Communication de changement : atteindre l’inatteignable

par Mary Schafer

En mettant en œuvre une ou plusieurs des stratégies énumérées ci-dessous, vous pouvez donner à vos employés la possibilité de travailler de façon autonome et libérer des ressources de RH qui peuvent être réaffectées à d’autres défis critiques.

Avez-vous du mal à faire en sorte que vos messages et communications importants parviennent à votre « personnel hors bureau »?

Vos employés ne travaillant pas dans un bureau, comme ceux oeuvrant dans les domaines de la fabrication, de la vente au détail, de l’hébergement ou des soins de santé, entre autres, n’ont parfois pas d’adresse de courriel professionnelle ou d’accès régulier à un ordinateur, à un téléphone intelligent ou à une tablette. Cela complique de façon intrinsèque la communication de changements organisationnels en milieu de travail (tels que des changements liés à la fréquence de paie et/ou des messages sur une nouvelle politique sur les congés) et peut amener les travailleurs à distance à dépendre fortement des RH et des gestionnaires pour obtenir des renseignements.

Abordez ce problème majeur et soyez en mesure de joindre tous vos employés en mettant en œuvre les stratégies suivantes.

Organisez des réunions en personne ou virtuelles

Les interactions en personne ainsi que les réunions virtuelles avec vos employés travaillant à l’extérieur du bureau peuvent vous donner l’occasion de relayer clairement vos messages de communication de changement. L’association Meetings Mean Business Coalition rapporte que 91 % des chefs d’entreprise croient que les réunions en face à face favorisent l’engagement et 94 % affirment qu’ils font progresser la collaboration. Organisez une réunion en personne pour votre prochain lancement de projet ou séance de remue-méninges pour entrer en contact avec vos équipes dispersées. En tant que dirigeant, vous pouvez également fournir à vos gestionnaires de personnel des points de discussion à aborder au cours de caucus précédant les quarts de travail, ou des documents/instructions étape par étape afin d’atteindre leur public « difficile à atteindre ».

Concentrez vos efforts sur des communications visuelles percutantes

Une autre façon de favoriser l’engagement et d’interagir avec votre personnel est de faire preuve d’imagination en ce qui a trait à l’imagerie.

Les recherches démontrent que les gens se souviennent de 80 % de ce qu’ils voient et font, de 20 % de ce qu’ils lisent et de 10 % de ce qu’ils entendent. De plus, 90 % des renseignements acheminés au cerveau sont visuels, qui sont traités 60 000 fois plus rapidement par le cerveau que le texte brut. En conséquence, les données visuelles peuvent constituer l’une des formes de communication les plus efficaces.

Lorsque vous générez des images destinées à des présentoirs, des présentations et des affiches, assurez-vous que votre message est clair, concis et précis. En premier lieu, tenez compte de votre public afin d’optimiser l’efficacité et la portée du message.

Concentrez-vous sur les mesures favorisant la communication et l’engagement

Il existe de nombreuses mesures de communication et d’engagement traditionnelles qui peuvent vous aider à entrer en contact votre effectif. Elles comprennent des envois à domicile, des affiches, des dépliants, des cartes pour portefeuille, des affiches pour les horodateurs et des chevalets. Les grandes conférences téléphoniques, les réunions téléphoniques à plus petite échelle, les entrevues, les groupes de discussion, les séances de questions et réponses, les programmes de dîner-causerie, les assemblées générales et les conversations informelles de couloirs constituent tous des moyens intéressants d’interagir avec les employés qui ne peuvent pas être joints grâce à la technologie.

Passez au mobile

Il se peut que vous en soyez au point où la meilleure option est de passer à la technologie mobile ou aux applications pour faire face à vos difficultés de communication avec les travailleurs à distance.

Même si 83 % des employés qui travaillent sur le terrain n’ont pas d’adresse de courriel, 72 % de ces employés utilisent des technologies mobiles et des médias sociaux. Par conséquent, vous pourriez envisager l’essai d’une application mobile à laquelle vos employés peuvent s’inscrire pour aider votre entreprise à demeurer en contact avec des membres de l’équipe travaillant hors site.

Une autre façon d’utiliser les technologies mobiles pour relayer des renseignements consiste à ajouter des codes QR ou des codes de référence rapide à vos documents imprimés.

À mesure que la main-d’œuvre virtuelle et ne travaillant pas au bureau croît, il deviendra probablement plus difficile de fournir des renseignements importants sur les changements technologiques, sur les politiques ou sur les processus aux personnes concernées. Pour réussir, vous aurez besoin d’une approche à plusieurs volets et favorisant différents points de contact, qui se concentre sur la transmission d’un message (clair) indiquant en quoi les employés sont touchés. Il est important de garder en tête que les communications à elles seules ne constituent pas une solution miracle. N’oubliez pas d’envisager et d’offrir des interactions en personne, du soutien aux gestionnaires et des services de RH comme ressources supplémentaires afin d’assurer votre réussite.

Découvrez comment préparer vos données, votre équipe et vos systèmes en vue de la meilleure transition possible. Téléchargez votre guide sur la planification de l’intégration de la GCH ici.

Cet article est paru à l’origine dans SPARK Parraîné par ADP.

BALISES: Grande entreprise Moyenne entreprise Entreprise multinationale Petite entreprise RH