Plan de continuité des activités

Un plan de continuité des activités (PCA) aide les organisations à se préparer aux perturbations pouvant avoir une incidence sur les employés, l’exploitation ou la paie. Des événements comme des urgences de santé publique peuvent soulever des questions immédiates au sujet de la sécurité, du travail à distance et de la rémunération des employés. Un PCA bien pensé définit les mesures nécessaires pour poursuivre les activités essentielles dans ces situations. Lorsque le plan comprend des mesures d’urgence relatives à la paie, il peut également aider les employeurs à continuer de payer les employés à temps, même lorsque les processus normaux sont perturbés.

Qu’est-ce qu’un plan de continuité des activités?

Un PCA précise de quelle façon une organisation poursuivra ses activités critiques pendant et après des perturbations imprévues, comme des catastrophes naturelles, des pannes de courant, des cyberincidents ou des urgences de santé publique.

Un bon plan de gestion de la continuité des activités identifie les fonctions opérationnelles critiques, désigne des décideurs et définit de quelle façon le travail se poursuivra jusqu’à ce qu’une reprise complète soit possible.

De quoi un plan de continuité des activités doit-il traiter?

Il est possible d’activer un PCA lors de phénomènes météorologiques violents, de pannes de courant régionales, de feux de forêt, d’inondations, de cyberincidents ou d’urgences de santé publique. Afin de permettre une intervention efficace, les cadres de planification de continuité des activités doivent traiter des éléments suivants :

• Fermeture des installations ou réduction des activités : Un PCA indique à quel moment une entreprise peut fermer en raison de préoccupations liées à la sécurité ou de décrets d’urgence émis par le gouvernement. Il devrait préciser comment gérer la planification des horaires et la paie en cas d’interruption ou de réduction des activités.
• Sécurité des employés et des clients : Si les activités se poursuivent, le plan doit guider les décisions relatives à l’arrivée en retard, au départ en avance ou à la présence irrégulière des employés en raison de déplacements dangereux.
• Continuité de la paie et échéances de paiement : L’intégration d’autres options de paiement peut aider les employeurs à continuer de payer leurs employés avec exactitude et à temps.
• Politiques relatives au travail à distance et au travail hybride : Un PCA définit les rôles qui peuvent travailler à distance ou selon une formule hybride, ainsi que les attentes en matière de disponibilité, d’accès à la technologie, de communication et de sécurité des données.
• Décideurs autorisés : Un PCA détermine qui a le pouvoir de prendre des décisions opérationnelles, ce qui contribue à réduire la confusion et les retards dans les situations urgentes.
• Communications avec les employés : Un PCA indique de quelle manière les employés recevront en temps opportun des mises à jour par l’intermédiaire de plusieurs canaux, notamment le courriel, le téléphone, les alertes d’urgence ou les sites Web de l’entreprise.
• Accès aux systèmes, aux données et aux contrôles de sécurité : Les PCA comprennent des dispositifs de sécurité, comme des solutions infonuagiques de paie et de gestion du capital humain (GCH), pour aider à protéger les renseignements sensibles et à maintenir l’accès en cas de panne.

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En savoir plus

Avantages d’un plan de continuité des activités

Les avantages d’un PCA s’étendent au-delà de l’intervention en situation de crise. Les organisations qui disposent de plans documentés et testés sont plus susceptibles d’être en mesure de :

• reprendre leurs activités plus rapidement;
• protéger la confiance et le moral des employés;
• réduire les pertes financières;
• conserver la confiance des clients et des fournisseurs;
• remplir leurs obligations en matière de paie et de conformité en cas de perturbations.

Pourquoi la planification de la continuité des activités est-elle importante?

La reprise après d’importantes perturbations peut s’avérer coûteuse et complexe. Sans plan de gestion de la continuité des activités, les entreprises peuvent avoir de la difficulté à reprendre leurs activités, à servir leurs clients ou à payer leurs employés à temps. En revanche, les organisations qui priorisent la planification de la continuité des activités sont mieux outillées pour réagir rapidement, prendre des décisions éclairées et stabiliser les activités lorsque des perturbations surviennent.

Comment créer un plan de continuité des activités

Pour élaborer un PCA :

1. Identifiez les fonctions opérationnelles et les dépendances critiques.
2. Effectuez une analyse de l’incidence sur la continuité des activités.
3. Définissez des stratégies d’intervention et de reprise.
4. Attribuez des rôles et des responsabilités.
5. Documentez les procédures de communication et de paie.
6. Testez le plan et mettez-le à jour régulièrement.

Le processus ci-dessus répond aux questions courantes, comme en quoi consiste un PCA et ce qu’il devrait comprendre, tout en adaptant l’approche à la taille et au profil de risque d’une entreprise.

Analyse de l’incidence de la continuité des activités

Une analyse de l’incidence sur la continuité des activités évalue les répercussions potentielles des perturbations sur les fonctions opérationnelles essentielles. Elle aide les employeurs à déterminer les priorités en matière de reprise en évaluant les répercussions opérationnelles, financières et réputationnelles.

Comment assurer le soutien du plan de continuité des activités

La création d’une équipe consacrée à la continuité des activités permet d’assurer la coordination des efforts d’intervention et de reprise. Les membres de l’équipe devraient :

• comprendre leur rôle avant qu’une crise ne survienne;
• disposer des coordonnées à jour des autres membres de l’équipe;
• connaître toutes les exigences en matière de continuité des activités, notamment l’équipement, les systèmes et les documents critiques;
• comprendre les processus de travail à distance et les mesures d’urgence relatives à la paie.

Essai du plan de continuité des activités

La planification de la continuité des activités est un processus continu. Les membres de l’équipe de continuité des activités devraient suivre un programme de formation et participer régulièrement à des exercices d’orientation, sur table et complets. Pendant ces séances, on présente une catastrophe hypothétique aux membres de l’équipe, qui discutent de la façon dont ils appliqueraient le plan de continuité des activités si la situation était réelle. Les membres de l’équipe peuvent ensuite valider les procédures et mettre le plan à jour s’ils ont découvert des vulnérabilités.

Conseils pour communiquer avec les clients et les fournisseurs en cas de crise

Une communication claire ne se limite pas aux employés. La transparence contribue à conserver la confiance et à préserver les relations à long terme. En cas de perturbations :

• fournissez des échéances réalistes et des mises à jour sur la situation;
• identifiez d’autres personnes-ressources et fournisseurs;
• confirmez à nouveau les attentes en matière de livraison et de service;
• maintenez une communication constante sur tous les canaux.

Soutenir la continuité de la paie en cas de perturbations

En cas de perturbation des activités, la paie est souvent d’une des fonctions les plus urgentes et les plus risquées à gérer. Un PCA bien pensé aide les employeurs à se préparer à utiliser d’autres processus de paie, modes de paiement et échéances pour continuer de payer les employés avec exactitude et à temps. Explorez les solutions de paie d’ADP Canada afin de comprendre comment la planification peut contribuer à réduire les retards liés à la paie.

Foire aux questions

Ce guide doit être utilisé comme point de départ dans l’analyse de la planification de la continuité des activités et ne constitue pas une liste complète des exigences. Il offre des renseignements pratiques sur le sujet traité et son contenu ne constitue pas un avis juridique, un conseil fiscal ou un service professionnel distinct d’ADP Canada.