SIRH) constitue une étape majeure pour de nombreux employeurs canadiens. Cependant, après la signature du contrat, une question courante se pose : quelle est la prochaine étape? La réponse : l’implantation du SIRH. L’implantation d’un SIRH est un processus structuré qui déterminera si votre nouveau système vous offrira de la valeur à long terme ou deviendra un outil sous-utilisé.

L’implantation réussie d’un SIRH nécessite une planification minutieuse, l’adhésion des intervenants et une bonne compréhension des exigences liées à la conformité en matière de paie, d’impôt et d’emploi au Canada. Le fait de savoir ce qu’implique le processus d’implantation d’un SIRH peut aider les employeurs à évaluer si l’approche d’un fournisseur permettra un déploiement harmonieux et en toute conformité.

En quoi consiste l’implantation d’un SIRH?

Le processus d’implantation permet de configurer un système d’information en RH, de le déployer et de l’intégrer aux outils existants de gestion de la paie, des RH et de la main-d’œuvre. Au Canada, l’implantation d’un SIRH comprend souvent la configuration de la paie dans plusieurs provinces et des retenues réglementaires, la prise en compte des exigences en matière de déclaration, ainsi que l’intégration aux systèmes financiers et de gestion du temps et des avantages sociaux.

En règle générale, un plan d’implantation de SIRH réussi comprend ce qui suit :

• Stratégies de gestion des changements et d’adoption
• Appui de la direction et de la gouvernance
• Communications aux employés et aux gestionnaires
• Migration des données et configuration du système
• Gestion du projet
• Formation sur le produit
• Déploiement pour les utilisateurs finaux

Pourquoi l’implantation d’un SIRH est-elle importante?

L’implantation d’un SIRH bien exécutée permet d’assurer une transition harmonieuse, améliore l’adoption et optimise l’efficacité du système. Elle ne doit pas imposer de charge excessive aux ressources techniques. Le fournisseur de SIRH idéal réduit le fardeau des services des TI et soutient les employeurs tout au long du processus.

Une implantation de SIRH bien exécutée assure :

• Un traitement de la paie fiable et la conformité à la loi dans toutes les provinces;
• Une adoption plus rapide par les équipes des RH, les gestionnaires et les employés;
• Une faible perturbation des activités de traitement de la paie et de RH de base;
• Des données et des rapports de meilleure qualité dès le premier jour.

Étapes de l’implantation d’un SIRH

Même si toutes les entreprises sont différentes, les étapes fondamentales de l’implantation d’un SIRH restent les mêmes pour la plupart des entreprises au Canada. Une implantation habituelle comporte cinq étapes de base :

1. Analyser et documenter les processus de RH
2. Recueillir et valider les données
3. Informer les tiers
4. Obtenir l’appui des parties prenantes
5. Préparer l’infrastructure

1. Analyser et documenter les processus de RH

Avant d’implanter un SIRH, les employeurs devraient évaluer leurs flux de travaux de RH et de paie actuels afin de déterminer les lacunes, les inefficacités et les éléments à considérer en matière de conformité. Voici quelques-uns des principaux aspects à examiner :

• Les catégories d’employés (temps plein, temps partiel, contractuels)
• Les fréquences et les calendriers de paie
• Les avantages imposables et les remboursements des dépenses
• Les retenues réglementaires et facultatives
• Les politiques sur les heures et présences 
• Les droits aux congés rémunérés, aux vacances et aux absences autorisées
• L'intégration à des systèmes financiers, d’avantages sociaux et de planification des horaires

2. Recueillir et valider les données

Des données de paie et de RH existantes précises sont nécessaires à l’implantation. Les employeurs doivent s’assurer que les données respectent les exigences en matière de tenue de dossiers au Canada. Voici quelques-unes des meilleures pratiques :

• Examiner les données actuelles et en vérifier l’exactitude
• Demander aux employés de vérifier leurs renseignements personnels et bancaires
• Mapper les champs de données existants avec ceux du nouveau SIRH
• Confirmer les exigences en matière de conservation des données en vertu de la réglementation canadienne

3. Informer les tiers

L’implantation d’un SIRH touche souvent de nombreux partenaires externes. Une coordination anticipée peut prévenir les retards et les problèmes d’intégration. Voici quelques-uns des tiers les plus courants :

• Fournisseurs d’avantages sociaux : régimes collectifs d’assurance maladie, de retraite et d’épargne
• Institutions financières : banques qui traitent le provisionnement de la paie
• Organismes gouvernementaux et syndicats : afin d’assurer la prise en charge des déclarations et des règles, s’il y a lieu

4. Obtenir l’adhésion des parties prenantes

L’implantation d’un SIRH sera d’autant plus réussie lorsque la direction et le personnel de l’entreprise sont mobilisés dès le départ. Afin d’assurer la concertation :

• Déterminez les parties prenantes clés au début du processus et clarifiez leur rôle;
• Établissez une bonne communication entre les gestionnaires de projets;
• Définissez des attentes et des échéanciers clairs;
• Planifiez la formation des administrateurs et des utilisateurs finaux.

Défis courants liés à l’implantation d’un SIRH

Des défis peuvent survenir lors de l’implantation d’un SIRH, particulièrement pour les entreprises dont la structure est complexe ou qui mènent des activités à l’échelle mondiale. La taille de la main-d'œuvre dans chaque pays augmente également le niveau de complexité. Voici quelques défis parmi les plus courants :

• Gérer des exigences de paie et de RH dans plusieurs territoires de compétence
• Coordonner la migration des données à partir de systèmes isolés
• Intégrer la main-d’œuvre mondiale ou de plusieurs entités
• Assurer le traitement ininterrompu de la paie pendant la transition
• Stimuler l’adoption auprès des gestionnaires et des employés
• Prévoir un investissement en temps chaque semaine

Conseils pour assurer l’efficacité de l’implantation d’un SIRH

Pendant l’implantation d’un SIRH, la communication est nécessaire pour faire connaître la nouvelle technologie et soutenir son adoption, ainsi que pour favoriser l’engagement des employés. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour atteindre ces objectifs :

• Réitérez les avantages d’un SIRH : Pour bien gérer le changement, privilégiez des communications continues expliquant de quelle façon la nouvelle technologie améliorera les expériences au quotidien. Par exemple, elle pourrait permettre d'accélérer le processus de traitement de la paie. Pour atteindre un vaste public, les employeurs peuvent combiner les modes de communication avec des messages en cascade de la direction, relayés par les dirigeants qui commanditent l’initiative.
• Quantifiez les résultats : Des indicateurs quantifiables peuvent aider les entreprises à comprendre le succès de leurs communications relatives à l’implantation du SIRH. Différentes données sont accessibles à cette fin, y compris des rapports sur l’utilisation du SIRH, des sondages sur la satisfaction des employés et le nombre d’appels reçus par le service d’assistance. Les employeurs peuvent ensuite reproduire ce qui a bien fonctionné ou modifier leurs campagnes de communication subséquentes.
• Mettez en œuvre un déploiement structuré pour les utilisateurs finaux : La réussite de l'implantation d'un SIRH dépend de la manière dont le système est présenté aux employés et aux gestionnaires. Les utilisateurs sont moins susceptibles d'adopter pleinement le nouveau SIRH et de s'investir dans celui-ci en l'absence d'un déploiement structuré, d'une communication claire et d'une formation pratique sur les fonctionnalités du système.
• Prévoyez un investissement en temps considérable : L'implantation d'un SIRH nécessite la participation de nombreuses parties prenantes internes telles que les RH, la paie, les finances et les TI. Bien que le fournisseur du logiciel supervise le processus d'implantation du SIRH, l'entreprise cliente doit contribuer de façon importante, valider les données, prendre des décisions et effectuer des tests afin que le processus puisse être achevé. L'affectation de ressources internes dédiées à ce projet permet de le maintenir sur la bonne voie et de réduire le risque de retards.

Évaluation après l’implantation et soutien continu

Les fournisseurs de SIRH n’offrent pas tous le même niveau de soutien après l’implantation. Les employeurs devraient s’assurer que leur fournisseur offre :

• De la formation et de l’information continues;
• Un soutien personnalisé ou des équipes consultatives;
• Des conseils quant aux mises à jour en matière de conformité et aux changements relatifs à la main-d’œuvre;
• Un accès à des meilleures pratiques et à des perspectives de pairs.

Vous prévoyez implanter votre SIRH?

Une implantation de SIRH réussie commence par le choix d'une solution qui répond aux besoins actuels de votre effectif et qui s'adapte à l'évolution de votre entreprise. Les systèmes d'information en RH d'ADP sont conçus pour aider les employeurs canadiens à gérer les données relatives aux RH, à la paie et à la main d'œuvre, tout en soutenant la conformité et la croissance à long terme. Apprenez-en plus sur les systèmes d’information en RH d’ADP. .

FAQs

This guide is intended to be used as a starting point in analyzing HRIS implementation and is not a comprehensive resource of requirements. It offers practical information concerning the subject matter and is provided with the understanding that ADP Canada is not rendering legal or tax advice or other professional services.