Politique de confidentialité
La présente Politique de confidentialité vise à informer les personnes des types de renseignements personnels que reçoit, conserve et traite le groupe Services aux employeurs d’ADP Canada Co., à titre de fournisseur de services au nom de nos clients.
Nous sommes fiers d’expliquer notre engagement à protéger les renseignements personnels que nous recevons de nos clients en nous conformant aux lois sur le respect de la vie privée en vigueur au Canada et notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Afin de respecter cet engagement, nous avons élaboré des politiques et des pratiques destinées à protéger nos installations, nos systèmes d’information et nos données.
La présente politique de confidentialité sera révisée périodiquement, de manière à ce qu’elle demeure à jour et conforme à l’évolution des lois et des politiques.
1. À qui la présente politique de confidentialité s’applique-t-elle?
La présente politique de confidentialité s’applique aux Services aux employeurs d’ADP. Ce service passe un contrat avec les clients afin de leur offrir la possibilité d’impartir le traitement de certaines activités. Plus particulièrement, il offre aux clients le traitement de la paie et les services connexes, comme les règlements par chèque ou par voie électronique aux employés. Il fournit également l’information requise à des tierces parties comme les banques, les divers paliers d’imposition et autres organismes gouvernementaux, selon les besoins (par ex. l’administration des pensions alimentaires).
Notre « clientèle » est constituée d’entités très diverses telles que les sociétés par actions, les partenariats, les sociétés en fiducie ou d’autres entreprises qui font appel à nos services.
Les renseignements personnels que nous envoient nos clients se rapportent à différentes personnes. Dans les présentes, la définition de « personne » s’applique à une personne désignée directement ou indirectement par un client comme étant concernée par les services auxquels la présente politique s’applique.
2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
En règle générale, les « renseignements personnels » comprennent toute information concernant une personne identifiable. Parmi les renseignements que le client recueille et nous transfère de façon à ce que nous puissions lui offrir nos services d’impartition, on retrouve le nom de la personne, son adresse, son numéro d’assurance sociale ainsi que d’autres numéros d’identification, son salaire, ses numéros de comptes bancaires, ses obligations en matière de pensions alimentaires, les renseignements pour la production des feuillets d’impôt ainsi que les renseignements supplémentaires qu’une personne peut choisir de communiquer. En revanche, le titre d’un employé, son adresse professionnelle ou son numéro de téléphone professionnel ne sont pas des renseignements personnels.
3. À quelles obligations nous soumettent nos activités de traitement des renseignements personnels?
En tant que fournisseur de service, nous n’utilisons ni ne communiquons aucun renseignement personnel de manière indépendante pour tout autre usage que le traitement de ces renseignements entrant dans le cadre de nos fonctions contractuelles de traitement, à moins d’un consentement ou que la loi ne l’exige, que ces renseignements nous aient été transférés par le client ou une personne ou en son nom.
De plus, nous prenons toutes les précautions requises au niveau commercial pour protéger les renseignements personnels dont nous disposons contre la perte ou le vol ainsi que contre l’accès non autorisé à ces renseignements, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification, sans égard au support sur lequel les renseignements personnels sont conservés. La nature précise des protections que nous employons varie selon (i) la sensibilité des renseignements en question, (ii) le support sur lequel ils sont conservés et (iii) la manière dont ils sont stockés.
4. Comment est-ce que nous formons et gérons nos associés?
Notre service des Ressources humaines est responsable de la gestion et de la formation des associés.
Nous informons nos associés de nos politiques et pratiques de protection des renseignements, et faisons notre possible pour nous assurer que nos associés s’y conforment. Nous nous efforçons notamment:
- de vérifier de manière adéquate les renseignements fournis par tous les associés nouvellement embauchés;
- d’intégrer de l’information sur les politiques d’ADP dans le processus d’orientation de nos associés;
- d’exiger des associés qu’ils respectent les ententes de non-divulgation appropriées;
- d’insérer de l’information sur nos politiques et pratiques sur le site intranet des associés d’ADP;
- de communiquer régulièrement à nos associés l’information relative à nos politiques et procédures;
- de limiter l’accès aux renseignements personnels aux associés qui en ont besoin dans le cadre de leur travail;
- de supprimer rapidement l’accès aux systèmes et aux installations aux associés qui quittent ADP;
- de vérifier que les associés se conforment bien aux politiques et;
- d’imposer des mesures disciplinaires adéquate pour les infractions aux politiques et procédures.
5. Comment assurons-nous la sécurité de nos installations?
Le directeur du service Installations est responsable de la sécurité de nos installations.
Toutes nos installations intègrent des mesures de sécurité adéquates. De telles mesures de sécurité impliquent:
- d’utiliser des dispositifs de contrôle d’accès tels que des cartes-clés; le contrôle d’accès informatisé, et éventuellement la vérification par le/la réceptionniste des badges d’identification de tous les associés;
- d’exiger que les visiteurs qui se présentent à nos locaux s’enregistrent à la réception pour obtenir un badge de visiteur;
- d’appliquer des mesures de sécurité avancées dans tous nos centres de traitement des données, et notamment de limiter l’accès aux associés autorisés (contrôlés par un dispositif d’accès informatisé) et de limiter les visites aux personnes autorisées au préalable, qui doivent toujours être accompagnées;
- de maintenir des zones sécurisées pour le stockage du matériel contenant des renseignements confidentiels et ;
- de mettre en place d’autres mesures de sécurité adéquates, y compris des patrouilles de sécurité et des caméras de surveillance, aux endroits ou de telles mesures sont jugées nécessaires et tout à fait appropriées.
6. Comment assurons-nous la sécurité de nos systèmes d’information?
Le chef du service de l’information est responsable de la sécurité de nos systèmes d’information dans leur ensemble.
Les systèmes d’information comprennent la conception de réseaux et de logiciels, ainsi que le traitement de l’information, le stockage, la transmission, l’extraction et la suppression. Nous appliquons des politiques et des pratiques visant à protéger les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie – de l’entrée à la suppression de données. Dans le cadre de ces politiques et pratiques, nous nous efforçons notamment:
- d’exiger l’utilisation d’un logiciel de protection antivirus par tous les systèmes informatisés connectés aux réseaux ADP;
- de chiffrer tous les renseignements des clients transmis par Internet;
- de limiter l’accès aux ressources informatiques et aux réseaux ADP Canada aux systèmes munis de configurations approuvées et d’utiliser les méthodes d’identifications et d’authentification appropriées;
- d’utiliser des pare-feu (qui sont configurés et entretenus conformément aux procédures et spécifications d’ADP Canada et des normes de l’industrie);
- d’exiger la suppression adéquate de tous les documents et supports électroniques contenant des renseignements personnels;
- d’employer les fonctions appropriées de détection des intrusions, de surveillance et de consignation de façon à permettre la détection des violations potentielles de la sécurité et d’y remédier;
- de maintenir les procédures de traitement des incidents adéquates pour remédier aux violations;
- d’obtenir et d’installer régulièrement des programmes de correction pour parer à la vulnérabilité des logiciels;
- de développer des applications client qui emploient des méthodes de sécurité appropriées, y compris l’authentification à facteurs multiples, les mots de passe puissants, la temporisation de sessions et les contrôles d’accès et;
- de mettre à jour les plans de reprise après un sinistre et de poursuite des activités pour toutes les fonctions essentielles;
- Le chef du service de l’information est également chargé de maintenir à jour la documentation sur les procédures de sécurité de nos systèmes d’information. Ces procédures sont communiquées aux utilisateurs sur un principe d’accès sélectif.
7. Comment assurons-nous la confidentialité des renseignements personnels lorsque nous traitons avec des fournisseurs de services tiers?
Lorsque nous fournissons des services à nos clients, il arrive que nous autorisions certains fournisseurs de services tiers à accéder aux renseignements personnels dont nous disposons, dans le but de conserver ou de supprimer ces renseignements ou afin de les livrer physiquement au client. Nous exigeons de toute tierce partie à qui nous autorisons un tel accès qu’elle passe des contrats rendant obligatoires les mêmes politiques et pratiques que nous en ce qui concerne la formation et la gestion des employés ainsi que la sécurité de leurs systèmes d’information et données.
De plus amples informations relatives aux fournisseurs de services tiers qui sont autorisés a accéder aux renseignements personnels du groupe Services aux employeurs d’ADP sont fournies sur demande.
8. De quelles protections supplémentaires disposons-nous pour protéger les renseignements personnels?
En raison de la nature des technologies qui sont en constante évolution et des préoccupations en matière de sécurité, nous effectuons des révisions p nous effectuons des périodiques adéquates de nos politiques et pratiques de sécurité. De plus, des évaluations périodiques sont effectuées, comme requis. Toute allégation au sujet de l’usage impropre du système ou des données (que ce soit par les associés, les fournisseurs ou tout autre tierce partie) est examinée minutieusement par le groupe Services aux employeurs d’ADP, conformément à nos politiques, et est ensuite rapportée aux autorités chargées de l’application des lois si nécessaire.
9. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?
Nous conservons les renseignements personnels, la correspondance ou les commentaires relatifs à une personne dans un dossier spécifique au client auquel nos associés ainsi que les tierces parties avec qui nous passons des contrats ont un accès limité sur un principe d’accès sélectif. Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nous en avons besoin pour effectuer ce pour quoi ils nous ont été transmis ou selon ce qui est requis ou permis par la loi. Nous avons établi des durées minimales et maximales de conservation ainsi que des procédures appropriées pour la suppression et la destruction des renseignements personnels.
10. Comment mettons-nous à jour les renseignements personnels de façon à ce qu’ils soient exacts pour le traitement?
En tant que fournisseurs de fonctions de processus d’affaires, nous comptons sur nos clients pour nous fournir des renseignements personnels à jour sur une base régulière, puisque nous en avons besoin pour assurer nos services.
Dans certains cas, les personnes ne peuvent pas mettre à jour leurs renseignements en passant par le client. Si tel est le cas, et si nous pouvons authentifier l’identité de la personne de manière adéquate, nous comptons sur cette personne pour nous fournir les renseignements nécessaires à jour.
À la réception des renseignements personnels à jour, nous effectuerons les rectifications nécessaires nous permettant de continuer à fournir les services aux clients, conformément à nos obligations contractuelles de fournisseur de services.
11. Comment les personnes peuvent-elles accéder à leurs renseignements personnels et les corriger une fois qu’ils nous ont été transférés?
Comme nous agissons toujours au nom de nos clients, toute demande de la part d’un personne d’accéder aux renseignements personnels dont nous disposons et de les corriger doit être fait au client plutôt qu’au groupe Services aux employeurs d’ADP.
Cependant, nous reconnaissons que dans certains cas, le client n’est pas en mesure de répondre à une demande d’accès (p. ex. si le client n’existe plus). Si la personne parvient à nous prouver que la demande d’accès ne peut pas être traitée par le client et qu’elle s’authentifie, nous lui fournirons, sur demande écrite et dans la mesure où la loi le permet, les renseignements personnels demandés ainsi que la façon dont nous les avons traités. Nous fournirons les renseignements à la personne sous une forme généralement compréhensible et nous expliquerons les abréviations, codes ou l’utilisation d’un support de substitution, le cas échéant. De plus, si le groupe Services aux employeurs d’ADP fournit l’accès dans ces cas particuliers, et si la personne est en mesure de prouver que les renseignements personnels dont nous disposons sont incomplets ou inexacts, nous modifierons les renseignements tel que requis.
Les demandes d’accès au groupe Services aux employeurs d’ADP doivent être directement adressées à l’agent du service de la protection de la vie privée dont les coordonnées sont mentionnées ci-dessous.
12. Comment authentifions-nous l’identité d’une personne?
Lorsque nous recevons un demande d’accès ou de mise à jour de la part d’une personne et que celle-ci correspond aux cas particuliers mentionnés plus haut, nous demandons à ce que la personne fournisse une identification suffisante avant de lui accorder un tel accès. Ces renseignements relatifs à l’identité seront utilisés aux seules fins de l’authentification de l’identité de la personne.
Nous nous réservons le droit de refuser une demande d’accès ou de mise à jour dans le cas où la personne ne veut pas ou n’est pas en mesure d’authentifier son identité.
13. Contactez-nous au sujet de nos politiques et de nos pratiques de confidentialité.
Les demandes d’informations ainsi que les réclamations concernant nos politiques et pratiques de confidentialité doivent être transmises à notre agent du service de la protection de la vie privée comme suit :
Par écrit:
À l’attention de :
Agent du service de la protection de la vie privée
Services aux employeurs d’ADP Canada
3250 Bloor Street West, 16 Floor
Etobicoke, Ontario
M8X 2X9
Par téléphone :
(416) 207-2900
Par courriel :
canada_privacyofficer@adp.com
Sur demande, notre agent du service de la protection de la vie privée vous informera des procédures appropriées pour contester nos politiques et pratiques