Dotée d’une équipe de plus de 3 000 professionnels de l’investissement, CI Global Asset Management est l’une des plus grandes entreprises de gestion d’investissements au Canada. Gabriela Costiuc est à la barre des activités de paie. Ses indications stratégiques et son approche concrète ont grandement contribué à la simplification des processus de conformité, d’autant plus que CI Global Asset Management élargit sa présence au Canada et aux États-Unis.
Avant, le traitement des feuillets T4 au Canada prenait quatre jours. Aujourd’hui, il ne prend que 30 minutes. » - Gabriela Costiuc Gestionnaire de la paie CI Global Asset Management
Gabriela Costiuc,
Gestionnaire de la paie
CI Global Asset Management
Défis commerciaux
- Le recours à des solutions de paie distinctes pour le Canada et les États-Unis a entraîné un manque d’efficacité en matière de conformité transfrontalière.
- Les versements et les rapports manuels ont mené à des inexactitudes et augmenté les risques en matière de conformité.
- Les systèmes existants ont entravé la production de rapports complets et en temps opportun, rendant difficile l’accès aux données.
Ce qu’ADP a fait pour aider
- À l’aide d’ADP SmartCompliance, CI Global Asset Management a unifié ses processus de paie à l’échelle du Canada et des États-Unis, réduisant ainsi les erreurs manuelles et améliorant la conformité. CI Global Asset Management a intégré toutes ses fonctions dans une seule plateforme, ce qui lui permet de produire des rapports en temps opportun et d’améliorer l’accès aux données et les capacités décisionnelles. Cette intégration a simplifié la gestion de la conformité et renforcé la confiance à l’égard du respect des exigences règlementaires dans différents pays
Solutions ADP
- ADP Smart Compliance®
Les défis de la conformité transfrontalière
CI Global Asset Management était confrontée à des défis de taille liés à la gestion de la conformité de la paie alors qu’elle prenait de l’expansion au Canada et aux États-Unis. Alors que l’entreprise est passée de 300 à 3 000 employés, Gabriela, la gestionnaire de la paie, a reconnu le besoin pressant de disposer d’une solution de paie plus efficace qui lui permettrait de répondre aux besoins en matière de conformité des deux côtés de la frontière.
Avant d’adopter ADP SmartCompliance, CI Global comptait sur des solutions de paie distinctes pour chaque pays. Cette dualité créait des complications et des inefficacités dans la gestion de la conformité. « Nous exécutions différents rapports, et assurer la conformité était une tâche pénible, se souvient Gabriela. Nous recherchions une plateforme unique qui répondrait à toutes nos exigences ».
Ainsi, en 2022, CI Global a pris la décision stratégique d’intégrer ADP SmartCompliance avec Workday, leur fournisseur de système de PRE, ce qui a aidé l’entreprise à passer de systèmes fragmentés à une solution de conformité de la paie unifiée et automatisée
Automatisation et rapports améliorés
L’introduction d’ADP SmartCompliance a complètement changé la manière dont CI Global gérait ses processus de paie. Gabriela souligne la facilité et l’exactitude avec lesquelles les versements sont traités à présent : « J’aime les versements. C’est si simple, et ils sont si précis. Puisque tout est intégré, les données sont extraites dans le système d’ADP et transmises au Canada automatiquement ». Cette automatisation soulage CI Global du fardeau associé aux processus manuels de ses anciens systèmes.
De plus, cette automatisation offerte par ADP lui permet d’accéder rapidement aux données, ce qui se traduit par l’obtention de renseignements plus précis comparativement aux rapports non uniformes du passé. Gabriela apprécie l’exactitude et le délai de production des rapports. « Beaucoup de gens viennent nous demander des rapports. Nous sommes en mesure de les obtenir beaucoup plus rapidement et leur précision est sans précédent », indique-t-elle.
Fiabilité et tranquillité d’esprit
ADP SmartCompliance s’est révélé une ressource inestimable pour CI Global, lui offrant fiabilité et tranquillité d’esprit en ce qui concerne la gestion de la conformité. La capacité de la plateforme à fournir des notifications directes fait en sorte que Gabriela dispose toujours d’informations à jour au sujet des événements cruciaux liés à la conformité. « J’aime le système de notifications directes, surtout lorsqu’elles concernent des dépôts directs rejetés ou des rapports terminés », indique-t-elle.
Le processus de mouvement de fonds avec ADP est fluide, ce qui donne à Gabriela l’assurance que les fonds sont distribués avec exactitude et à temps. « Une fois le règlement créé, je ne m’en préoccupe pas. Je sais que les personnes reçoivent l’argent quand un paiement est prévu, c’est fantastique! »
Gabriela a constaté qu’en plus de ces fonctions, ADP permet de gagner beaucoup de temps lié aux tâches de fin d’année, comme le traitement des feuillets T4 au Canada. Un processus qui s’effectuait auparavant en quatre jours environ ne nécessite aujourd’hui qu’une demi-heure
Service à la clientèle de premier plan
L’un des avantages les plus précieux de l’utilisation d’ADP SmartCompliance pour CI Global est peut-être bien le fait de disposer d’une équipe du service à la clientèle d’ADP attitrée. « Peta, notre gestionnaire de compte client, dépasse constamment nos attentes, affirme Gabriela. Je me souviens que des erreurs sont survenues à deux ou trois reprises. J’ai reçu un appel immédiatement, et nous avons travaillé ensemble pour les corriger. Je sais que je peux me fier sur elle et qu’elle sera disponible pour nous aider »
Conformité de la paie transformatrice
En implantant ADP SmartCompliance, CI Global Asset Management a réussi à transformer sa conformité en matière de paie au Canada et aux États-Unis. « Tout va très bien, le système est facile d’accès et très utile! Nous sommes vraiment enchantés de faire affaire avec ADP. »
